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Flotas, repostajes y multas

Lo que cuesta cada vehículo en la calle, apuntado en su ficha

Un taller no solo repara coches: tiene los suyos —el de cortesía, la grúa, la furgoneta de recogida—, alguno de renting, y clientes con flotas enteras. GestFuturo lleva el historial de explotación de cada matrícula: cada repostaje con su importe y sus kilómetros, cada multa con su conductor y su documento, y la ficha que suma lo que cuesta tenerlo rodando.

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2 historiales

Cada matrícula: el de reparación en el taller y el de explotación en la calle

5 datos

En cada repostaje: fecha, concepto, kilómetros, importe y proveedor

4 seguros

Por vehículo, con sus coberturas anotadas: defensa de multas, retirada de permiso…

+30 años

De talleres controlando sus vehículos con GestFuturo

Para quién es

Tres flotas distintas, el mismo control

Da igual de quién sea el vehículo: si tiene matrícula, tiene ficha. Y su ficha guarda lo que reposta, lo que le multan y quién lo conduce.

Los vehículos propios del taller

El coche de cortesía, la grúa, la furgoneta de recogida y reparto. Cada uno con su ficha en vehículos propios: seguros, permisos, repostajes, multas, mantenimiento y préstamos. Si además los prestas, la página de vehículos de cortesía te cuenta cómo.

Los de renting

La ficha marca que el vehículo es de renting y anota su cuota. Sus repostajes, sus multas y su mantenimiento se controlan igual que en uno en propiedad, así que sabes lo que te cuesta de verdad cada mes: cuota, carburante y taller.

Las flotas de tus clientes

El transportista con doce camiones o la empresa con sus furgonetas: cada matrícula tiene su ficha con su conductor y sus caducidades —permiso, tacógrafo, CAP— y su historial por matrícula. Atender flotas es atender vehículos con apellidos.

El gasoil, controlado

Cada repostaje, con sus kilómetros y su importe

El carburante es el gasto que más se escapa: tickets en la guantera, un «ya lo apunto luego» y a final de año nadie sabe lo que ha gastado cada vehículo. En GestFuturo cada repostaje queda en la pestaña Repostajes de la ficha del vehículo, con todo lo que hace falta para convertirlo en información.

  • Cinco datos por repostaje: la fecha, el concepto —«Gasóleo A, 42 litros»—, los kilómetros del vehículo en ese momento, el importe y el proveedor.
  • El total, con filtro por fechas: los gastos en repostajes del vehículo se acumulan y se acotan al periodo que quieras: el mes, el trimestre, el año.
  • El consumo real: entre un repostaje y el siguiente ves los kilómetros recorridos y lo que han costado. El consumo de tu furgoneta, no el del catálogo.
  • Sin teclear dos veces: el repostaje queda ligado a la línea del albarán de compra del carburante, con su número de albarán y su proveedor.

De dónde sale cada repostaje

A

Del albarán de compra. Registras la compra del carburante a tu proveedor y la línea queda ligada a la matrícula: aparece como repostaje en la ficha del vehículo, con su albarán y su proveedor.

B

De la propia ficha. El botón de nuevo repostaje da de alta el repostaje directamente en el vehículo: fecha, concepto, kilómetros e importe, y listo.

C

Y del total, la respuesta. Filtras por fechas, actualizas los gastos y sabes lo que ese vehículo lleva gastado en carburante en el periodo. Por vehículo, no a bulto.

El diferenciador

Llega una multa: quién, dónde y con qué papel

Una sanción sin registro es un problema doble: primero pagas y luego discutes. En GestFuturo cada multa se registra en el vehículo con su ficha completa, y con su propia gestión documental para que el papel que llegó por correo no acabe en un cajón.

  • Ficha de cada multa: fecha, concepto, lugar, conductor y observaciones. Y la lista de todas las sanciones del vehículo, para verlas de un vistazo.
  • La notificación, adjunta: cada multa tiene su pestaña de gestión documental: añades el boletín o la notificación escaneada y la recuperas con un clic.
  • Quién conducía: el conductor queda en la multa; y si el coche estaba prestado, el historial de préstamos y entregas te dice quién lo tenía ese día.
  • Y si la pelea el seguro: cada vehículo admite hasta cuatro seguros con sus coberturas anotadas, defensa de multas y retirada de permiso incluidas.

¿La multa es de un coche de cortesía que estaba prestado? El cruce con las fechas de cesión está explicado en la página de vehículos de cortesía y préstamos.

Personas, no solo matrículas

Cada vehículo sabe quién lo conduce

Detrás de cada matrícula hay un conductor, y en una flota eso es media gestión: quién lo lleva habitualmente, cuándo le caduca el permiso, y qué papeles necesita renovar el chófer del camión. GestFuturo lo guarda en la ficha del vehículo.

  • Conductor habitual: la ficha del vehículo propio apunta quién lo lleva, con una tabla de conductores propia para gestionarlos.
  • Las caducidades del conductor profesional: en los vehículos de tus clientes se anotan el conductor y sus fechas: permiso de conducir, tarjeta de tacógrafo, CAP y tarjeta de transportes.
  • Datos a medida por tipo de vehículo: defines qué datos adicionales pide cada tipo: un camión no pregunta lo mismo que un turismo.
  • Avisos que llegan a tiempo: las revisiones y caducidades avisan igual que la ITV, con el mantenimiento preventivo: la flota de tu cliente es facturación recurrente.
Tabla de conductores Permiso · Tacógrafo · CAP Caducidades avisadas
La pregunta del final de año

¿Cuánto te cuesta tener ese vehículo?

La ficha del vehículo propio reúne todos sus gastos en un mismo sitio, cada uno en su pestaña. No hay que perseguir tickets ni abrir tres carpetas: se abre la ficha y se responde la pregunta.

  • Carburante: el total de gastos en repostajes, filtrable por fechas.
  • Mantenimiento y reparaciones: lo que se le ha hecho al vehículo y lo que ha costado.
  • Seguros y siniestros: hasta cuatro pólizas con sus datos y coberturas, y el expediente de cada golpe.
  • La cuota, si es de renting: anotada en la ficha para que el coste mensual sea el de verdad.
  • Los préstamos, con kilómetros: cada cesión guarda los kilómetros antes y después y el nivel del depósito: sabes cuánto rodó y cómo volvió.
De un vistazo

Qué apuntas, dónde vive y qué obtienes

Qué apuntas Dónde vive Qué obtienes
Un repostaje Pestaña Repostajes de la ficha, ligado al albarán de compra del carburante El gasto en carburante por vehículo y el consumo real entre repostajes
Una multa Pestaña Sanciones y multas: ficha, lista y gestión documental Quién conducía, dónde fue y la notificación adjunta para el recurso
El conductor Conductor habitual en la ficha, con su tabla de conductores Saber quién lleva cada vehículo, sin preguntar por el taller
Las caducidades del chófer Ficha del vehículo del cliente: permiso, tacógrafo, CAP, tarjeta de transportes Avisar a tiempo al cliente de flota: servicio y facturación recurrente
El seguro Hasta 4 seguros por vehículo, con sus coberturas anotadas Saber si la multa la pelea tu póliza: defensa de multas, retirada de permiso
La cuota de renting Campo renting de la ficha del vehículo propio El coste mensual de verdad: cuota, carburante y mantenimiento
Un préstamo Historial de préstamos: kilómetros antes y después, nivel del depósito Quién lo tenía en cada fecha y cómo lo devolvió
Sigue por aquí

La flota, dentro del taller completo

Vehículos de cortesía y préstamos

La misma flota, cuando se presta desde la O.R.

Historial del vehículo

El otro historial: todo lo que se le ha hecho a cada matrícula

Mantenimiento preventivo e ITV

Los avisos que convierten caducidades en citas
Míralo en vídeo

La flota y los vehículos propios en movimiento

Del canal @FuturoInformaticaSL. Consulta la playlist completa de talleres y la de formación.

Vehículos de sustitución sin líos

Tu flota propia, controlada desde el programa

GestFuturo: presentación del software

Visión general del programa de taller

Impresión de listados en GestFuturo

Los datos de tus vehículos, en listados e informes
Preguntas frecuentes

Sobre flotas, repostajes y multas

¿Qué vehículos puedo controlar como flota en GestFuturo?
Tres tipos. Los vehículos propios del taller —el coche de cortesía, la grúa, la furgoneta de recogida—, que se dan de alta en la ventana de vehículos propios con su ficha completa. Los vehículos de renting, que se identifican en esa misma ficha con su cuota. Y los vehículos de tus clientes: cada matrícula tiene su ficha y su historial, así que la flota de un cliente transportista se controla vehículo a vehículo, con su conductor y sus caducidades.
¿Cómo se registra un repostaje?
De dos maneras. Desde la pestaña Repostajes de la ficha del vehículo, con el botón de nuevo repostaje: fecha, concepto, kilómetros, importe y proveedor. O desde donde ya trabajas: el repostaje queda ligado a la línea del albarán de compra del carburante, con su proveedor y su número de albarán, y aparece en la ficha del vehículo sin volver a teclearlo.
¿Puedo saber cuánto gasto en combustible con cada vehículo?
Sí. La pestaña Repostajes acumula el total de gastos en carburante del vehículo y tiene un filtro por fechas para acotar el periodo: el mes, el trimestre o el año. Además, cada repostaje guarda los kilómetros del vehículo en ese momento, así que entre un repostaje y el siguiente ves los kilómetros recorridos y lo que han costado: el consumo real de cada matrícula, no el del catálogo.
¿Qué datos guarda cada multa?
La fecha de la multa, el concepto, el lugar, el conductor y las observaciones. Cada vehículo tiene su ficha de multa, la lista de todas sus sanciones y una pestaña de gestión documental propia: adjuntas la notificación o el boletín escaneado y lo recuperas con un clic cuando llega el recurso o la reclamación. Es el mismo criterio de la gestión documental del resto del programa: el papel, pegado a la ficha que le corresponde.
¿Cómo sé quién conducía cuando llegó la multa?
La ficha del vehículo guarda el conductor habitual, y cada multa se registra con su conductor. Si el vehículo estaba prestado, el historial de préstamos y de entregas como vehículo de sustitución guarda las fechas de salida y devolución de cada cesión: con la fecha de la infracción localizas quién lo tenía ese día para identificar al conductor ante tráfico.
¿Sirve para vehículos de renting?
Sí. La ficha del vehículo propio permite indicar que el vehículo es de renting y anotar su cuota. A partir de ahí se controla igual que uno en propiedad: sus repostajes, sus multas, su mantenimiento y sus seguros, de forma que sabes lo que te cuesta de verdad cada mes, cuota incluida.
¿Y para las flotas de mis clientes, con camiones?
La ficha del vehículo del cliente guarda el conductor y sus fechas clave: el permiso de conducir, la tarjeta de tacógrafo del conductor, el CAP y la tarjeta de transportes. Además, los datos adicionales se configuran por tipo de vehículo, de modo que un camión pide unos datos y un turismo otros. Cada matrícula de la flota tiene su historial de reparaciones y su mantenimiento con avisos, igual que cualquier vehículo del taller.
¿Queda apuntado si el seguro cubre las multas?
Sí. Cada vehículo propio admite hasta cuatro seguros, y de cada uno se anotan sus coberturas: entre ellas, la defensa de multas y la retirada de permiso, además de lunas, robo, incendio o asistencia en viaje. Cuando llega una sanción, ves al momento si alguna de tus pólizas la pelea por ti.

Deja de guardar los tickets de gasoil en la guantera

Cuéntanos qué vehículos tienes —propios, de renting o las flotas de tus clientes— y te enseñamos en una demo cómo GestFuturo apunta cada repostaje con sus kilómetros, registra cada multa con su conductor y su documento, y te dice lo que cuesta cada matrícula.

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