El documento central del taller

La orden de reparación, el corazón de tu taller

Todo lo que ocurre en el taller pasa por la orden de reparación: el vehículo entra, se abre una OR y esa orden acumula repuestos, mano de obra, tiempos, imágenes, peritaciones y pagos hasta que se cierra y se factura. Así trabajamos el ciclo completo en GestFuturo, de la cita al archivo.

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La cadena documental

Cada documento se genera a partir del anterior arrastrando los datos, sin volver a teclear nada.

CitaPlanning del taller

PresupuestoOpcional

Orden de ReparaciónEl eslabón central

AlbaránBaja de stock

FacturaVerifactu / TicketBAI

1 sola OR

Varios trabajos en una única orden con imputaciones

3 formas

De registrar los tiempos, del apunte simple al ticaje real

100 %

Trazabilidad de cada pieza montada en el vehículo

+30 años

Perfeccionando el flujo de taller en España

El ciclo completo

De la cita a la factura, en seis fases

No todos los pasos son obligatorios: un taller puede empezar directamente en la OR y saltar el presupuesto, o ir de la OR a la factura sin pasar por albarán. La cadena se adapta a cómo trabaja cada taller.

FASE 01

La cita

Desde el planning se anota la cita y se asigna a un operario, departamento o espacio del taller. Al entrar el vehículo, la OR se genera desde la propia cita arrastrando cliente, vehículo, servicios y coche de sustitución reservado.

FASE 02

Recepción

Se localiza o se da de alta cliente y vehículo, se emite el resguardo de depósito con kilómetros y daños previos, se anexan fotos y, si hace falta, se entrega un vehículo de cortesía.

FASE 03

Desglose

Se cargan repuestos y mano de obra y se separan los trabajos en imputaciones. Desde el catálogo online de tus proveedores importas las piezas por matrícula con un clic, sin teclear referencias.

FASE 04

Tiempos

Cada operario ficha sus tiempos por orden e imputación. GestFuturo distingue las horas realmente trabajadas de las horas a facturar: la base de toda la rentabilidad.

FASE 05

Cierre y factura

Antes de cerrar se ve el beneficio y el descuento máximo seguro. Se registran pagos a cuenta y se factura, incluso agrupando varias OR, cumpliendo con VeriFactu y TicketBAI.

FASE 06

Después de facturar

El historial queda ligado a la matrícula del vehículo. Se analiza la rentabilidad por cliente y periodo, y los avisos de ITV y mantenimiento traen de vuelta al cliente, optimizando su rentabilidad.

Fase 2 · Apertura de la OR

Abrir la orden es localizar o dar de alta cliente y vehículo

Al abrir una orden nueva pueden darse cinco situaciones distintas. GestFuturo las resuelve todas sin salir del documento, con la lupa para buscar y el botón + para dar de alta al momento. El historial va siempre ligado a la matrícula, así que cambiar de titular no altera los documentos ya emitidos.

Y funciona igual en cualquier documento de venta: presupuesto, orden de reparación, albarán o factura.

Lupa junto a Matrícula o Cliente para buscar y traer los datos al documento.
Botón + para el alta rápida de un vehículo o un cliente nuevo.
Pasar a Documento cuando el vehículo está a nombre de otro cliente.

Los 5 casos al abrir una OR

Cliente y vehículo existen, y el vehículo es de ese cliente. Se carga automáticamente; si tiene varios, aparece la lista.

El vehículo está a nombre de otro cliente. Se busca con la lupa, "Pasar a Documento" y el programa pregunta si se cambia el propietario.

El cliente existe, el vehículo no. Se da de alta el vehículo con el botón + junto a Matrícula.

El vehículo existe, el cliente no. Se crea el cliente con + y se usa "Asignar vehículo existente".

No existe ninguno. Se crean cliente y vehículo a la vez.

Fase 2 · Documentación legal de la entrada

El resguardo de depósito, tu defensa documental

El documento legal de la recepción, regulado por el Real Decreto 1457/1986. Recoge marca, modelo, kilometraje y —muy importante— los daños que presenta el vehículo al entrar. Es lo que evita reclamaciones posteriores.

Con presupuesto previo

El cliente acepta el presupuesto y autoriza la reparación.

Sin presupuesto previo

Se indican las averías, el cliente renuncia al presupuesto y deposita el vehículo.

Para presupuestar

El vehículo queda depositado solo para diagnosticar y presupuestar.

Anexo al resguardo

Cuando aparecen averías nuevas y el cliente acepta ampliar la reparación.

Fotos y documentos anexos

A la OR puede anexarse cualquier archivo: fotos del vehículo a la entrada, un vídeo, un PDF o la ficha técnica. En chapa y pintura, guardar imágenes del desmontaje deja constancia gráfica del estado real de cada pieza.

Vehículo de cortesía

Se reservan desde el planning y, desde la propia OR, se registra la entrega y la devolución y se imprime el contrato de cesión, con sus fechas, seguros y mantenimientos.

Recepción activa en tablet

El módulo Futuro OR crea la orden desde la tablet: matrícula, kilómetros, avería y firma del cliente. Se imprime la orden firmada y las fotos quedan directamente en la gestión documental de esa OR.

Fase 3 · El diferenciador

Imputaciones: cuatro trabajos, una sola orden

Un vehículo entra por cuatro cosas distintas —neumáticos, frenos, distribución y chapa—. El cliente quiere saber cuánto le cuesta cada bloque por separado, pero tú no quieres abrir cuatro órdenes, cuatro albaranes y cuatro facturas.

Desde Taller → Asignación de trabajos creas una imputación por bloque. En el albarán y la factura cada grupo se imprime separado, con sus repuestos y su mano de obra y sus subtotales. El cliente recibe el detalle como si fueran trabajos independientes, pero con una sola OR, un solo albarán y una sola factura.

El operario puede indicar en qué imputación está trabajando, tanto en la ventana manual de tiempos como en la táctil. Así sabes la rentabilidad real de cada bloque de trabajo.

Neumáticos2 repuestos + mano de obra

180,00 €

FrenosPastillas, discos + mano de obra

245,50 €

DistribuciónKit + bomba de agua + M.O.

410,00 €

Chapa y pinturaPieza + preparación + pintura

620,00 €

1 orden · 1 albarán · 1 factura Total OR: 1.455,50 €

Fase 3 · Contenido de la orden

Todo el desglose bajo control

La mano de obra se trata como un artículo más y puedes crear tantas como necesites. Con el punto (.) en el código das de alta un artículo no catalogado al instante, sin salir de la orden.

Mantenimientos por km e ITV

Desde la ficha de mantenimiento del vehículo añades al desglose, con un clic, las operativas de una revisión habitual. Una columna muestra el tiempo y los kilómetros desde la última vez; si se supera el intervalo, la casilla se pone en rojo para que no se escape ningún trabajo. Los avisos de ITV y revisiones aparecen en la pantalla principal y permiten enviar un SMS al cliente.

Catálogo de proveedores

GestFuturo conecta con el catálogo online de tus proveedores, localiza las piezas por matrícula e importa los recambios a presupuestos, órdenes o albaranes con un solo clic, sin teclear referencias a mano.

Trazabilidad del repuesto

Desde un albarán de compra traspasas su contenido a una o varias órdenes. En la línea de la OR queda el proveedor y el albarán de origen; en el albarán, la OR de destino. Ambos funcionan como hipervínculo. Es la respuesta a una reclamación en garantía: sabes qué pieza, de qué proveedor y de qué albarán se montó en ese vehículo.

Peritaciones: Audatex y GT Estimate

Solicita e importa valoraciones desde Solera Audatex y GT Estimate. Guardadas en el apartado Peritaciones, puedes llevar en paralelo lo realmente empleado frente a lo valorado por el perito y controlar la desviación antes de incurrir en pérdidas. Importación también desde las máquinas de pintura Axalta, AkzoNobel y Sinnek.

Fase 4 · Tiempos de trabajo

Tres formas de anotar los tiempos, de menor a mayor control

Es una de las conversaciones más importantes de la implantación, porque determina qué información de rentabilidad tendrá el taller después. La dualidad horas trabajadas / horas facturadas repercute directamente en el beneficio de cada orden.

Método 1 · Directo

El tiempo como cantidad

Se introduce el tiempo como la cantidad de la línea de mano de obra a facturar, con las fracciones en centésimas (una hora y cuarto son 1,25 h). Sencillo, pero no distingue lo trabajado de lo facturado.

Método 2 · Manual

Ventana de operarios

Diferencia las horas reales trabajadas de las horas a facturar, con una línea por operario. Opcionalmente introduces hora de inicio y fin para que el programa calcule el tiempo efectivo. Se accede desde el icono del reloj de la cabecera.

EL CONTROL REAL

Método 3 · Ticaje (botón TT)

Tiempos táctil

Cada mecánico selecciona la OR y marca inicio y fin de cada periodo. Todo queda registrado por orden e imputación. Un puesto de taller puede usarse solo para ticar, sin acceso al resto del programa.

Desde el módulo Empresas obtienes informes de ratio horas trabajadas / facturadas, horas por operario y su evolución, y controlas el rendimiento en función de costes laborales. En chapa y pintura, con márgenes muy ajustados, el control de tiempos deja de ser una comodidad y pasa a ser crítico.

Fase 5 · Cierre y facturación

Ver el beneficio antes de cerrar

La opción Beneficios muestra precio de venta y de coste de cada línea, la ganancia total en euros, el porcentaje de beneficio y el margen sobre el importe. Ese margen te indica también el descuento máximo que puedes aplicar sin entrar en pérdidas. Es la pantalla que hay que enseñar al gerente, no al recepcionista.

Pagos a cuenta ilimitados en la OR; se traspasan como "A cuenta heredado" al documento posterior.
Facturación agrupada: varias OR en una misma factura, ideal para flotas, rent-a-car y transporte. Una factura por albarán o por vehículo.
Aseguradoras y franquicia: factura a nombre de la compañía, con precios pactados, y opción de dividir la factura en dos por el importe de la franquicia.

Verifactu y TicketBAI

GestFuturo está certificado como Sistema Verifactu y funciona ante las tres haciendas forales para TicketBAI, enviando la información e imprimiendo el QR. Conviene anticipar al cliente la consecuencia operativa:

Mientras la factura no se ha impreso, aún no se ha enviado nada y es modificable.
Una vez enviados los datos a la AEAT, la factura no se puede editar: hay que emitir una factura rectificativa.

Además: tickets o facturas simplificadas (recapitulables después en una factura completa) y albarán de recambios sin vehículo.

Fase 6 · Después de facturar

El trabajo no termina en la factura

Historial del vehículo

Ligado a la matrícula, con independencia de quién sea el propietario o quién pague. Recoge el trabajo, los materiales y la mano de obra realmente aplicados.

Ver solo lo pendiente

La opción Mostrar alterna entre ver todas las OR o solo las abiertas. En facturas, permite ver solo las pendientes de cobro.

Rentabilidad por cliente

Desde Listados, un informe de ingresos, costes y márgenes por documento, filtrable por cliente, periodo o familia de artículos.

Observaciones

Documentas lo que interesa que quede por escrito: si avisas de cambiar las pastillas y el cliente lo rechaza, dejarlo anotado evita la reclamación posterior.

De un vistazo

El flujo completo en una tabla

Qué se captura en cada fase y qué te juegas si te la saltas.

Fase	Documento / módulo	Qué se captura	Riesgo si se salta
Cita	Planning	Cliente, vehículo, servicio, cortesía	Reescritura de datos en recepción
Recepción	OR + Resguardo de depósito	Km, daños previos, autorización, fotos, firma	Reclamaciones sin defensa documental
Diagnóstico	Presupuesto / anexo al resguardo	Ampliación aceptada por el cliente	Trabajo no autorizado, impago
Ejecución	Desglose + imputaciones	Repuestos y mano de obra por bloque	Factura ilegible para el cliente
Ejecución	Ticaje (TT)	Horas reales por operario e imputación	Sin dato de productividad ni rentabilidad
Compras	Albarán de compra ligado a OR	Origen y destino de cada pieza	Sin trazabilidad ante garantía
Cierre	Beneficios	Margen y descuento máximo seguro	Descuentos que entran en pérdidas
Facturación	Albarán → Factura (Verifactu)	Baja de stock, envío AEAT, QR	Factura inmodificable mal emitida
Post-venta	Historial + avisos ITV	Trabajo entrante recurrente	Pérdida de carga de taller

Míralo en vídeo

Órdenes de reparación en movimiento

Del canal @FuturoInformaticaSL. Consulta la playlist completa de talleres.

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