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Líneas técnicas y checklists

El trabajo bien hecho, paso a paso y marcado

Una revisión son veinte comprobaciones, y la que se olvida es la que vuelve al taller. GestFuturo convierte el conocimiento de tu taller en tareas predefinidas —niveles, presión de neumáticos, luces— que el operario ve como un checklist en su asignación de trabajos y va marcando. Tú ves cuánto queda de cada coche; el cliente ve su factura, no tus pasos internos.

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1 árbol

De tareas predefinidas, genéricas o por marca, modelo y versión del vehículo

2 contadores

En cada trabajo: tareas finalizadas / totales y recambios puestos / totales

4 vistas

De la asignación de trabajos: lista, botones, paneles y arrastrar y soltar

0 líneas de más

Los pasos internos de comprobación no aparecen en la factura del cliente

El conocimiento del taller, guardado

Un árbol de tareas: cada trabajo, definido una vez

La ventana de Tareas, en la pestaña Taller, guarda las plantillas de trabajo de tu negocio en un árbol que agrupas como quieras: mecánica, revisiones, electricidad… Defines cada tarea una vez y el taller entero la ejecuta igual.

  • Con sus recambios y su mano de obra: cada tarea lleva dentro los materiales y la mano de obra que necesita, listos para entrar en el documento.
  • Con tareas vinculadas: un «Mantenimiento Full Service» arrastra sus revisiones y sus fotos de defectos: al añadir la tarea madre entran los materiales y la mano de obra de todas.
  • Genérica o por vehículo: la misma tarea puede definirse en general o específica para una marca, un modelo o una versión: el cambio de aceite de cada coche, con su filtro y su tiempo.
  • Frecuentes, a un clic: las tareas marcadas como frecuentes se eligen de una sola vez al crear el presupuesto o la orden.
El manual, pegado a la tarea

La documentación técnica, donde se necesita

El diagrama eléctrico que solo encuentra uno, el par de apriete que se pregunta por el taller a gritos… Cada tarea de GestFuturo lleva su documentación en cuatro apartados, cada uno con su descripción corta, su descripción larga y un fichero adjunto.

  • Especificaciones: los datos técnicos del trabajo: medidas, pares, valores de referencia.
  • Condiciones: lo que debe cumplirse antes o durante la tarea, imprimible junto a su descripción.
  • Exposición y procedimiento: el cómo, contado paso a paso, con el archivo que haga falta: un diagrama eléctrico, un vídeo o cualquier otro fichero.
  • Y su gestión documental: la tarea tiene también su pestaña de documentos, con el mismo criterio de la gestión documental de todo el programa.
Diagramas y vídeos adjuntos El conocimiento deja de ser oral

Los cuatro apartados de una tarea

A

Especificaciones. «Aceite 5W-30, 4,8 litros. Par del tapón de cárter: 25 Nm». El dato exacto, sin buscarlo en carpetas.

B

Condiciones. «Motor en frío. Vehículo nivelado en elevador». Lo que hay que cumplir para que el trabajo valga.

C

Exposición. El contexto del trabajo, explicado para que cualquiera del taller lo entienda igual.

D

Procedimiento. El paso a paso, con su fichero adjunto: el diagrama, la foto o el vídeo de cómo se hace bien.

El diferenciador

El checklist que el operario ve y va marcando

Las tareas cobran vida en la asignación de trabajos: cada operario tiene su columna con sus trabajos en tarjetas, ordenados por hora y prioridad. El jefe de taller reparte con su contraseña; el operario ejecuta y marca; y todos ven lo mismo.

  • Cada tarjeta lo dice todo: matrícula, marca y modelo, etiquetas del tipo de trabajo —definibles por ti—, horas estimadas de inicio y fin, la explicación del trabajo, la lista de tareas y los repuestos a colocar.
  • Dos contadores en vivo: tareas finalizadas sobre totales y recambios puestos sobre totales. Un vistazo y sabes cuánto le queda a cada coche.
  • Cuatro formas de verlo: lista, botones, paneles o arrastrar y soltar, para repriorizar trabajos o cambiarlos de operario arrastrando la tarjeta.
  • Conectado a los tiempos: los trabajos asignados aparecen en la ventana de tiempos de cada operario: lo que ficha es lo que tiene asignado.

Las horas que se fichan sobre estos trabajos alimentan el análisis de costes y productividad: el checklist ordena el trabajo y, de paso, deja medida la productividad.

Del checklist a la factura

El operario ve sus pasos; el cliente, su factura

Al crear el presupuesto o la orden eliges las tareas —las frecuentes de una vez, o una a una en lista o árbol— y el programa monta el documento solo: una imputación por tarea, con sus materiales y su mano de obra dentro.

  • Una imputación por tarea: «Revisión aceite» y «Revisión luces» crean dos imputaciones, cada una con lo suyo. La descripción de la avería se compone con las de las tareas.
  • Cada línea, firmada: si la tarea trae vinculadas, en la nota de cada línea queda a qué tarea pertenece: nada aparece en el documento sin explicación.
  • Los pasos, fuera de la factura: la lista de comprobaciones del operario es instrucción de trabajo, no línea de venta. A la factura van los materiales y la mano de obra que decides facturar.
  • Y si no quieres tareas, nada cambia: escribes la avería a mano como siempre y GestFuturo funciona igual que hasta ahora.

Una revisión, de la cita a la factura

1

Entra el coche. Al crear la orden, botón de tareas frecuentes: revisión de aceite y revisión de luces, marcadas en un clic.

2

El documento se monta solo. Una imputación por tarea, con sus materiales y su mano de obra ya dentro.

3

El operario ejecuta y marca. Su tarjeta de trabajo muestra el checklist y los contadores avanzan con cada paso.

4

La factura sale limpia. El cliente ve la revisión y su importe, no tus veinte comprobaciones internas.

No es una isla

El checklist, enchufado al resto del taller

Las tareas no viven en su ventana: se enganchan a los mantenimientos, a las citas y a los tiempos de los operarios, de modo que el checklist se prepara solo mucho antes de que el coche entre por la puerta.

  • Desde el mantenimiento: a cada tipo de mantenimiento del vehículo (cambio de aceite, filtro…) se le indica su tarea; al marcar en la orden que se hace ese mantenimiento, la tarea entra sola en su imputación. Ver mantenimiento preventivo.
  • Desde la cita: las citas del planning llevan su tarea: cuando el coche llega, el trabajo ya está definido.
  • Hasta los tiempos: los trabajos asignados aparecen en la ventana de tiempos de cada operario, y sus fichajes alimentan los costes y la productividad.
  • Y en papel, si hace falta: las tareas y acciones pueden buscarse e imprimirse en listados, para el que prefiera la carpeta a la pantalla.
Cita con tarea Mantenimiento con tarea Tiempos con trabajos asignados
De un vistazo

Qué defines, dónde vive y qué consigues

Qué defines Dónde vive Qué consigues
Una tarea El árbol de tareas de la pestaña Taller El trabajo definido una vez: recambios, mano de obra y descripción de la avería
Tareas vinculadas Dentro de cada tarea La tarea madre arrastra las hijas: el Full Service entra completo con una sola tarea
Tarea por marca y modelo El filtro superior de la ventana de tareas El mismo trabajo, con el filtro y el tiempo de cada vehículo
La documentación técnica Especificaciones, condiciones, exposición y procedimiento El diagrama o el vídeo, pegados a la tarea que los necesita
Tareas frecuentes El botón de tareas frecuentes al crear el documento El checklist habitual, montado en un clic con una imputación por tarea
La asignación de trabajos Taller → Asignación de trabajos, con contraseña de jefe de taller Cada operario con su columna, sus prioridades y sus contadores de avance
Tarea del mantenimiento Los mantenimientos del vehículo Marcar el mantenimiento en la orden añade su tarea sin teclear nada
Sigue por aquí

El checklist, dentro del taller completo

Órdenes de reparación

El documento donde las tareas se convierten en imputaciones

Control de operarios

Los fichajes sobre los trabajos asignados

Mantenimiento preventivo e ITV

Los mantenimientos que llegan con su tarea puesta
Míralo en vídeo

Las órdenes y el taller en movimiento

Del canal @FuturoInformaticaSL. Consulta la playlist completa de talleres y la de formación.

Agilidad en las órdenes de reparación

El documento donde entran las tareas

App para tablet de GestFuturo

El operario trabajando en movilidad

GestFuturo: presentación del software

Visión general del programa de taller
Preguntas frecuentes

Sobre líneas técnicas y checklists

¿Qué es una tarea en GestFuturo?
Una plantilla de trabajo del taller: un cambio de aceite, una revisión de luces, una pre-ITV. Cada tarea tiene su código, su descripción, sus recambios, su mano de obra, sus tareas vinculadas y su documentación técnica. Las tareas se organizan en un árbol, agrupadas como quieras (mecánica, revisiones…), y pueden ser genéricas o específicas para una marca, un modelo o una versión de vehículo.
¿Cómo añado un checklist de revisión a una orden de reparación?
Al crear el presupuesto o la orden, con el botón de tareas frecuentes eliges de una vez las habituales (revisión de aceite, revisión de luces…), o añades tareas una a una buscándolas en lista o en árbol. Por cada tarea se crea una imputación con sus materiales y su mano de obra, y la descripción de la avería se compone con las descripciones de las tareas elegidas.
¿El cliente ve los pasos del checklist en la factura?
No. Los pasos de comprobación —la lista de tareas del operario, con sus marcas de finalizada— son instrucciones internas de trabajo que viven en la asignación de trabajos, no líneas del desglose. A la factura va lo que decides facturar: los materiales y la mano de obra de las imputaciones. El operario tiene su guía completa y el cliente una factura limpia.
¿Cómo sabe el operario lo que tiene que hacer en cada coche?
En la asignación de trabajos, cada operario tiene su columna con sus trabajos en tarjetas: la matrícula, la marca y el modelo, las etiquetas del tipo de trabajo, las horas estimadas de inicio y fin, la explicación del trabajo, la lista de tareas detalladas y los repuestos a colocar. Además, sus trabajos asignados le aparecen en su ventana de tiempos al fichar.
¿Puedo ver de un vistazo cuánto le queda a cada coche?
Sí. Cada tarjeta de trabajo muestra dos contadores: las tareas asignadas (finalizadas sobre totales) y los recambios (puestos sobre totales). Un vistazo a la ventana de asignación dice qué coches están a medias, cuáles terminados y a quién le queda más trabajo. Hay cuatro vistas: lista, botones, paneles y arrastrar y soltar para repriorizar o cambiar de operario.
¿Puedo tener tareas distintas según la marca y el modelo del vehículo?
Sí. Si no seleccionas nada en el filtro superior de la ventana de tareas, defines la tarea genérica, común a todos los vehículos. Si seleccionas una marca, una marca y modelo o una marca, modelo y versión, defines la tarea específica para esa selección: el mismo cambio de aceite puede llevar un filtro y unos tiempos distintos en cada modelo.
¿Puedo adjuntar un diagrama eléctrico o un vídeo a una tarea?
Sí. Cada tarea admite documentación en cuatro apartados —especificaciones, condiciones, exposición y procedimiento—, cada uno con su descripción corta, su descripción larga y un fichero, que puede ser un diagrama eléctrico, un vídeo o cualquier otro archivo. El conocimiento técnico deja de estar en la cabeza de uno y pasa a estar pegado a la tarea.
¿Las tareas se integran con los mantenimientos y las citas?
Sí. En los mantenimientos del vehículo puedes indicar la tarea que corresponde a cada tipo (cambio de aceite, filtro de aceite…), y al marcar en una orden que se va a hacer ese mantenimiento, el programa añade su tarea en una imputación. Las citas del planning también llevan su tarea, así que el checklist queda preparado desde que el coche tiene hora.

Deja de fiar la revisión a la memoria

Cuéntanos qué trabajos repetís cada semana y te enseñamos en una demo cómo GestFuturo los convierte en tareas con su checklist: el operario marca los pasos, tú ves cuánto queda de cada coche y el cliente recibe una factura limpia.

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