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Antes de ser cliente, es un potencial

El que hoy pide precio, mañana es tu cliente

…o se enfría por falta de una llamada. El CRM de GestFuturo guarda a todos tus interesados con su ficha y su seguimiento comercial, reparte cada acción entre tus comerciales y te avisa de la próxima llamada, para que ninguna oportunidad se quede sin cerrar. Y cuando cierra, pasa a cliente sin volver a teclear.

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Contacto potencialEn seguimiento · datos de demostración
Contacto
Captación
Demo
Cierre
FuenteRecomendación
Comercial asignadoEn seguimiento
Puntuación★★★★☆
Próxima acciónLlamar · programada
Pasar a cliente Crear presupuesto
+30 años

Ayudando a talleres a no dejar escapar oportunidades

2 listas

Potenciales y clientes, separadas pero conectadas

4 vistas

Ficha, Lista, seguimiento (CRM) y gestión documental

1 clic

Para pasar el potencial a cliente o crearle un presupuesto

El contacto, no el cliente

No mezcles a quien te compra con quien todavía te valora

El CRM mantiene una lista de contactos —posibles clientes— separada de la de clientes. Ahí registras al que pidió precio, al que dejó un mensaje en la web o al que te recomendaron, con toda su ficha y sin ensuciar tu cartera de clientes reales.

  • Ficha completa del contacto: nombre, CIF, personas de contacto, teléfonos, email y web, igual que un cliente pero sin serlo aún.
  • De dónde salió: fuente y «cómo nos conoció», para saber qué canal te trae más oportunidades.
  • Clasificación comercial: zona, gremio, familia, categoría y una puntuación para priorizar a los que más valen.
  • Observaciones con histórico fechado: cada nota queda registrada con su fecha, sin perder el hilo.

De dónde entran tus oportunidades

La web y el teléfono. «Diana deja mensaje en la web», «llamada recibida»: lo anotas como contacto y arranca el seguimiento.

La recomendación. Registras la fuente y el intermediario que te lo trajo, para agradecer y medir.

La feria o la campaña. Clasifícalos por categoría y proyecto y trabájalos como un grupo.

El embudo, paso a paso

De «me interesa» a «trato hecho»

Cada oportunidad recorre un camino, y el CRM lo marca con fechas: cuándo entró, cuándo le enviaste la información, cuándo hiciste la demo y cuándo se cerró… o se perdió. Así sabes en qué punto está cada potencial y dónde se te atascan.

  • Fechas del embudo: contacto inicial, encargo, envío de información, cierre y, si hace falta, reapertura o pérdida.
  • Demo prevista y realizada, para no dejar en el aire la cita clave que suele decidir la venta.
  • Motivo de pérdida y opción de reapertura: un «no» de hoy puede ser un «sí» dentro de unos meses.
  • Contacto inicial

    Fecha de contacto

    El interesado entra en el CRM con su ficha.

  • Captación y envío de información

    Encargo · envío de info

    Le pasas la tarifa o la propuesta.

  • Demo

    Demo prevista → realizada

    La cita que decide la venta.

  • Cierre · pasa a cliente

    Fecha de cierre

    Trato hecho: se convierte en cliente.

  • Pérdida (con opción de reapertura)

    Fecha de pérdida

    Queda el motivo; se puede reabrir más adelante.

Acciones y seguimiento

Cada llamada y cada visita, anotada y con dueño

El motor del CRM son las acciones. Cada contacto que tienes con el potencial —una visita, una llamada que haces, una que recibes, un «en espera»— se anota con su fecha, sus comentarios y, sobre todo, con quién la debe hacer y cuándo toca la siguiente.

  • Tipos de acción configurables: visita, llamar, llamada recibida, en espera… con comentarios y asuntos pendientes.
  • «Lo debe hacer»: cada acción se asigna a un comercial, con su próxima actuación y su casilla de finalizada.
  • Entrada en agenda: desde la acción se crea la cita en la agenda del usuario responsable.
  • Filtro de acciones por fechas, pendientes o finalizadas y por comercial: cada uno ve las suyas; el administrador, todas.
Acciones del contactoFiltro por comercial · datos de demostración
Llamada recibida
08/03 · Comercial 2 · «pide nueva tarifa»
Finalizada
Visita
Próx. actuación 12/03 · Comercial 1
Pendiente
En espera
Esperando respuesta · Comercial 2
Pendiente
Llamar
Programada 15/03 · Comercial 1
Pendiente
El seguimiento que no falla

Ningún potencial se enfría por falta de una llamada

Las ventas no se pierden por un mal precio, sino por un seguimiento que se olvida. El CRM te pone delante lo que toca hacer hoy y con quién, y hace saltar el aviso dentro del programa cuando llega la fecha.

  • Próxima llamada y próxima cita de cada contacto, siempre a la vista.
  • «Realizando seguimiento»: marca a los potenciales vivos y no dejes que ninguno caiga en el olvido.
  • Alarmas del CRM entre fechas, con su descripción, que el programa te muestra cuando toca.
  • Cada comercial, lo suyo: el filtro por usuario evita que una tarea se quede sin dueño.

Nada de pósits en el monitor: el aviso vive dentro de la ficha del contacto y salta en su fecha.

Tienes 3 seguimientos hoyComercial 1 · ejemplo
Llamar a un potencialHoy · 12:00
Demo previstaHoy · 17:30
Enviar tarifa (pendiente)Vence hoy

Seguimiento vencido. «Llamar» quedó pendiente de ayer. Reprográmalo antes de que el interesado se enfríe.

Cerrar y convertir

Cuando dice que sí, en un clic es cliente

El momento de cerrar no es momento de volver a teclear datos. Desde la ficha del contacto conviertes el potencial en cliente o le creas un presupuesto directamente, y toda su relación queda enlazada.

  • Copiar a Cliente: crea el cliente a partir del contacto sin volver a teclear sus datos.
  • Crear Presupuesto directamente desde el CRM, con el nombre del contacto, para engancharlo cuanto antes.
  • Documentos de venta del contacto: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, a la vista en la propia ficha.
  • Exportación a Outlook y mailing para tus comunicaciones, más los listados del CRM.

A partir de aquí, el cliente vive en la gestión de clientes, con su ficha 360°, sus vehículos y su historial.

Del CRM al negocio, sin recapturar

A

Pasa a cliente. El contacto se convierte en cliente con todos sus datos; empieza su ficha 360°.

B

Presupuesto directo. Le creas la oferta desde el CRM y arranca el ciclo de venta.

C

Todo enlazado. Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas del contacto, visibles desde la ficha.

Organiza tu cartera de potenciales

Muchos interesados, bajo control

Cuando los potenciales se cuentan por decenas, el orden marca la diferencia. El CRM te da las herramientas para clasificarlos, filtrarlos y trabajarlos en equipo.

Categorías

Clasifica los contactos por categorías configurables y filtra la lista para trabajar cada grupo por separado.

Proyectos

Agrupa a los potenciales por proyecto y asigna acciones a ese proyecto para seguir campañas concretas.

Zona y gremio

Segmenta por zona geográfica, gremio y familia para repartir el trabajo comercial por territorio o sector.

Puntuación

Pon nota a cada oportunidad para priorizar el esfuerzo en los potenciales con más recorrido.

Personas de contacto

Guarda varias personas de contacto por empresa, cada una con su cargo, email y teléfono.

Gestión documental

Adjunta cualquier documento de interés al contacto: propuestas, correos, planos o presentaciones.

Míralo en vídeo

La relación con el cliente, de principio a fin

Del canal @FuturoInformaticaSL. Consulta la playlist completa de talleres y la de formación.

La ficha del cliente en GestFuturo

Del contacto a la ficha 360°

GestFuturo: presentación del software

Visión general del programa de taller

App para tablet de GestFuturo

El comercial y el cliente en movilidad
Preguntas frecuentes

Sobre el CRM de potenciales

¿Qué es el CRM de GestFuturo?
Es la herramienta para gestionar la relación con tus posibles clientes. Mantiene una lista de contactos —interesados que todavía no te compran— separada de la lista de clientes, con toda su ficha y su seguimiento comercial, para que ninguna oportunidad se pierda por falta de una llamada.
¿En qué se diferencia un contacto del CRM de un cliente?
El contacto es una oportunidad que aún no te ha comprado y vive en una lista aparte, con su propio seguimiento comercial. El cliente ya te compra y está en la ventana de Clientes. Cuando el potencial cierra, se pasa a cliente sin volver a teclear sus datos.
¿Cómo registro el seguimiento de un potencial?
Con acciones. Cada visita, llamada realizada, llamada recibida o «en espera» queda anotada con su fecha, la persona de contacto, comentarios y asuntos pendientes, el comercial que la debe hacer, la fecha de la próxima actuación y si está finalizada o no.
¿Puedo asignar cada potencial a un comercial?
Sí. Cada acción indica qué usuario la debe hacer, y el filtro de acciones permite que cada comercial vea solo las suyas mientras que el administrador ve las de todos. Además puedes crear la cita directamente en la agenda del usuario.
¿Cómo evito que se me olvide llamar a un interesado?
Con la próxima llamada y la próxima actuación de cada acción, la próxima cita del contacto y las alarmas del CRM. El aviso vive dentro del programa y salta cuando toca, no en un pósit pegado al monitor.
¿Puedo convertir un potencial en cliente o en presupuesto?
Sí. «Copiar a Cliente» crea el cliente a partir del contacto sin volver a teclear sus datos, y «Crear Presupuesto» genera un presupuesto con el nombre del contacto. Cuando ya es cliente, ves sus presupuestos, pedidos, albaranes y facturas dentro de la propia ficha del CRM.
¿Puedo organizar y segmentar mi cartera de potenciales?
Sí. Clasificas los contactos por categorías, proyectos, zona, gremio, familia y puntuación, y filtras la lista por categoría o por proyecto. Además puedes registrar varias personas de contacto con su cargo y adjuntar documentos a cada contacto en su gestión documental.
¿Puedo exportar los contactos del CRM?
Sí. Desde el menú del CRM puedes exportar los contactos a Outlook para tus comunicaciones, hacer mailing e imprimir distintos listados del CRM y de las acciones.

Deja de perder ventas en un cajón de contactos

Te enseñamos el CRM con un caso de tu propio taller: cómo entra un interesado, cómo se le sigue, cómo se reparte entre comerciales y cómo se convierte en cliente. En una demo lo verás funcionar de principio a fin.

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