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El almacén, bajo control

Tu almacén no es una lista: es dinero parado o una venta perdida

Una pieza de más es capital dormido en la estantería; una de menos es un coche que no sale hoy. GestFuturo mantiene tus existencias al día solas —con cada albarán, cada venta y cada orden de reparación—, te avisa antes de que algo se agote y te deja inventariar sin parar el taller.

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Artículo de ejemploFicha de almacén · datos de demostración
Stock físico4 uds
Reservado (en OR)2 uds
Pedido a proveedor6 uds de camino
Stock mínimo3 uds
Stock óptimo10 uds

Por debajo del mínimo. El programa ha preparado un pedido automático de 6 uds al proveedor habitual para volver al óptimo.

+30 años

Perfeccionando el control de almacén junto a talleres reales

4 inventarios

Vacío, completo, por familia/subfamilia o por rango de ubicaciones

3 cantidades

Por artículo: lo que tienes, lo reservado y lo que viene de camino

2 umbrales

Stock mínimo que avisa y stock óptimo que dispara el pedido

La ficha del artículo

Cada pieza sabe cuánto tiene, cuánto le deben y cuánto viene de camino

El corazón del almacén es la ficha del artículo. En ella, el panel de Almacén reúne en un vistazo todo lo que necesitas para no quedarte corto ni pasarte comprando.

  • Stock, reservados y pedido a proveedores: lo que tienes físicamente, lo comprometido en pedidos y órdenes sin albaranar, y lo que ya has encargado y aún no te sirven.
  • Stock mínimo y stock óptimo: el mínimo te avisa; el óptimo marca hasta dónde reponer con los pedidos automáticos.
  • Ubicación y unidades por bulto: dónde está la pieza en tu almacén y cuántas vienen en cada caja.
  • «Es almacenable»: los servicios (mano de obra, desplazamientos, tasas) no suman ni restan stock; las piezas sí.
  • Códigos y costes: código propio, código secundario del proveedor, códigos de barras y coste según cada proveedor.
Pantalla real de GestFuturo
Ficha de artículo en GestFuturo con el panel de Almacén: stock, es almacenable, stock mínimo, stock óptimo, unidades por bulto, pedido a proveedores, reservados, ubicación y pedidos automáticos a proveedor, junto a las pestañas de movimientos de stock y de almacén
La ficha del artículo con el panel de Almacén: stock, mínimo y óptimo, reservados, pedido a proveedores, ubicación y las pestañas Mov. Stock y Mov. de Almacén.
Sin descontar nada a mano

El stock se mueve solo con cada documento

No hay que «apuntar la salida» de nada. El stock se calcula a partir de los documentos que ya haces cada día: lo que compras entra, lo que vendes o montas sale, y todo queda trazado.

La compra suma

Cada albarán de compra da entrada a las piezas y actualiza las existencias del almacén correspondiente.

La venta y la OR restan

Las ventas, los tickets y las órdenes de reparación dan salida a los recambios que montas en cada vehículo.

Las reservas

Lo que ya te han pedido los clientes o está en una orden sin albaranar queda como reservado, para no venderlo dos veces.

Lo que viene de camino

Lo que has pedido al proveedor y aún no te sirven se refleja en «pedido a proveedores», para saber qué está por llegar.

Las faltas por rotura

Piezas rotas, perdidas o consumidas fuera de documento se anotan como faltas, para explicar cualquier descuadre.

Los traspasos

Mover piezas de un almacén a otro queda registrado en los movimientos de almacén, sin alterar el stock total.

Documento o acciónEfecto en el stockDónde lo ves
Albarán de compraDa entrada: suma existenciasMov. Stock del artículo
Venta, ticket u orden de reparaciónDa salida: resta existenciasMov. en albaranes y facturas
Pedido de cliente / OR sin albaranarAumenta los reservadosCampo «Reservados» de la ficha
Pedido a proveedorAumenta lo pedido (de camino)Campo «Pedido a proveedores»
Traspaso entre almacenesMueve stock entre almacenesMov. de Almacén
InventarioRegulariza la diferencia contadaAlbarán de regularización
Faltas en almacén · rotura de stock

Cuando algo falta, no se queda en la cabeza de nadie

Una pieza que se rompe al montarla, un recambio que aparece dañado o algo que sencillamente no está: son las variaciones atípicas que descuadran cualquier almacén. GestFuturo las convierte en un registro con nombre y apellidos.

  • Quién y cuándo: fecha de petición, empleado que la reporta y empleado que la repone.
  • Por qué: motivo de la falta —con una tabla de motivos configurable— y observaciones.
  • Seguimiento de reposición: marca la falta como «repuesta» con su fecha, o cancela la reposición.
  • Listados filtrables por repuestas o pendientes, exportables a PDF y Excel para analizar dónde se te va el material.
Pantalla real de GestFuturo
Ventana Faltas en Almacenes de GestFuturo con fecha de petición y de reposición, código y descripción del artículo, cantidad, empleado de petición, motivo con botón Gestionar Motivos, empleado de reposición y observaciones
La ventana Faltas en Almacenes: petición y reposición, artículo, cantidad, motivo y los empleados que la piden y la reponen.
Stock mínimo, stock óptimo y pedidos automáticos

Ni te quedas sin, ni compras de más

El equilibrio del almacén se juega entre dos números. GestFuturo los vigila por ti y, cuando toca reponer, prepara el pedido al proveedor correcto sin que tengas que calcular nada.

  • Stock mínimo: el programa te avisa en cuanto un artículo baja de ese umbral.
  • Stock óptimo: es el objetivo de reposición; los pedidos automáticos calculan las unidades justas para alcanzarlo.
  • Pedido al proveedor habitual: cada artículo lleva su proveedor, así el pedido automático sale a quien corresponde.
  • Configurable por artículo: puedes desactivar los pedidos automáticos en las piezas que prefieras pedir a mano.

El pedido automático tiene en cuenta lo que ya viene de camino y las unidades por bulto, para no duplicar pedidos ni comprar cajas de más.

Nivel de stockArtículo · ejemplo
Existencias frente al óptimo4 / 10 uds
Stock actual Mínimo (3) Óptimo (10)

Pedido automático preparado: 6 uds al proveedor habitual para volver al óptimo. 6 uds ya figuran como «de camino».

Inventario y regularización

Un inventario no debería parar el taller

Llega el recuento y no hace falta cerrar. Cuentas por zonas, con pistola de códigos de barras o con listados, y el programa ajusta solo lo que ha variado, dejando constancia de todo.

  • Cuatro formas de inventariar: vacío, completo, por familia/subfamilia o por rango de ubicaciones, para contar solo lo que quieras.
  • Con lector de códigos de barras con memoria o a mano; puedes contar en unidades o «en bultos», y hasta sumar los reservados a lo contado.
  • Ajuste con albarán de regularización: al ejecutarlo, el programa actualiza las fichas y genera un albarán de «Regularización de Stock por Inventario».
  • Reversible y a fecha: puedes anular el ajuste y seguir contando, o generar un inventario con las existencias que había en una fecha pasada.
  • Excel e importación del recuento, incluso importando inventarios para varios almacenes a la vez.
Pantalla real de GestFuturo
Ventana Nuevo Inventario de GestFuturo para elegir sobre qué almacenes se genera el inventario, con las opciones completo, de familia o subfamilia y de una ubicación, y botón Generar Excel
Generar un inventario eligiendo almacenes y tipo —completo, por familia/subfamilia o por ubicación—, con opción de exportar a Excel para el recuento.
Varios almacenes y ubicaciones

Muchos almacenes, un solo stock claro

Almacén principal, furgoneta del servicio a domicilio, estantería de neumáticos, nave aparte… Crea los almacenes que necesites; el programa mantiene el total ordenado y sabe siempre dónde está cada pieza.

  • Los que necesites, cada uno con su propio inventario y sus movimientos, y si quieres ligado a un puesto de trabajo.
  • El stock del artículo es la suma de sus existencias en todos los almacenes, para no perder la foto de conjunto.
  • Ubicaciones por artículo (con inventario por rango de ubicaciones) para localizar la pieza en la estantería.
  • Traspasos entre almacenes que quedan registrados en los movimientos de almacén.

Tres piezas del mismo puzzle

A

Total siempre claro. Aunque la pieza esté repartida en tres almacenes, la ficha muestra la suma y en qué almacén está cada unidad.

B

Cada uno con su vida. Inventarios y movimientos independientes por almacén, ligables a un puesto de trabajo concreto.

C

Nada se pierde al mover. Los traspasos entre almacenes quedan trazados y no alteran el stock total.

No es una isla

El almacén conecta con todo el taller

El stock no vive solo: entra con las compras, sale con las órdenes y las facturas, y se apoya en kits, packs y piezas equivalentes para descontar y localizar cada recambio.

Órdenes de reparación

Los recambios de cada orden de reparación reservan y descuentan stock automáticamente al montarlos en el vehículo.

Compras y recambios

Los albaranes de compra reponen el almacén, y la importación de recambios por matrícula trae las piezas de tu proveedor sin teclearlas.

Albaranes y facturas

Del albarán de venta a la factura: la salida de stock y el documento van de la mano, sin doble trabajo.

Kits y packs

Al vender un kit o un pack, el programa descuenta del stock cada uno de sus componentes con su cantidad, sin contar pieza a pieza.

Piezas equivalentes

Una misma pieza con varias referencias de proveedor: guardas sus equivalencias y las localizas aunque falte la referencia principal.

Valoración y estadísticas

Coste total de las existencias y movimientos por artículo para saber cuánto dinero tienes inmovilizado en la estantería.

Míralo en vídeo

El almacén de GestFuturo en movimiento

Del canal @FuturoInformaticaSL. Consulta la playlist completa de talleres y la de formación.

GestFuturo: presentación del software

Visión general del programa de taller

¿Cómo gestionar las compras?

Reponer el almacén y los pedidos a proveedor

Impresión de listados en GestFuturo

Sacar listados e informes del almacén
Preguntas frecuentes

Sobre el control de stock

¿El stock se actualiza solo?
Sí. El stock se calcula a partir de los documentos: cada albarán de compra suma existencias y cada venta, ticket u orden de reparación las resta. No hay que descontar nada a mano; el inventario solo se usa para regularizar diferencias puntuales.
¿Puedo tener varios almacenes?
Sí, tantos como necesites, cada uno con su propio inventario y sus movimientos, y si quieres ligado a un puesto de trabajo. El stock de un artículo es la suma de sus existencias en todos los almacenes, y puedes hacer traspasos entre ellos que quedan registrados en los movimientos de almacén.
¿Qué diferencia hay entre stock, reservado y pedido a proveedor?
El stock es lo que tienes físicamente. Reservados son las unidades que ya te han pedido los clientes o que están en una orden de reparación pero todavía no has albaranado. Pedido a proveedores son las unidades que has encargado y aún no te han servido, es decir, lo que viene de camino. Los tres campos están en la ficha del artículo.
¿Cómo me avisa el programa de que una pieza se está agotando?
Con dos umbrales por artículo. El stock mínimo hace que el programa te avise cuando bajas de él, y el stock óptimo se usa para generar los pedidos automáticos: GestFuturo calcula las unidades necesarias para volver al óptimo y prepara el pedido al proveedor habitual del artículo.
¿Cómo se hace un inventario?
Creas un inventario vacío, completo, de una familia/subfamilia o de un rango de ubicaciones, cuentas las existencias —a mano o con un lector de códigos de barras con memoria— y ejecutas el ajuste de stock. El programa actualiza las fichas de los artículos con variación y genera un albarán de regularización. Si te equivocas, puedes anular el ajuste y seguir contando.
¿Puedo inventariar solo una parte del almacén?
Sí. Además del inventario completo, puedes generar uno solo de una familia o subfamilia, o de un rango de ubicaciones concreto, para contar por zonas sin parar todo el taller. El inventario consolida cantidades, así que si cuentas el mismo artículo dos veces, suma ambas.
¿Qué pasa con las piezas que se rompen o se pierden?
Se registran en Faltas en almacén, con la fecha de petición, el artículo, la cantidad, el empleado que la pide, el motivo y el empleado que la repone. Puedes marcarla como repuesta, filtrar por repuestas o pendientes y sacar un listado. Así las variaciones atípicas quedan documentadas y no en la cabeza de nadie.
¿Puedo trabajar con códigos de barras?
Sí. Cada artículo admite un código secundario y códigos de barras, y en el inventario puedes contar con una pistola lectora con memoria. Al introducir un código de barras, el programa lo reconoce y lo cambia por el código del artículo correspondiente.

Cada pieza en su sitio, cada euro contado

Te enseñamos el control de stock, el inventario y los pedidos automáticos con artículos de tu propio taller. En una demo verás cuánto capital dejas de tener parado en la estantería —y cuántas ventas dejas de perder por una rotura.

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