En la gestión diaria de un taller mecánico es habitual trabajar con diferentes condiciones de pago. Algunos clientes pagan sus facturas al contado, mientras que otros disponen de un plazo de 15, 30, 60 o más días. También podemos acordar con nuestros proveedores diferentes plazos para pagar las facturas de compra.
Para llevar un buen control de estas operaciones es importante conocer cuándo debe cobrarse o pagarse cada factura y, cuando existen varios plazos, cuáles son las fechas e importes correspondientes a cada uno.
GestFuturo permite gestionar los vencimientos de las facturas de clientes y proveedores, estableciendo las condiciones de pago de cada uno y generando automáticamente los vencimientos cuando se emite o registra una factura.
En este artículo vamos a ver cómo configurar estas condiciones y cómo modificar los vencimientos cuando sea necesario.
¿Qué aprenderás en este artículo?
- Qué son los vencimientos de una factura.
- Cómo establecer los plazos de cobro de un cliente.
- Cómo configurar los plazos de pago de un proveedor.
- Cómo trabajar con vencimientos a 15, 30, 60 o 90 días.
- Cómo establecer varios plazos de pago para una misma factura.
- Cómo modificar manualmente las fechas de vencimiento.
- Cómo modificar los importes de cada vencimiento.
- Cómo gestionar los vencimientos de las facturas de proveedores.
- Cómo calcula GestFuturo las fechas de vencimiento.
¿Qué es el vencimiento de una factura?
El vencimiento es la fecha en la que debe realizarse el pago de una deuda.
Por ejemplo, si emitimos hoy una factura a un cliente y hemos acordado que dispone de 30 días para pagarla, la factura tendrá un vencimiento 30 días después de su fecha.
Si, en cambio, hemos acordado que el cliente pagará la factura en dos plazos, tendremos dos vencimientos diferentes, cada uno con su correspondiente fecha e importe.
Lo mismo sucede con las facturas de nuestros proveedores. Si un proveedor nos permite pagar a 60 días, podemos registrar esta condición para que GestFuturo genere automáticamente el vencimiento correspondiente.
De esta forma, no tenemos que calcular y anotar manualmente las fechas cada vez que emitimos o registramos una factura.
Configurar los plazos de cobro de los clientes
Las condiciones de cobro pueden establecerse directamente en la ficha de cada cliente.
Desde la ficha podemos indicar la forma de cobro o plazo de pago acordado con ese cliente.
Podemos encontrarnos con clientes que pagan al contado y otros que disponen de diferentes condiciones, como:
- 15 días.
- 30 días.
- 60 días.
- 90 días.
- 30/60 días.
- 30/60/90 días.
- Otras combinaciones de plazos.
Una vez establecida esta condición, GestFuturo puede utilizarla automáticamente cuando emitamos una factura para ese cliente.
Esto resulta especialmente útil cuando trabajamos habitualmente con clientes profesionales y cada uno tiene unas condiciones comerciales diferentes.
Generar automáticamente el vencimiento de una factura
Una de las ventajas de configurar previamente la forma de cobro es que GestFuturo genera los vencimientos de forma automática al emitir la factura.
Por ejemplo, imaginemos que un cliente tiene establecido un plazo de pago de 15 días.
Si emitimos una factura el 27 de agosto, GestFuturo calculará automáticamente el vencimiento correspondiente y lo asociará a la factura.
De esta forma, cuando consultemos posteriormente la factura podremos conocer tanto su importe pendiente como la fecha prevista para el cobro.
Esto facilita el control de las cantidades que tenemos pendientes de recibir de nuestros clientes.
¿Y si el cliente paga en varios plazos?
También podemos trabajar con facturas que se pagan en varios vencimientos.
Por ejemplo, podemos acordar con un cliente que una factura se pague:
30 días + 60 días
En este caso, GestFuturo generará dos vencimientos diferentes, cada uno con su fecha correspondiente.
También podemos utilizar otras combinaciones, como:
30/60/90 días
De esta forma, una única factura puede quedar dividida en tres vencimientos.
Esta posibilidad resulta especialmente útil cuando el taller trabaja con clientes que tienen condiciones de pago pactadas a varios plazos.
Modificar los vencimientos de una factura
Las condiciones configuradas en la ficha del cliente sirven para automatizar el trabajo, pero no significa que no podamos modificarlas cuando sea necesario.
Puede ocurrir, por ejemplo, que un cliente nos solicite excepcionalmente pagar una factura en dos plazos cuando normalmente paga al contado o a 30 días.
En estos casos podemos acceder a la forma de pago de la propia factura y modificar los vencimientos.
Podemos cambiar el número de plazos y establecer, por ejemplo, un pago a 30 días y otro a 60 días.
De esta forma, las condiciones de una factura concreta pueden adaptarse a un acuerdo puntual con el cliente sin necesidad de modificar permanentemente su configuración.
Dividir una factura en diferentes vencimientos
Otra posibilidad que ofrece GestFuturo es dividir manualmente el importe de una factura en varios vencimientos.
Podemos añadir los vencimientos que necesitemos y establecer los importes correspondientes.
Por ejemplo, si queremos que una factura se pague en tres veces, podemos crear tres vencimientos y asignar a cada uno el importe que corresponda.
Si modificamos uno de los importes, GestFuturo nos permite recalcular el importe que queda pendiente de asignar para que podamos completar correctamente la distribución de la factura.
Esto resulta especialmente útil cuando los pagos no son iguales.
Por ejemplo:
- Primer vencimiento: 100 €.
- Segundo vencimiento: 250 €.
- Tercer vencimiento: resto pendiente.
De esta manera podemos adaptar los vencimientos a las condiciones reales acordadas con el cliente.
Gestionar los plazos de pago de los proveedores
El funcionamiento es prácticamente el mismo con las facturas de proveedores.
Desde la ficha del proveedor podemos establecer la forma de pago habitual.
Por ejemplo, podemos indicar que un determinado proveedor nos permite pagar sus facturas a 30 días, mientras que otro nos concede 60, 90 o 120 días.
Cuando registremos una factura de compra, GestFuturo utilizará la condición configurada para ese proveedor y generará los vencimientos correspondientes.
Esto nos permite conocer de antemano cuándo tendremos que realizar cada pago.
En un taller que trabaja con numerosos proveedores de recambios, neumáticos, lubricantes y otros productos, disponer de esta información organizada facilita considerablemente el control de las obligaciones de pago.
También podemos modificar los vencimientos de las compras
Al igual que ocurre con las facturas de clientes, los vencimientos de una factura de proveedor pueden modificarse cuando sea necesario.
Podemos cambiar la forma de pago o dividir manualmente el importe en varios vencimientos.
Por ejemplo, si un proveedor nos permite excepcionalmente pagar una factura en dos plazos, podemos modificar la factura para reflejar las nuevas condiciones.
Así, la información que aparece en GestFuturo se corresponde con el acuerdo real que tenemos con el proveedor.
¿Los vencimientos se calculan por días o por meses?
Este es un detalle importante cuando trabajamos con plazos de pago.
Por defecto, GestFuturo puede calcular los vencimientos sumando días exactos a la fecha de la factura.
Por ejemplo, si una factura tiene fecha 18 de agosto y establecemos un plazo de 30 días, el programa suma 30 días a esa fecha.
Esto significa que 30 días no tienen por qué coincidir exactamente con un mes natural.
Si el mes siguiente tiene 31 días, la fecha resultante puede ser diferente de la que obtendríamos simplemente pasando al mismo día del mes siguiente.
GestFuturo dispone también de una opción que permite trabajar con meses en lugar de realizar el cálculo exclusivamente mediante días, adaptándose así a las diferentes formas de gestionar los vencimientos.
Controlar los cobros y pagos pendientes
La gestión de vencimientos está directamente relacionada con el control de las facturas pendientes.
Cuando conocemos las fechas previstas de cobro de nuestros clientes podemos organizar mejor el seguimiento de los importes pendientes.
Del mismo modo, conocer las fechas de pago de nuestras facturas de proveedores nos permite tener una visión más clara de las obligaciones que tendremos que afrontar.
Por eso, los vencimientos son una herramienta importante para mantener un buen control administrativo y financiero del taller.
No se trata únicamente de saber cuánto dinero tenemos pendiente de cobrar o pagar, sino también de conocer cuándo está previsto realizar cada operación.
Vídeo: cómo gestionar vencimientos y plazos de pago en GestFuturo
En este vídeo mostramos de forma práctica cómo configurar y modificar los vencimientos de las facturas, tanto para clientes como para proveedores.
Veremos cómo establecer diferentes plazos de pago, generar automáticamente los vencimientos, dividir una factura en varios pagos y modificar manualmente las fechas e importes.
También explicamos cómo se calculan los plazos expresados en días.
Preguntas frecuentes sobre vencimientos y plazos de pago
¿Qué es el vencimiento de una factura?
Es la fecha en la que está previsto realizar el pago de una deuda. En una factura pueden existir uno o varios vencimientos dependiendo de las condiciones de pago acordadas.
¿Puedo establecer diferentes plazos de pago para cada cliente?
Sí. En la ficha de cada cliente podemos establecer la forma de cobro que corresponda y GestFuturo utilizará esa información para generar los vencimientos de sus facturas.
¿Puedo establecer diferentes plazos de pago para los proveedores?
Sí. Podemos configurar la forma de pago de cada proveedor para que sus facturas tengan automáticamente los vencimientos correspondientes.
¿Se puede dividir una factura en varios vencimientos?
Sí. Una factura puede dividirse en dos, tres o más vencimientos y podemos establecer diferentes importes para cada uno.
¿Puedo modificar los vencimientos de una factura?
Sí. Los vencimientos generados automáticamente pueden modificarse desde la propia factura cuando las condiciones de una operación concreta sean diferentes de las habituales.
¿Cómo calcula GestFuturo un vencimiento a 30 días?
Por defecto, el programa suma 30 días a la fecha de la factura. Por tanto, un plazo de 30 días no tiene necesariamente que coincidir con un mes natural.
¿Puedo trabajar con pagos a 30, 60 y 90 días?
Sí. GestFuturo permite utilizar diferentes combinaciones de plazos, como 30/60 o 30/60/90 días, y generar los vencimientos correspondientes.
Conclusión
Gestionar correctamente los vencimientos permite conocer no solo cuánto tenemos pendiente de cobrar o pagar, sino también cuándo está previsto realizar cada operación.
Con GestFuturo podemos establecer las condiciones de cobro de nuestros clientes y las condiciones de pago de nuestros proveedores para que los vencimientos se generen automáticamente al crear o registrar las facturas.
Además, podemos modificar las condiciones de una factura concreta, dividir su importe en varios vencimientos y adaptar las fechas e importes a las condiciones acordadas.
Todo ello facilita el control administrativo del taller y permite tener una visión más organizada de los cobros de clientes y pagos a proveedores.
Si utilizas GestFuturo y quieres conocer otras funciones del programa, puedes consultar nuestros vídeos formativos y tutoriales, donde seguimos mostrando de forma práctica las diferentes herramientas disponibles.
Y si hay alguna función que te gustaría que explicáramos en un próximo vídeo, puedes hacérnosla llegar. Estaremos encantados de preparar nuevos contenidos que ayuden a nuestros usuarios a sacar el máximo partido a GestFuturo.
