Preguntas Frecuentes — Lote, Caducidad y Trazabilidad

La trazabilidad es el proceso de seguimiento del recorrido de un producto a lo largo de la cadena de suministro, desde la fabricación hasta su entrega al usuario final. Es crucial para garantizar la calidad, la seguridad de los productos, especialmente en las áreas alimentarias y farmacéuticas entre otras y de obligado cumplimiento de acuerdo a la normativa en determinados sectores y/o productos.

En el sector ganadero, por ejemplo, cada res es etiquetada literalmente desde el momento de su nacimiento (hay un plazo de 20 días) con un código, y gracias a el se tiene un conocimiento exhaustivo de los movimientos entre explotaciones, su control veterinario y el destino final. Cuando esa res llega a un matadero o a una empresa cárnica, los productos que se obtienen de ella también llevarán un número o código de lote y en el departamento de producción habrán anotado de que animal o animales se han extraído.

En el caso de que haya cualquier problema, ya sea en la propia producción o bien en el destino final (distribuidores, minoristas o consumidores) con el nombre del productor (o su número de registro) y el número o código de lote se puede seguir la traza o camino que se ha seguido durante la vida del producto de forma rápida, pudiendo atajar de manera casi inmediata los problemas que hubieran surgido (ya sea en la cría del animal, la producción o el almacenamiento y distribución) atajando y limitando los problemas sanitarios que pudiera crear o acarrear el problema aparecido.

El uso de software de gestión especializado facilita la anotación de los lotes, su selección e integración en los partes de fabricación y el seguimiento de estos desde el producto terminado, proporcionando herramientas de búsqueda ágiles, rápidas y precisas.

En el caso de otros tipos de industria alimentaria (pastas, por ejemplo) la materia prima también se identifica por su productor y lote, y pasa por los mismos destinos: producción, distribución y consumidor final, y por las mismas razones higiénico-sanitarias el producto elaborado debe identificarse.

Ni que decir tiene que en los sectores médico y farmacéutico, la trazabilidad del producto, en este caso medicinas y material para uso higiénico, médico, hospitalario o quirúrgico, tiene una importancia más notable ya que el destino final implica a personas (y animales en el caso veterinario, incluyéndose en este caso también en la cadena de trazabilidad alimentaria) que tienen un mayor riesgo a la hora de enfrentarse a un problema que pueda afectar a su salud.

Un lote de productos es un grupo de unidades producidas en un mismo ciclo que comparten características similares, como origen, lugar de producción, materia prima o caducidad. Un programa de gestión puede ayudar a organizar y controlar estos lotes para optimizar la producción y distribución.

Por ejemplo, en la industria agropecuaria, se exige que “En el matadero se etiquetarán, cada canal y media canal, en la cadena de sacrificio, y cada media canal despiezada en un máximo de tres piezas o cuarto de canal, lo más pronto posible, de manera que exista una relación inequívoca con el animal del que proceden mediante un sistema que permita garantizar esa relación en todo momento.” (RD 1968/2003).

Al procesar la carne, por ejemplo para hacer carne picada, tendremos la información del animal del que procede (en el albarán de entrada tendremos el número o código de referencia que porta la carne, el país de sacrificio, el país de nacimiento de los animales de los que procede la carne, los países de engorde de los animales, el nombre y número de autorización sanitaria de los establecimientos de procedencia, el peso de los lotes y la fecha de llegada) y al etiquetarla deberemos indicar en el etiquetado el número o código de referencia asignado al lote por la industria de elaboración, la fecha de elaboración, en caso de que se prevea su indicación en la etiqueta, la fecha de salida de la carne picada, el peso de los lotes de carne picada y los establecimientos de destino.

Todo ello al estar registrado tanto en el albarán de compra como en los partes de fabricación y los albaranes de venta, en los que se indica el número o código de los lotes, nos permite, mediante herramientas de búsqueda y filtrado acceder a toda la información y seguir el recorrido del producto, desde el productor de origen hasta el destino del mismo.

Los sistemas o softwares de gestión personalizados pueden organizar la entrega de los lotes según su caducidad y alertar sobre fechas de caducidad próximas, ayudando a reducir el desperdicio y garantizar la entrega de productos seguros a los clientes.

El control de la caducidad es importante por los dos motivos arriba mencionados:

Evitar perdidas por caducidad de productos almacenados.

Desde el punto de vista de la validez del producto para su comercialización, la caducidad debe ser controlada teniendo en cuenta tres aspectos:

Salida de las existencias con la fecha de caducidad más próxima (si vendemos otros productos más frescos estamos reduciendo el tiempo en el que los más antiguos serán comercializables). Es parecido al método FIFO (First In-Firts Out, el primero que entra es el primero que sale) pero adaptado a la fecha de expiración: el que caduca primero sale primero.

Ese periodo hasta la caducidad se ve afectado también por el periodo de distribución (tiempo de transporte, almacenamiento en distribuidor y minorista) que puede reducir el tiempo que está disponible para su consumo por el usuario final.

Si la fecha de caducidad hace que el periodo de distribución sea reducido, puede incentivarse la venta aplicando un descuento que haga atractivo el producto, dispare su adquisición y reduzca el stock de unas existencias que de otra forma serán inutilizables y generarán pérdidas.

Evitar problemas por la calidad del producto

Por otro lado está la seguridad del producto, especialmente importante a la hora de cumplir la normativa y evitar sanciones o cierre por motivos higiénicosanitarios, como es obvio.

Para ello, es importante contar con un software de gestión que automatice la salida de las existencias con la caducidad más próxima en primer lugar, nos permita identificar los lotes a liquidar para poder ofertarlos con descuento y en aquellos en los que no ha sido posible el darles salida y han caducado, poder darlos de baja del stock de forma sencilla pero que quede bien documentada para finalizar la trazabilidad de forma adecuada y cumplir con la normativa vigente.

Una aplicación a medida puede integrar protocolos de control de calidad, de control y seguimiento de la producción asegurando que cada lote cumpla con los estándares requeridos antes de su distribución.

No tiene la misma problemática una empresa de distribución de productos envasados que una farmacéutica, y por ello las necesidades a la hora de asegurar la trazabilidad y los controles de calidad difieren mucho, a pesar de que ambas deban trabajar con lotes y caducidad.

Y dentro de la misa tipología de empresa, sus procesos pueden variar asimismo, aunque a nivel del control de calidad y la trazabilidad estos se encuentren reglamentados.

Ello conlleva que las necesidades de cada organización sean diferentes y que no puedan ser cubiertas, a priori, con soluciones estandarizadas.

Para personalizar las aplicaciones o programas a utilizar existe el desarrollo a medida, es decir programar un software según los requerimientos y exigencias del cliente.

Esta personalización tiene por un lado un coste económico que puede llegar a ser muy elevado, y por otro lado un coste en pruebas y correcciones que, aunque no se abonen monetariamente, si suponen un gasto en un esfuerzo que podría dedicarse a otros asuntos.

En Futuro Informática ofrecemos la posibilidad de desarrollar a medida sobre la base de nuestro software. Es decir, sin cambiar aquello que ya funciona (facturación, compras, contabilidad y otros aspectos básicos comunes a cualquier empresa) y que ya está más que probado a lo largo de nuestra larga trayectoria como proveedor de soluciones informáticas, el usuario puede solicitar que se le programen a medida nuevos módulos y funcionalidades para que sea el software el que se adapte a su organización y no al revés.

Así se acortan los tiempos de implantación y se reducen los costes (tanto en dinero como en esfuerzo) y permiten implantar el programa antes del desarrollo para empezar a trabajar con él, familiarizarse y realizar las pruebas sobre la marcha. ¿Añadir un módulo para incluir analíticas en un parte de fabricación? ¿generar los códigos de lote y las caducidades de acuerdo a nuestros propios parámetros? ¿anotar las certificaciones de lo empleados o los responsables de cada fabricación? Las posibilidades son extensas y nuestro equipo de desarrolladores expertos en solucionar sus necesidades.

Un software de gestión a medida puede automatizar y simplificar el proceso de seguimiento de los productos desde su origen, producción o extracción hasta el consumidor final, facilitando la identificación y asignación rápida de lotes, control de caducidades y gestión de inventarios.

GestFuturo Software de Gestión ya contempla el uso de lote y caducidad, tanto en la adquisición de productos, integrando la carga de los códigos de lote y las fechas de caducidad de forma directa en el alta de los materiales en los albaranes de compra. Una pantalla con las columnas al efecto facilita la introducción de los datos sin que el usuario deba dar vueltas buscando los campos en los que se introduce.

En el momento de la venta también se pone a disposición del usuario de una ventana con información de los lotes que hay en existencia y las fechas de caducidad de estos si las hubiera. En dicha ventana podremos seleccionar los artículos que deseemos o bien introduciendo la cantidad el software selecciona los lotes con la caducidad más próxima (el que primero caduca y si la cantidad no es suficiente para cubrir el envío toma el número necesario para ello, y si tampoco lo fuera realiza de nuevo la selección por ese criterio).

No debemos olvidar que si nuestra empresa es productora, es decir transforma o fabrica, la trazabilidad afecta a la materia prima, que puede proceder de diferentes productos, con sus propios códigos de lote y caducidad, y al producto terminado, que podrá o no tener a su vez sus propios lote y caducidad.

En este caso GestFuturo almacena ambos datos en el parte de fabricación, que enlaza códigos de origen con códigos de producto final. Ello nos permite, desde la ficha del producto, seleccionar un producto terminado por lote y acceder a su parte de fabricación y así comprobar los datos de la materia prima o por el contrario, acceder a las fichas de la materia prima y conocer el destino de un lote determinado, ya sea por producción (detalle del parte de fabricación y sus lotes) o los documentos de venta en el caso de que se haya vendido sin transformar.

Sí, los programas de gestión a medida pueden diseñarse para integrarse con otros sistemas y procesos ya implementados en tu empresa.
Dentro de esa integración podemos hablar de tres tipos de relación:
Software-Usuario
Software-Máquina
Software-Software

En el primer caso utilizamos hardware para que el usuario reciba o introduzca información: es evidente el uso de teclados, pantallas, impresoras, lectores de huella o tabletas de firma digital, por ejemplo. Con ellos nos comunicamos con el software para solicitar o recibir datos, y para introducirlos en su base de datos.

En el segundo podemos enviar información a un mecanismo, como puede ser una máquina de pesaje, o un de corte, o recibirla, como la cantidad de una materia prima usada en un proceso de fabricación que ha sido pesada por una báscula.

En el tercer caso es un programa el que intercambia información con el otro. La exportación de ficheros a un programa de contabilidad, la presentación telemática de declaraciones o la actualización de los datos de las existencias en una tienda online son ejemplos habituales y que muchos conocemos.

Pero en ocasiones la integración requiere de un trabajo muy personalizado, que además conlleva (en el segundo y tercer caso especialmente) la actuación y colaboración de tres implicados: el o los proveedores del software, el proveedor de la maquinaria y el propio usuario (o la organización usuaria, para ser más amplios) del o de los softwares.

Con ocasión de este tipo de integraciones es importante contar con dos puntos clave: conocer exactamente que se quiere conseguir y la total colaboración e implicación de las partes. El primero concierne al usuario y es fundamental que sepa comunicar y transmitir la idea o concepto de forma nítida a los proveedores. Con ello cada uno tiene claro que se desea conseguir, ahorrando tiempo solventando dudas y evitando correcciones del trabajo realizado.

El segundo implica un acercamiento entre dos equipos, que están ambos al servicio de un tercero, por lo que la colaboración es crucial para que el trabajo sea fluido y el resultado óptimo, para seguir teniendo un cliente fiel durante mucho tiempo.

La trazabilidad permite identificar rápidamente los lotes afectados en caso de incidentes de calidad, facilitando la gestión de devoluciones o reclamaciones, y la toma de medidas correctivas. El conocimiento y control del lote y caducidad de un producto no vendido también facilita su retirada de lo disponible para venta.

Es evidente la importancia de la trazabilidad en los sectores alimentario o médico-farmacéutico, por ejemplo, por los riesgos que puede acarrear para la salud de muchas personas o animales un producto defectuoso o en mal estado. Pero hay otros sectores en los que el riesgo puede aparecer; unos botones mal cosidos en un juguete para bebes o un repuesto de automóvil con merma de la calidad que pueda llevar a situaciones de riesgo a los usuarios de la carretera son dos muestras de los diferentes ámbitos donde la trazabilidad también es crucial. Por ello el conocimiento del destino de cada uno de los componentes de esos lotes es indispensable para actuar con rapidez y eficacia en caso de problemas.

Si recibimos una devolución de un producto defectuoso y conocemos su lote, en caso de que sospechemos que el defecto pueda afectar a más artículos de dicho lote es indispensable poder acceder a la información de su destino para contactar con distribuidores, minoristas y clientes finales para poder organizar una retirada del mercado rápida y exhaustiva.

Nuestro software de gestión almacena e informa del destino de cada lote facilitando el trabajo en caso de aviso o retirada del mercado.

También nos resguarda de reclamaciones mal intencionadas, por ejemplo sobre un producto en mal estado y que ya ha caducado, con lo cual no cabe dicha reclamación.

También en el caso de la caducidad, es evidente que un producto ya caducado no es apto para la venta y debe ser o bien destruido o bien reprocesado. La anotación clara de dicha caducidad facilita su búsqueda tanto en los almacenes como en los puntos de comercialización al público.

Además, en el caso de una caducidad cercana, también nos permite identificar los productos que se vean afectados y emprender campañas para su promoción, vendiéndolos en oferta para evitar o minimizar las pérdidas que ocasionaría su retirada y destrucción.

Un sistema a medida puede generar informes detallados y personalizados acerca del movimiento de los lotes, estados de caducidad y datos históricos de trazabilidad, compras, ventas y costes lo que permite analizar tendencias y mejorar la toma de decisiones.

Informes de origen y destino de determinados lotes, no sólo de los productos que fabricamos, si no de la materia prima que utilizamos.
Informes de lotes dados de baja en el stock por pérdida (rotura, caducidad)
Información de los lotes producidos en un parte de fabricación, así como los lotes de la materia prima utilizada.
Análisis de las devoluciones, segmentando por cliente, producto, fechas.
Análisis de las compras, costes según proveedores e histórico de estos, pudiendo optimizar las compras si hay estacionalidad en los precios siempre que no afecte a la caducidad de nuestra producción y el esfuerzo financiero sea menor que el beneficio obtenido.

Además, es posible desarrollar informes a medida a partir de los datos almacenados en el programa con los requerimientos del cliente, presentándolos de la forma que desee para que obtenga la información deseada, con el contenido correcto y la imagen requerida.

La implementación puede variar en complejidad, pero trabajando con un proveedor experto en desarrollo de aplicaciones a medida el proceso puede ser adaptado a las necesidades y capacidad de tu empresa. Un acompañamiento cercano y personalizado al usuario final determina el éxito de una implantación del sistema de gestión de trazabilidad.

En la implantación de un software se atraviesan diferentes fases:
1.- Decisión de compra. El conocer de forma correcta las funcionalidades de la solución a implementar, su adaptación a nuestros procesos o la posibilidad de modificación para que encaje y la posibilidad de escalarlo (crecimiento tanto en usuarios como en funcionamiento), la existencia de actualizaciones y de un soporte técnico rápido y eficaz es crucial para evitar incurrir en gastos que no conducirán al éxito si no a la frustración y más gastos a corto/medio plazo.
2- Implantación, volcado de datos, personalización. Una vez tomada la decisión es hora de instalar el software para su uso. En esta fase también se personalizan los informes y formatos de impresión, se pasan los datos del programa antiguo al nuevo y se inicia el desarrollo a medida si lo hubiera.
3.- Aprendizaje y primeros usos. Una vez implantado se inicia la “manipulación” por parte de los usuarios finales. Se dispondrá de manuales y, en caso necesario, de formación personalizada para conocer y acostumbrarse al manejo de la aplicación. Esta fase puede aprovecharse para hacer un muestreo del volcado de datos, para corregir los errores si los hubiera, y en el caso de que se inicie el desarrollo a medida para realizar las pruebas de las nuevas funcionalidades.
4.- Liberación del software antiguo. Este proceso puede hacerse simultáneamente con la fase anterior, y consiste en abandonar el uso del programa obsoleto. Como decía tenemos la opción de hacer un cambio total desde el primer momento o bien usar ambos sistemas durante un tiempo para extender el tiempo de adaptación y aprendizaje y comparar resultados de ambos para verificar que se está procediendo de manera correcta.
5.- Actualizaciones y nuevos desarrollos. Así como cambia el entorno empresarial, también las organizaciones cambian y es necesario poner al día el software para adaptarlo a la nueva realidad. Estos cambios en el software pueden originarse ya por propia iniciativa del desarrollador o bien por requerimientos del usuario para su realización a través del servicio de desarrollo a medida.

Se puede inferir de lo anterior la importancia de acometer la implantación de un nuevo software de gestión con trazabilidad junto a un proveedor experimentado, que sea capaz de entender nuestras necesidades, adaptarlas al programa y acompañarnos de manera cercana no sólo al inicio, si no durante todo el periodo de uso del programa.

Un buen software de gestión está diseñado para cumplir con las regulaciones locales e internacionales, y su equipo de desarrollo cuanta con los asesores necesarios para conocer las novedades que se produzcan en las diferentes normativas y así actualizarlo regularmente para adaptarlo a los cambios en la legislación.

Es evidente que el cumplimiento de la normativa, ya sea local, autonómica, nacional o internacional es indispensable para evitar sanciones.

Una empresa de desarrollo de software empresarial está obligada a conocer aquellas normas que afecten a los procesos en los que interviene su programa, para que este esté adaptado a ellas y evitar sanciones a sus usuarios y reclamaciones por ello.

El asesoramiento por parte de expertos fiscales es el primero de los pilares en los que asentar dicho cumplimiento, ya que la mayoría de la normativa fiscal afecta a casi todos los usuarios por igual.

Por otro lado, y en el caso de programas que se diseñen para sectores específicos, la pertenencia o el asesoramiento por parte de organizaciones sectoriales (gremios, asociaciones empresariales) aporta también información útil para anticipar cambios y tener el software preparado con la suficiente antelación.

También dentro de la propia organización de la empresa de software se promueve la curiosidad y la alerta ante las novedades que puedan afectar a sus aplicaciones. Suscribirse a los boletines de determinadas organizaciones gubernamentales en las cuales se desarrolle esa normativa (el de la Agencia Tributaria es un buen ejemplo de ello) sirve para conocer los cambios desde el momento que se anuncian (y suele ser con antelación más que suficiente) o la consulta frecuente en Internet de foros o páginas especializadas (incluso redes sociales) también puede ofrecer información útil para su aplicación o modificación en el programa.