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Cómo generar una factura electrónica

(Rev. 21.02.03.1)

1 Requisitos

Para poder emitir facturas electrónicas es necesario estar en posesión de un Certificado Digital de empresa/representante legal o de la persona autónoma para poder realizar la firma y tener instalada la aplicación AutoFirma o Factura-E para generar el archivo firmado que se subirá al portal correspondiente de la administración receptora de la factura. Por simplicidad recomendamos el uso de AutoFirma en lugar de Factura-e. Para obtener el certificado digital le recomendamos se ponga en contacto con su asesor o administrador, ya que debería de tenerlo para presentar sus declaraciones ante hacienda. Si ya tiene instalada la aplicación AutoFirma pase al apartado 2.

1.1 Instalación de AutoFirma

Si no tiene instalada la aplicación AutoFirma puede descargarse desde el siguiente enlace

Portal AutoFirma

Descargue AutoFirma correspondiente a la arquitectura de su sistema operativo Windows (32 o 64 bits). Si no sabe que arquitectura tiene, descargue la versión para Windows 64 bits, si le da error al abrir el instalador descargue la versión para Windows 32 bits.

Una vez finalizada la descarga abra el archivo comprimido, dentro está el manual de instalación y el propio instalador:

Carpeta AutoFirma

Abra el instalador y siga las instrucciones en pantalla.

2 Factura electrónica con GestFuturo

Todas las factura electrónica deben de tener indicados obligatoriamente tres centros administrativos: una Oficina Contable (rol Fiscal), un Órgano Gestor (rol Receptor) y una Unidad Tramitadora (rol Pagador). Estos datos se los debe de dar el cliente.

2.1 Centros administrativos del cliente

Para indicar los diferentes roles para el cliente, en la ventana de cliente seleccione la opción “Centros Administrativos (Factura-e)” del Menú (situado en la parte superior derecha de la ventana). Previamente sitúese sobre la ficha del cliente deseado.

Menú de cliente

En la ventana se muestra añadiremos al menos tres registros (botón añadir), uno por cada rol (la oficina contable corresponde con el rol Fiscal, el órgano gestor corresponde con el rol Receptor y la unidad tramitadora corresponde con el rol Pagador). Será necesario rellenar obligatoriamente los datos con asteriscos (*).

Ventana de centros administrativos

2.2 Generar factura electrónica

Para generar la factura electrónica desde GestFuturo, seleccionaremos la factura que deseamos generar y le asignaremos los centros administrativos correspondientes.

Cada cliente puede tener varios centros administrativos con el mimo rol, por lo que deberemos de seleccionar los centros administrativos correspondientes para la factura. Puede hacerlo desde la ventana de Facturas de Venta, en la pestaña “Datos de Facturación”.

Datos de facturación en facturas de venta

Una vez indicados los centros administrativos desde el menú pulsaremos sobre la opción “Realizar factura electrónica”:

Menú de facturas de venta

En la ventana que se abre se indica la ruta de la carpeta donde se guardará el fichero:

Ventana para generar la factura electrónica

Pulsaremos sobre crear “Factura-e y firmar con Autofirma” y se nos abrirá el programa AutoFirma:

Ventana para firmar electrónicamente con AutoFirma

Simplemente pulsamos el botón Firmar para que se abra la ventana de selección del certificado electrónico.

Selección del certificado electrónico

En caso de tener más de un certificado electrónico instalado, seleccionar el correspondiente y pulsar el botón OK.

Confirmación de uso de certificado electrónico

En la ventana de confirmación de acceso al certificado pulsar el botón “Aceptar”.

Selección de ventana para guardar el fichero firmado

En esta ventana se solicita la ruta donde se va a guardar el archivo firmado, por defecto es c:\futuro\Facturas electrónicas. Si no desea cambiar el destino del archivo pulse el botón “Save” para guardar el archivo.

Ventana de confirmación de firma realizada

Una vez se haya generado el archivo firmado se mostrará esta ventana. Cierra para volver a GestFuturo. Ya tiene disponible el archivo para subirlo al portal donde le haya indicado su cliente.