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Análisis de costes y productividad

Cada orden de reparación, con su cuenta de resultados

Facturar mucho no es ganar dinero: se gana —o se pierde— reparación a reparación. GestFuturo pone en cada orden, albarán y factura su ventana de beneficios: el coste real de los fichajes de los operarios más el coste de las piezas, frente a la venta. Y compara las horas que prometiste con las que de verdad se ficharon y las que cobraste. La productividad deja de ser una sensación.

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3 horas

Por cada trabajo: la estimada, la real fichada y la facturada, con sus diferencias

6 agrupaciones

De artículos en bases: mano de obra, pintura… cada una con su coste y su beneficio

5 secciones

De trabajo (chapa, pintura…) para agrupar horas invertidas y facturadas

+30 años

De talleres midiendo su rentabilidad con GestFuturo

La productividad, en tres números

Cada trabajo tiene tres horas distintas

La que prometiste, la que se trabajó y la que cobraste. Cuando las tres se parecen, el taller va bien. Cuando no, GestFuturo te enseña dónde se escapa.

La hora estimada

La que prometes al presupuestar el trabajo o al darle su hueco en el planning. Es la vara de medir: contra ella se comparan las otras dos.

La hora real

La que fichan los operarios trabajando en la orden, en la ventana de tiempos o en la pantalla táctil. Cada fichaje guarda sus minutos y horas reales… y el precio de coste del operario en ese momento.

La hora a facturar

La que le cobras al cliente en cada fichaje. No siempre coincide con la real —una garantía, un repaso—, y por eso el programa guarda las dos y calcula las diferencias contra la estimada, línea a línea.

El dato que lo sostiene todo

El coste por hora bruto, calculado y no estimado

Sin un coste por hora fiable, cualquier análisis de beneficios es papel mojado. GestFuturo lo calcula con una utilidad en la ventana de empleados, y lo deja grabado en cada fichaje: el coste no se recuerda, se apunta.

  • Todos los ingredientes: sueldo bruto mensual, gastos de seguridad social, otros gastos mensuales, mensualidades al año, horas de jornada y días de vacaciones.
  • Con los gastos del taller prorrateados: en «otros gastos» puedes repartir el alquiler de la nave o la luz, para que la hora cargue con su parte de los fijos.
  • Con el calendario laboral: los festivos que le indiques al programa entran en el cálculo del coste por hora real del empleado.
  • Grabado en cada fichaje: si el coste del operario cambia de 15 € a 17 €, los fichajes nuevos van a 17 y los antiguos conservan sus 15. Las órdenes pasadas no se reescriben.
Empresas → Empleados Calendario laboral Costes bajo permiso
El diferenciador

El beneficio no se estima: se construye fichaje a fichaje

La ventana de beneficios no saca el coste de la mano de obra de una tarifa teórica: lo saca de los fichajes reales de los operarios en las órdenes de las que viene el documento. Al lado del coste en fichajes hay un botón que lo abre en canal.

  • Cada fichaje, al detalle: operario, fecha, hora inicial y final, minutos y horas reales y a facturar, precio de coste por hora y coste total del fichaje.
  • Y agrupado, el resumen: los tiempos por operario con su precio de coste medio y su coste total. Sabes lo que cada operario le ha costado a ese documento.
  • Las piezas, por su lado: las líneas que no son mano de obra computan por su precio de compra, y el programa avisa de cuántas líneas están sin coste.
  • Por agrupación de base: la pestaña de sumas desglosa ventas, costes y beneficio de cada agrupación: mano de obra, pintura, recambios…

Un consejo honesto del manual: si divides una orden en varios albaranes y los facturas por separado, cada factura computa todos los fichajes de la orden. En ese caso, mira los beneficios en la propia orden de reparación, que es donde el dato es exacto.

Dentro de la orden

Una orden, varios trabajos: las imputaciones

Un mismo coche entra por neumáticos y sale también con chapa y una revisión. ¿La orden fue rentable? Mejor aún: ¿qué parte lo fue? Las imputaciones dividen la orden de reparación —y el albarán y la factura— por trabajos, cada uno con lo suyo.

  • Trabajos con nombre: desde «Asignación de trabajos» en la pestaña Taller creas las imputaciones de la orden: neumáticos, chapa, mecánica…
  • Cada línea, a su trabajo: añades conceptos directamente en la imputación, o reasignas líneas del desglose completo con un desplegable.
  • Subtotales por imputación: cada trabajo muestra su subtotal con y sin IVA, con los descuentos de línea y de pie aplicados.
  • Los fichajes también: el operario indica en qué imputación trabaja, en la ventana de tiempos manual y en la táctil. Las horas de cada trabajo, separadas.
Taller → Asignación de trabajos La orden, dividida por trabajos
De la orden al informe

Los informes que convierten fichajes en decisiones

El dato de una orden dice poco; el de cien órdenes agrupadas dice si sobran horas, si falta gente o si esa aseguradora te compensa. Los informes de GestFuturo agrupan las horas y los beneficios como los necesites.

  • Horas facturadas e invertidas: desde el menú de listados de las órdenes, con las ventas separadas por agrupaciones de base (mano de obra, pintura…) y las horas por secciones de trabajo.
  • Horas, beneficios y costes: el informe que junta las tres patas por orden de reparación.
  • Horas de operario en O.R.: desde empleados, con rango de fechas, agrupado por orden y filtrando abiertas o cerradas.
  • Beneficios por operario: lo que aporta cada persona del taller, con su detalle en control de operarios.
  • El coste por hora del taller: calculado sobre el total de horas productivas, no sobre las de reloj: la hora que de verdad puedes vender.

Cada sección responde su pregunta

A

¿Chapa gana y mecánica pierde? Las secciones de trabajo (hasta cinco) separan las horas invertidas y facturadas de cada área. Cada operario tiene su sección por defecto, cambiable en cada fichaje.

B

¿La mano de obra sostiene los recambios? Las agrupaciones de base (hasta seis) desglosan ventas, costes y beneficio por tipo de artículo en cada documento y en los informes.

C

¿Cuántas horas se fueron en órdenes abiertas? El informe de horas de operario filtra por albaranadas o no: lo trabajado que aún no se ha cobrado, a la vista.

D

¿Y el taller entero? Las gráficas comparativas y rankings viven en estadísticas y rentabilidad: esta página es el microscopio; aquella, el mapa.

De un vistazo

Qué pregunta tienes y dónde se responde

La pregunta Dónde se responde Con qué dato
¿Gano dinero con esta orden? Menú → Beneficios, en la O.R., el albarán o la factura Coste en fichajes + coste de líneas frente a la venta: beneficio neto y porcentajes
¿Me pasé de las horas presupuestadas? Los fichajes y sus informes, línea a línea Horas estimadas, reales y a facturar, con las diferencias calculadas
¿Qué me cuesta la hora de cada mecánico? Utilidad de costes de la ventana de empleados Sueldo + seguridad social + gastos prorrateados, jornada, vacaciones y calendario laboral
¿Y la hora del taller entero? El coste por hora del taller Calculado sobre el total de horas productivas
¿Qué trabajo de la orden fue rentable? Imputaciones (Taller → Asignación de trabajos) Subtotales y fichajes por imputación: neumáticos, chapa, mecánica…
¿Qué operario aporta más? Beneficios por operario e informes de horas El detalle, en la página de control de operarios
¿Y el taller, mes a mes? Estadísticas y rentabilidad Márgenes, comparativas y rankings del taller completo
Sigue por aquí

El microscopio, el operario y el mapa

Control de operarios

El fichaje, la presencia y la rentabilidad por persona

Estadísticas y rentabilidad

El taller completo: márgenes, comparativas y rankings

Órdenes de reparación

El documento donde nacen los fichajes y los beneficios
Míralo en vídeo

Los costes y las órdenes en movimiento

Del canal @FuturoInformaticaSL. Consulta la playlist completa de talleres y la de formación.

Agilidad en las órdenes de reparación

El documento donde se fichan los tiempos

GestFuturo: presentación del software

Visión general del programa de taller

Impresión de listados en GestFuturo

Los informes y listados, en pantalla y en papel
Preguntas frecuentes

Sobre costes y productividad

¿Cómo sé si gano dinero con una orden de reparación?
Con la ventana de beneficios del documento, disponible en la orden de reparación, el albarán y la factura desde su menú. Muestra el coste en fichajes de los operarios, el coste de las líneas sin fichajes (las piezas), el coste total, la venta, el beneficio neto y los porcentajes de beneficio sobre el coste y sobre la venta. También avisa de cuántas líneas no tienen precio de coste, para que sepas si el dato está completo.
¿Qué diferencia hay entre horas estimadas, reales y a facturar?
La hora estimada es la que prometes: la del presupuesto o la cita del planning. La hora real es la que fichan los operarios trabajando en la orden. Y la hora a facturar es la que le cobras al cliente. GestFuturo guarda las tres por cada fichaje y calcula las diferencias entre reales y estimadas y entre facturadas y estimadas, línea a línea: ahí está la productividad de verdad.
¿Cómo calcula GestFuturo el coste por hora de un mecánico?
Con la utilidad de costes de la ventana de empleados: indicas el sueldo bruto mensual, los gastos de seguridad social, otros gastos mensuales (puedes prorratear gastos del taller como el alquiler de la nave o la luz), las mensualidades que trabaja al año, las horas de su jornada y sus días de vacaciones. Con eso y el calendario laboral de festivos, el programa calcula el precio de coste por hora del empleado.
¿Qué pasa con los costes si le subo el sueldo a un operario?
Cada fichaje guarda el precio de coste por hora vigente en su momento. Si un operario fichaba con un coste de 15 € por hora y mañana pasa a 17, los fichajes nuevos se graban a 17 y los antiguos conservan sus 15: los beneficios de las órdenes pasadas no se reescriben, y los informes siguen siendo fieles a lo que costó cada trabajo cuando se hizo.
¿Puedo separar la mano de obra de los recambios y la pintura?
Sí. Los artículos se agrupan en hasta seis bases (por ejemplo, mano de obra en una y material de pintura en otra), y la pestaña de sumas del documento muestra ventas, costes y beneficio por cada agrupación. Además hay hasta cinco secciones de trabajo (chapa, pintura…), cada operario tiene la suya por defecto y puede cambiarse en cada fichaje.
¿Puedo saber qué trabajo dentro de una misma orden es rentable?
Sí, con las imputaciones: la orden de reparación (también el albarán y la factura) se divide por trabajos —neumáticos, chapa, mecánica…—, cada línea del desglose se asigna a su imputación y cada imputación muestra sus subtotales. Los fichajes de los operarios también se asignan a una imputación, tanto en la ventana manual como en la táctil, así que cada trabajo tiene sus horas y su coste.
¿Todos los usuarios pueden ver los costes y beneficios?
No. Para abrir la ventana de beneficios el usuario necesita el permiso de ver costes. Los precios de coste y los márgenes son información sensible del negocio, y el programa los protege por permisos de usuario: el mostrador factura sin ver lo que gana el taller con cada reparación.
¿Qué informes de costes y productividad tiene GestFuturo?
Desde las órdenes de reparación, el informe de horas facturadas e invertidas (por agrupaciones de base y secciones) y el informe de horas, beneficios y costes. Desde empleados, el informe de horas trabajadas de operario en órdenes de reparación, con rango de fechas, agrupado por orden y filtrando abiertas o cerradas, y los beneficios por operario. Y para el conjunto del negocio, las estadísticas y gráficas comparativas del taller.

Deja de calcular la rentabilidad a ojo

Cuéntanos cómo trabajáis los tiempos en tu taller y te enseñamos en una demo cómo GestFuturo ficha las horas reales, las compara con las presupuestadas y te da el beneficio neto de cada orden de reparación con su coste de verdad.

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