Preguntas Frecuentes — Programa GestFuturo para PYMEs

Una factura debe tener los datos fiscales de vendedor o proveedor de servicios, del comprador o destinatario de estos destinatario, fecha y número que deben ser correlativos con la anterior factura, y detalle de los bienes o servicios facturados, con el desglose del IVA repercutido.

Si, siempre que pertenezcan al mismo mes natural (R.D. 1619/2012) y al mismo cliente, claro está. También hay que tener en cuenta que deben emitirse en el momento de la entrega de los bienes o prestación del servicio o como muy tarde antes del día 16 del mes siguiente. GestFuturo Software de gestión dispone de las herramientas para facturar varios albaranes, con múltiples opciones de selección (por cliente, fecha, cobro….)

En la ventana de facturación hay una casilla con la opción “Previsualizar”. Al seleccionarla, antes de la facturación nos aparecerá una pantalla con todos los albaranes que se facturarían si se opta por continuar dónde podemos filtrar por cliente, indicando el número de albaranes y el total de la suma de sus importes e incluso podremos deseleccionar aquellos que no deseemos que pasen a la factura de momento.

Si, en cuanto la Agencia Tributaria publique las especificaciones técnicas definitivas. De hecho, GestFuturo Programa de Gestión es ya software homologado TicketBAI Batuz y funciona con nuestros clientes desde hace ya dos años; TicketBAI Batuz es el sistema que se utiliza en el País Vasco y es muy parecido a VeriFactu tanto en su funcionamiento como en sus características técnicas.

GestFuturo Software de Facturación y Contabilidad ofrece un módulo para la emisión de tickets o facturas simplificadas, que es el término legal para referirse a ellos.

Hay que tener en cuenta que una factura simplificada no puede superar determinados importes (400 EUR IVA incluido o 3.000 EUR IVA incluido en el caso de determinados servicios que podrán consulta en el Real Decreto que las regula).

Si. Así como en el proceso de venta con presupuestos, pedidos, albaranes y facturas el albarán de venta es el que determina el momento de salida de una mercancía del almacén (y el albarán de compra su entrada) en el caso de los tickets o facturas simplificadas estas actúan como una combinación de ambos.

La recapitulación de tickets (o facturas simplificadas) en una factura es posible en GestFuturo Programa de Facturación. En el mismo módulo de tíckets encontraremos las opciones para ello.

Si. Para ello primero crearemos la factura con los datos correspondientes: proveedor, número, fecha, etcétera. Posteriormente accederemos al menú de esta dónde encontraremos la opción “Agregar albaranes a la factura”. Pulsando sobre ella, nos aparecerá una ventana con una lista de los albaranes y notas de devolución de ese proveedor que no estén asignados a ninguna factura. En dicha ventana podremos filtrar por fechas, o una sede y pulsando sobre los albaranes que deseemos enlazar se irán ligando estos a la factura y se mostrará el importe total (base imponible, IVA y total) de la suma de dichos documentos.

GestFuturo Programa de gestión para taller mecánico no registra en las facturas de compra o gasto el desglose de los repuestos o servicios adquiridos (en una factura de la luz o el agua no es necesario). Como el software incrementa o decrementa el stock mediante los albaranes (y los tickets o facturas simplificadas en el caso de las ventas) generaremos un albarán de compra con los mismos datos de la factura y posteriormente pasaremos a factura dicho albarán pulsando en el botón al efecto, quedando el albarán para la gestión de las existencias y la factura para la gestión fiscal y contable.

En las facturas de compra encontraremos los campos adecuados para introducir las bases imponibles de los importes según el tipo de IVA aplicado. Además, si en los albaranes de compra se han introducido los artículos o conceptos con tipos de IVA diferentes, GestFuturo Programa de Gestión trasladará directamente los importes al lugar correspondiente al pasar el albarán a factura, ya sea generando la factura desde el albarán de compra o creando inicialmente la factura y seleccionando varios albaranes para pasarlos a esta posteriormente.

Para ello tenemos varias opciones: Por una parte generar el pedido desde el presupuesto, con la posibilidad de hacerlo con la totalidad de este, con las líneas del desglose que se hayan marcado previamente o por la totalidad de varios presupuestos que asimismo se hayan marcado con anterioridad. Por la otra, podemos generar un pedido y cargar o bien uno o varios presupuestos de venta completos o las líneas marcadas de estos (de uno en unos seleccionándolos en la pantalla al efecto.

Los presupuestos de venta pueden duplicarse y posteriormente modificar tanto el cliente como el contenido, ya sea añadiendo y/o eliminando líneas ya sea modificando cantidades, además de lo anterior. Esta última opción es muy útil a la hora de trabajar con presupuestos largos y con artículos que se repiten en cada uno de ellos, ya que duplicando el presupuesto y cambiando el cliente (o usando un cliente comodín como puede ser el cliente de contado) y las cantidades aceleramos mucho el proceso de creación.

Tenemos dos opciones. Una de ellas es realizarlo desde un pedido de venta, dónde podremos seleccionar que artículos o a que proveedores se realizan, para un rango determinado de pedidos de compra y la otra desde la ventana de pedido de compra para cumplimentarlo de forma automática también a partir de los pedidos de venta, e incrementando las cantidades hasta el stock mínimo u óptimo según se desee en ambos casos.

En el propio albarán de compra existe la opción de cargar todo o parte en un pedido de cliente. Si este está ya relleno deberemos ajustar la línea original a la cantidad no servida o eliminarla si la cantidad se ha servido completa. En el momento que se genere el albarán de venta de ese pedido, en sus líneas tendremos (si se ha seguido el proceso anterior) la indicación y enlace tanto al albarán de compra como al albarán de venta, asegurándonos con ello la trazabilidad del artículo, aunque no se use el control de lotes (y caducidad en su caso).

Si. Esa opción existe para aquellas ocasiones en las que hay que presupuestar algo parecido a lo que ya nos ha pedido el cliente pero no hay un presupuesto que duplicar (y ajustar posteriormente) o para generar una factura proforma (se emite desde los presupuestos) de un pedido ya existente, porque sea necesaria para pedir un crédito o una subvención, por ejemplo.

Si generamos ambos documentos independientemente, empezamos con un pedido vacío y vamos introduciendo directamente los artículos en este e introducimos a mano el número de presupuesto en el campo al efecto, desde el menú de la cabecera accederemos a la opción Comparar pedido con su presupuesto asociado. Otra manera es generar un albarán parcial e ir pasando líneas (modificando si es necesaria la cantidad en el pedido) o introduciendo los artículos en el pedido y accediendo a la misma opción en el menú.

Por supuesto, pero hay que tener en cuenta que en ese proceso también se generarán los correspondientes pedido y albarán, y este último es el que modifica el stock en las ventas, y si se modifican las cantidades en las facturas habrá que acceder al albarán y cambiarlas también en él.

Pulsando en el icono con unos billetes que hay en la parte superior izquierda se nos abre una ventana con el importe de la factura o el que falte por abonar en el caso de que haya cobros a cuenta anteriores, una casilla para introducir la cantidad en metálico que nos entrega el cliente para calcular el cambio a devolver en el caso de pagos en efectivo (en otros medios de pago obviamente no es funcional), la fecha del cobro y una casilla para anotaciones por si fueran necesarias.

Si. Pulsando sobre el icono “Pagos a cuenta” nos aparecerá el pago o el último vencimiento si hubiera varios. En este caso, para seleccionar uno anterior nos moveremos por la pestaña lista o cambiaremos de uno a otro con las flechas de la botonera. Una vez seleccionado, pulsaremos el botón de eliminar y GestFuturo programa de facturación recalculará el importe pendiente y lo dejará anotado en el vencimiento o vencimientos correspondientes.

Para cobrar varias facturas marcaremos las que queramos (doble clic en el campo marca en la vista lista de facturas) y seleccionaremos la opción “Completar facturas marcadas” en el submenú “Cobrar” de una factura.

En el menú de la factura encontraremos la opción “Facturas por antigüedad”, dónde introduciremos el importe recibido y el software dará por cobradas las facturas pendientes de cobro desde la más antigua hasta en la que se complete la cantidad, dejando esa última factura con un pago a cuenta si el importe no llega justo para pagarla toda.

Todos los cobros y los pagos se anotan en la Tesorería de GestFuturo Software de gestión. Accediendo a dicho apartado veremos tres opciones: Cartera Completa, Cartera de Cobros y Cartera de Pagos. Accediendo a cada uno de ellos, se nos muestra una ventana para filtrar previamente la información a mostrar, y en dicha ventana por defecto están seleccionados los vencimientos no cobrados o pagados. Cambiando dicha opción a SI obtendremos una pantalla con los cobros o pagos realizados. En los iconos que hay hacia la derecha hay uno con la leyenda Cobros y Pagos, y pulsando sobre él se nos mostrará una ventana con los cobros y pagos del día separados por los diferentes medios de pago (efectivo, tarjeta….) Si deseamos ver los de otro día, seleccionaremos la fecha en el selector disponible. Si deseamos ver los de un rango de fechas determinados (y además seleccionar medios de pago determinados, ver solo cobros o solo pagos, los cobros o pagos de un tipo de documento) pulsaremos sobre el botón Imprimir, seleccionaremos las opciones deseadas y optaremos por ver los resultados en pantalla, imprimirlos en papel, u obtener un fichero de Excel o PDF con ellos.

Para cobrar varias facturas marcaremos las que deseemos (haciendo doble clic en el campo Marca en la vista lista de facturas) y seleccionaremos la opción “Pagar facturas marcadas” en el submenú “Pagar” de una factura de compra.

En el menú de la factura encontraremos la opción “Facturas por antigüedad”, dónde se nos mostrarán las facturas pendientes de pago de ese proveedor u acreedor y el importe total pendiente. Introduciremos el importe a abonar y el programa dará por pagadas las facturas pendientes desde la más antigua hasta aquella en la que se complete la cantidad entregada, dejando esa última factura con un pago a cuenta si el importe no llega justo para pagarla toda.

El precio del coste medio se calcula sumando el importe total de las existencias atendiendo al anterior coste medio y el importe de la nueva compra y dividiendo el resultado por el nuevo número total de existencias.

En resumen: el nuevo precio medio es igual a las unidades en existencia antes del albarán de compra por su precio medio (coste total de las existencias previas) más el coste total de las del nuevo albarán dividido por la suma de las unidades en existencia anteriores más las añadidas por el nuevo albarán.

Por ejemplo:
Adquirimos un nuevo artículo por primera vez:
Existencias 0
Compramos 10 unidades del artículo a un precio de 10 EUR con un descuento del 50 %
Precio de coste: 5 EUR
Precio medio: 5 EUR (Todas provienen del mismo albarán y tienen el mismo precio)
Existencias: 10

Vendemos 3 unidades.
Existencias 7
Compramos 10 unidades más a 12 EUR con un 50% de descuento.
Precio de coste 6
Existencias: 7 a 5 EUR y 10 a 6 EUR, 17 unidades en total
Valor total de las existencias: 7x5 +10x6= 95 EUR
Precio medio: 95 EUR/17 Ud= 5,58 EUR/Ud
Precio medio: 5,58 EUR
Existencias: 17

Vendemos 4 unidades
Existencias 13
Compramos 2 Uds a 15 UR con un 30 % de dto
Precio de coste de esas unidades: 12 EUR
Existencias: 13 a 5,58 EUR y 2 a 12 EUR, 15 unidades en total
Valor total de las existencias: 13x5,58 + 2x12= 96,54 EUR
Precio medio: 96,54 EUR/15 Ud= 6,44 EUR/Ud
Precio medio: 6,44 EUR
Existencias: 15

GestFuturo Programa de Facturación controla las existencias y por tanto la realización de inventarios es imprescindible para asegurar la fiabilidad de las cifras del stock.

Podemos hacer inventarios totales, contando todas las existencias o parciales, separando por familias y/o subfamilas o localizaciones dentro de los almacenes, en un momento puntual.

También existe la posibilidad de trabajar mediante inventario continuo: cada vez que se recoge un artículo, se cuentan los restantes y si hay discrepancias se actualiza.

Toda modificación de existencias queda documentada y es trazable en GestFuturo, no se puede cambiar la cifra de existencias sin que quede constancia de ello.

Para aquellos artículos que además de su código también se diferencien por un número de serie y sea importante el control de los que están en existencia y que se refleje y pueda buscar en un momento determinado a quien se le ha vendido una unidad en concreto, GestFuturo software de gestión ofrece esa posibilidad. En el momento de la recepción de la mercancía, al introducir en el programa el albarán de compra, se muestra una tabla para ir ingresando los distintos números de serie.

Dichos números de serie también se podrán consultar desde la ficha del artículo

En el momento de la venta, al generar el albarán, GestFuturo nos mostrará un campo desplegable con los distintos números de serie de los artículos que están en stock para que se seleccione el correspondiente, número que se pasará por supuesto a la correspondiente línea del albarán y será visible en el documento al ser impreso (si así lo desea el usuario)

En GestFuturo podemos crear artículos que sean una agrupación de varios de ellos.

En la compra o la venta de este tipo de artículos se añaden o quitan de las existencias el total de sus componentes, son los artículos señalados y modificados como Kit o Pack. ¿Qué diferencia hay entre ellos? A la hora de señalar el precio, el Kit tiene su propio precio, independiente del de los elementos que lo componen. Por el contrario, el precio del pack depende de la suma de los precios de los elementos que contiene.

Si. En la pregunta 29 hablamos del Kit y el Pack. Estos pueden se a su vez Kits o Packs Variables, cuya diferencia con los normales es que al añadir los artículos que lo componen podemos determinar también que algunos o todos ellos se elijan de una familia o subfamilia determinada en cada caso.

GestFuturo permite controlar las existencias de los productos en los que sea necesario organizándolos por tallas y colores. El funcionamiento habitual es que en el momento de ingresar el albarán de compra se especifique el número de unidades por talla y color. En el momento de la venta, al introducir el artículo seleccionaremos ambos parámetros.

Por supuesto, e incluso podemos gestionar artículos que tengan sólo diferentes tallas o diferentes colores.

Por supuesto. GestFuturo ofrece la opción de duplicar un pedido (la copia contine evidentemente el número y fecha que le correspondan. Es pedido es editable para adaptarlo a las cantidades y/o artículos nuevos que solicite nuestro cliente.

Si. Introduciendo un punto (.) como código de artículo y pasando al campo siguiente (sea con el tabulador o el ratón) se nos muestra una pantalla para introducir la descripción, el número de unidades, el precio de venta y el de coste si lo deseamos.

Por supuesto: si al introducir el código del artículo este no se halla en la base de datos, GestFuturo software de gestión pregunta al usuario si desea crearlo, y si es así muestra una pantalla al efecto. Una vez creado, regresa a la ventana de alta de artículo en el documento para que se introduzca el número de unidades y se continue con la elaboración de este.

Si es para un cliente en particular, en su ficha hay un apartado llamado “Descuentos y Tarifas particulares” dónde establecerlo. Si es para un grupo, podemos crear este en el apartado del mismo nombre, asignar los descuentos y precios de la misma manera y posteriormente indicar en la ficha de cada cliente que corresponda que pertenece a dicho grupo.

En la pestaña Empresas encontrará un acceso llamado C. Presencia. Pulsando sobre él aparecerá una pantalla para que los empleados registren las entradas, salidas y descansos.

Antes se deben dar de alta y configurar los diferentes empleados en el botón empleados que está dentro de esa misma pestaña.

Activando la fabricación pueden establecerse diferentes procesos y que cada operario que trabaje en ellos indique el inicio y fin de su trabajo y quedarán registrados para su consulta y evaluación de rentabilidad, por ejemplo.

Hay una opción para que el operario que trabaje en un determinado pedido fiche al inicio y final de cada periodo en el que esté trabajando. GestFuturo software de gestión anota el día, hora, minuto y segundo de cada fichaje y hace el cálculo del tiempo transcurrido, que se va acumulando en la sección de tiempos de trabajo, donde obtendremos los totales, tanto por empleado como el correspondiente al pedido.