El taller sin cajones de papeles

Cada documento, pegado a la ficha que le corresponde

La ficha técnica, el DNI, la póliza, el contrato firmado, la foto del golpe: los papeles del taller acaban en carpetas, cajones y correos donde nadie los encuentra cuando hacen falta. GestFuturo lleva una pestaña de gestión documental en cada ficha del programa, así que cada archivo se guarda junto al cliente, el vehículo o la orden a la que pertenece, y aparece en segundos.

Pide una demo gratuita Ver cómo funciona

Gestión documental

FichaDatosHistorialGestión documental

Ficha técnicaPDF · añadido hoy

1,2 MB

Permiso de circulaciónImagen escaneada

840 KB

Foto del daño de entradaRecepción · tablet

2,1 MB

Póliza de seguroDocumento

560 KB

Presupuesto firmadoPDF · con firma

720 KB

Añadir Ver Eliminar

1 pestaña

La misma gestión documental en cada ficha

3 formas

De adjuntar: fichero, portapapeles o imagen existente

0 papeles

Archivo digital, sin cajones ni carpetas perdidas

+30 años

Ordenando la documentación de los talleres

Ubicua · en todas las fichas

No es un módulo aparte: está en cada ficha del programa

La mayoría de programas tratan la documentación como un cajón de sastre separado. En GestFuturo no: la pestaña de gestión documental aparece integrada en la propia ficha de cada cosa, con el mismo funcionamiento en todas. Aprendes a usarla una vez y sirve para todo el taller.

Misma pestaña, mismo sitio: se usa igual en el cliente que en el vehículo, el artículo o la factura.
Sin salir de la ficha: el documento se adjunta y se consulta donde estás trabajando, sin abrir otro programa.
Cada archivo con su registro: el documento vive pegado al cliente, coche u orden al que pertenece, no en una carpeta genérica.
También en los documentos: presupuestos, órdenes de reparación, albaranes y facturas tienen su propia gestión documental.

ClienteContratos, RGPD, autorizaciones

VehículoFicha técnica, permiso, ITV

Orden de reparaciónFotos, firma, presupuesto

ArtículoImagen, ficha de la pieza

ProveedorCondiciones, tarifas

AseguradoraConvenio, acuerdos

FacturaJustificantes adjuntos

Albarán y presupuestoDocumentación asociada

Cualquier archivo, cualquier formato

De la ficha técnica al vídeo de la avería

No hay lista cerrada de tipos: imágenes, vídeos, PDF y documentos de cualquier formato. Esto es lo que un taller acaba guardando en cada ficha.

Del cliente

DNI, contratos, autorizaciones firmadas y la documentación de protección de datos, guardada con su ficha.

Del vehículo

Ficha técnica, permiso de circulación, póliza de seguro y resguardos de ITV, ligados a su matrícula.

De la reparación

Fotos del estado de entrada, imágenes del daño, vídeo de la avería en marcha o instrucciones de montaje de una pieza.

Del artículo

La imagen de la pieza, que además puede imprimirse en los formatos y listados donde aparece el artículo.

Rápido de meter, fácil de encontrar

Adjuntar un archivo, en un par de clics

Meter la documentación no puede dar más trabajo que tenerla en un cajón, o nadie lo hará. Por eso GestFuturo ofrece varias formas de adjuntar un archivo, la que más cómoda te resulte en cada momento, y luego lo tienes localizado para siempre.

Se guarda en el servidor: los archivos van a una carpeta centralizada que el departamento técnico configura una vez.
Accesible desde cualquier puesto: como está en la red, todos los ordenadores del taller ven la misma documentación.
Se imprime donde toca: las imágenes de artículos y documentos pueden salir en los formatos y listados.
Ver, actualizar o eliminar: la misma pestaña permite consultar, sustituir por una versión nueva o borrar de forma controlada.

Tres formas de adjuntar

Desde un ficheroPulsas el botón de añadir y eliges el archivo desde una ventana de búsqueda, como al abrir cualquier documento.

Desde el portapapelesCopias la imagen (por ejemplo, un pantallazo o una foto) y la pegas con «Copiar del portapapeles», sin guardarla antes.

Asignar una imagen existenteEliges una de las imágenes que ya están en la carpeta de GestFuturo, para reutilizarla sin duplicarla.

Prueba gráfica · el diferenciador

La mejor defensa ante una reclamación es tenerlo guardado

El día que un cliente dice que «ese golpe ya estaba» o discute una factura, no ganas la conversación con palabras: la ganas con la foto de la entrada, la autorización firmada y la ficha técnica, todo localizado en su sitio. La gestión documental convierte cada trabajo en su propio expediente probatorio.

Foto y firma en la tablet: con FuturoOR, las fotos del estado de entrada y la firma del cliente quedan en la gestión documental de la orden.
Firma protegida: se guarda protegida contra modificación y se imprime en el documento, así que queda constancia de lo acordado.
Antes y después: enseñar la pieza rota justifica el importe mejor que cualquier explicación verbal.
Garantía y protección de datos: la documentación del cliente y del vehículo, ordenada y a mano cuando hace falta.

Las fotos y la firma se capturan en la recepción con la app para tablet y quedan en el historial del vehículo y en la orden. La documental deja de ser papeleo y se convierte en respaldo.

Orden de reparación · documental

Estado de entrada · frontalRecepción · tablet

2,0 MB

Daño lateral izquierdoRecepción · tablet

1,8 MB

Ruido del motor en marchaVídeo · avería

14 MB

Firma del clienteProtegida contra modificación

120 KB

Prueba archivada con la orden

Por qué lo quiere todo taller

Menos papel, menos búsquedas, menos disgustos

Encontrar en segundos

Se acabó revolver el archivador. Abres la ficha del cliente o del coche y ahí está todo lo suyo, en un clic.

Todos ven lo mismo

Al estar en el servidor, mostrador, taller y administración trabajan sobre la misma documentación, sin copias sueltas.

Respaldo y orden

La documentación del cliente y del vehículo, conservada de forma ordenada: útil para garantías, reclamaciones y protección de datos.

De un vistazo

Qué guardas en cada ficha

Ficha	Qué se adjunta	Para qué sirve
Cliente	DNI, contratos, autorizaciones, protección de datos	Tener su documentación ordenada y a mano
Vehículo	Ficha técnica, permiso, póliza, resguardos de ITV	Historial documental ligado a la matrícula
Orden de reparación	Fotos de entrada, vídeo de la avería, firma del cliente	Prueba del estado y de lo acordado
Artículo	Imagen de la pieza, ficha o instrucciones	Identificar la pieza y sacarla en los formatos
Proveedor y aseguradora	Condiciones, tarifas, convenios y acuerdos	Consultar lo pactado sin buscar el correo

Sigue por aquí

La documental, en su contexto

Preguntas frecuentes

Sobre la gestión documental

¿Qué es la gestión documental de GestFuturo?

Es una pestaña de gestión documental integrada en las fichas del programa, donde adjuntas cualquier archivo relacionado con ese registro. En lugar de tener los papeles en carpetas físicas o los PDF sueltos en carpetas de red, cada documento queda pegado a la ficha que le corresponde —el cliente, el vehículo, la orden— y se encuentra en segundos desde el propio programa.

¿En qué fichas puedo adjuntar documentos?

En prácticamente todas. La pestaña de gestión documental está en la ficha del cliente, del vehículo, del artículo, del proveedor y de la aseguradora, y también en los documentos: presupuestos, órdenes de reparación, albaranes y facturas. Es el mismo sistema en todo el programa, así que no hay que aprender un módulo aparte.

¿Qué tipos de archivo puedo guardar?

Cualquiera. Imágenes, vídeos, PDF y documentos de cualquier formato: DNI, ficha técnica, permiso de circulación, pólizas de seguro, contratos, autorizaciones, resguardos de ITV, presupuestos firmados, fotografías del daño o de una pieza, un vídeo de la avería en funcionamiento… Lo que necesites conservar, va vinculado a su ficha.

¿Cómo adjunto un documento o una imagen?

De varias formas. Puedes seleccionar el fichero desde una ventana de búsqueda, pegarlo directamente desde el portapapeles con «Copiar del portapapeles», o asignar una imagen que ya esté en la carpeta de GestFuturo con «Asignar una imagen existente». Además, las imágenes de los artículos y de los documentos pueden imprimirse en los formatos y listados.

¿Dónde se guardan los archivos? ¿Se ven desde cualquier ordenador?

Los archivos se almacenan en una carpeta centralizada, normalmente en el servidor del taller, que el departamento técnico configura una vez. Al estar en la red, cualquier puesto que abra esa ficha ve la misma documentación, sin copiar archivos de un ordenador a otro ni depender de la memoria USB de nadie.

¿Puedo consultar, actualizar o eliminar los documentos?

Sí. Desde la propia pestaña puedes ver el documento, añadir uno nuevo, sustituirlo por una versión actualizada o eliminarlo, todo de forma controlada y en segundos. La documentación deja de vivir en un cajón al que hay que ir a buscar y se gestiona desde la misma pantalla en la que trabajas.

¿La firma y las fotos que tomo en la tablet quedan guardadas?

Sí. Con la app para tablet FuturoOR, las fotografías del estado del vehículo y la firma del cliente tomadas durante la recepción quedan en la gestión documental de la orden de reparación. La firma se guarda protegida contra modificación y se imprime en el documento, de modo que queda constancia de lo acordado y del estado del coche antes de tocarlo.

¿Me sirve como respaldo para garantías, reclamaciones o protección de datos?

Para eso es especialmente útil. Tener la ficha técnica, el permiso, la póliza, las fotos del daño de entrada y la autorización firmada guardados y localizados es la mejor defensa ante una reclamación, y facilita conservar la documentación del cliente de forma ordenada. La prueba gráfica de antes y después justifica el importe mejor que cualquier explicación verbal.

Convierte el archivador del taller en un clic

Te enseñamos en una demo cómo la gestión documental de GestFuturo guarda cada archivo pegado a su ficha, cómo se adjunta en segundos y cómo las fotos y la firma de la tablet quedan como respaldo de cada trabajo.

Solicita tu demo gratuita