Cambios de año

Al pasar de un año a otro, se nos plantean varias posibilidades en cuanto a la numeración, orden y almacenamiento de nuestros documentos.

1.-  Continuar con la misma numeración e histórico de documentos.
Será lo habitual si externalizamos la contabilidad y no hay problemas de potencia del equipo.
2.- Anualizar la numeración: pasar la numeración de los documentos del tipo 2011xxxx al 20120001
3.- Crear una nueva empresa dónde figuren sólo los documentos que estén pendientes dentro del proceso dejando:
a.- presupuestos pendientes de aceptación.
b.- pedidos no servidos
c.- albaranes no facturados
d.- facturas no abonadas
e- pagos pendientes
f- en la versión de talleres, todas las ordenes de reparación, que conforman el historial del vehículo.
g.- por supuesto, todos los datos de artículos, clientes y proveedores.
h.- un nuevo ciclo contable.
i.- la agenda

Si no existen problemas de potencia en la red o el hardware y no gestiona los ciclos contables con GestFuturo, recomendamos las dos primeras opciones, ya que ofrecen un acceso directo a la información requerida, sea del año que sea.

En el primer caso, no es necesaria ninguna opción. Si acaso recordarle que si su versión tiene más de tres meses, es posible que haya mejoras que puedan ser de su interés en la actual. Contacte con nosotros para actualizarla y si fuera necesario poner al día la documentación de ayuda.

 

En el segundo caso, puede Vd. optar por modificar por sí mismo dicha numeración, simplemente editando el primero de cada uno de los documentos de venta del año que realice (presupuestos, pedidos/ordenes de reparación,  albaranes y facturas) y cambiando la numeración, teniendo en cuenta que el valor absoluto del nuevo número debe ser mayor que el existente (por ejemplo: 2010589 tiene 8 dígitos y es mayor que 11000001, por lo que al presentar la lista de documentos, como busca los de numeración más alta, presentaría los de años anteriores). 
Para ello, pulsaremos el botón de edición de la cabecera, o estando en azul el botón Cabecera pulsaremos F5:

A continuación, se nos pedirá confirmación de que realmente deseamos cambiar el número:

Pulsando sobre OK se grabará el número y se actualizará el contador siempre y cuando el número que hayamos asignado al documento sea mayor que el que figura en su contador.

La numeración de las facturas se controla de forma automática: Gestfuturo localiza el número de factura más alto al generar una nueva y asigna a esta el número inmediatamente superior. En el caso de los demás documentos, funciona a través de contadores, que a pesar de que el sistema los actualiza de forma automática, por precaución recomendamos sean actualizados para que recuerden el número de documento más alto y continúen por el siguiente y así evitar conflictos que puedan surgir si se asigna un número de documento que ya existe a uno en su creación.  Para ello, en la botonera que hay arriba a la izquierda, en la botonera de la cabecera, pulsaremos el último icono de abajo a la derecha: 

Una vez finalizada la operación, el sistema nos avisará con el siguiente mensaje:

Para la creación de una nueva empresa, por favor póngase en contacto con Soporte Técnico para reservar cita y que nuestros técnicos realicen toda la operación. El volcado de datos debe realizarse con precaución para evitar borrados accidentales y es preferible dejarlo en manos de personal habituado a estos procedimientos.