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Tu flota de sustitución, bajo control

Presta el coche de cortesía sin perderle la pista

Dejar un coche de sustitución fideliza al cliente, pero prestarlo sin control sale caro: no sabes cuál está libre, con cuánta gasolina volvió ni quién lo llevaba el día de la multa. En GestFuturo la flota de cortesía se gestiona desde la propia orden de reparación: compruebas la disponibilidad entre dos fechas, entregas el coche con sus kilómetros y su combustible apuntados, y registras la devolución con fecha y hora.

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1 clic

«Comprobar disponibilidad» te dice qué coches están libres entre dos fechas

2 mapas

El estado de la carrocería, marcado a la entrega y a la devolución

10 pestañas

Seguros, multas, repostajes, mantenimiento… la vida de cada vehículo propio

+30 años

De talleres prestando coches de cortesía con GestFuturo

Tu flota, dada de alta una vez

Cada coche de cortesía tiene su ficha, como un vehículo más del taller

Antes de prestar nada, la flota se da de alta en la ventana de vehículos propios, en la pestaña Taller. Es la ficha de siempre: botón añadir, datos del vehículo y guardar. A partir de ahí, ese coche existe para el programa y puede asignarse a cualquier cliente desde sus órdenes de reparación.

  • Matrícula, fecha de matriculación y bastidor: la identidad del vehículo, la misma que usa el historial por matrícula.
  • Marca, modelo y descripción: «Vehículo Cortesía 1», «Furgoneta de préstamo»… como tú lo llames en el taller.
  • Potencia, combustible, color y tipo de vehículo: para saber qué le ofreces a cada cliente.
  • Vehículo activo y color en el planning: marcas si está operativo y con qué color se distingue de un vistazo.
No es solo prestarlo

Saber lo que cada coche de cortesía te cuesta de verdad

Un coche de cortesía también reposta, pasa la ITV, se asegura y a veces recibe multas. Todo eso vive en las pestañas de su ficha, no en una libreta.

Permisos y caducidades

Las fechas de caducidad de los permisos de circulación —ITV, permiso internacional…— guardadas en la ficha para que ningún coche de préstamo circule con los papeles vencidos.

Seguros y siniestros

Los seguros del vehículo, con sus datos, y los siniestros que haya tenido. Si un coche de cortesía vuelve con un golpe, el expediente queda en su ficha.

Sanciones y multas

Las multas que lleguen a nombre del taller se registran en el vehículo, y el historial de préstamos te dice quién lo conducía ese día para identificar al conductor.

Repostajes

Cada repostaje con su fecha, kilómetros, concepto, importe y proveedor, el total de gastos en carburante acumulado y un filtro por fechas para acotar el periodo.

Mantenimiento y reparaciones

Lo que se le hace al vehículo propio y lo que cuesta. Tus coches pasan revisión igual que los de tus clientes, con el mismo mantenimiento preventivo.

Entregas y préstamos

El historial de entregas como vehículo de sustitución en órdenes de reparación y los préstamos del vehículo: quién lo tuvo, desde cuándo y hasta cuándo.

El diferenciador

El préstamo se gestiona desde la propia orden de reparación

No hay un módulo aparte que rellenar: la ventana de órdenes de reparación tiene su pestaña «Vehículo de Sustitución». El coche del cliente entra al taller y, en la misma pantalla donde gestionas su reparación, le asignas el de cortesía y controlas la entrega y la devolución.

  • Comprueba la disponibilidad: indicas fecha de salida y fecha prevista de devolución, y el programa lista solo los vehículos libres entre esas fechas.
  • Entrega con datos: kilómetros y nivel de combustible con los que sale el coche, modificables en el momento de dárselo al cliente.
  • Estado de la carrocería: se marca sobre un mapa del vehículo, con un panel para la entrega y otro para la devolución, y sus observaciones.
  • Devolución con fecha y hora: un botón registra la entrega real; la fecha prevista puede modificarse si el cliente necesita más días, y la asignación puede eliminarse.

El préstamo queda ligado a la orden de reparación del cliente, así que sigue el mismo ciclo que ya conoces: cita, presupuesto, O.R., albarán y factura. Lo tienes explicado en la página de órdenes de reparación.

Quién, desde cuándo y hasta cuándo

Si llega una multa, sabes quién conducía

Las multas de un coche de cortesía llegan a nombre del taller, y sin registro de préstamos toca tirar de memoria. En GestFuturo cada entrega queda apuntada con sus fechas: la ficha del vehículo propio guarda las entregas como vehículo de sustitución en órdenes de reparación y los préstamos del vehículo.

  • Historial por vehículo: cada cesión con su orden de reparación, su cliente y sus fechas de salida y devolución.
  • Fecha de la infracción → conductor: localizas qué cliente tenía el coche ese día para identificar al conductor.
  • La multa, registrada: la pestaña de sanciones y multas del vehículo deja constancia de cada sanción.
  • También sin reparación: los préstamos del vehículo cubren las cesiones que no cuelgan de una O.R.

Llega una multa del 2 de mayo…

  • Multa · 02/05 · 0001 AAASanción recibida a nombre del taller. ¿Quién llevaba el coche de cortesía?
  • Historial de entregas del 0001 AAALa ficha del vehículo lista sus cesiones, con las fechas de salida y devolución de cada una.
  • Del 30/04 al 03/05 · O.R. con vehículo de sustituciónEse día el coche estaba entregado al cliente de esa orden de reparación: conductor identificado y multa registrada en la ficha.
La flota, a la vista

Tus coches propios, en el día a día del taller

Los vehículos propios no viven aislados: están en la misma pestaña Taller que el planning, las ubicaciones y los tiempos de operarios. Cada uno tiene su color en el planning para distinguirlo de un vistazo, y el propio escritorio del programa avisa cuando uno de tus coches tiene una revisión pendiente.

  • Color en el planning: cada vehículo de cortesía se identifica por su color en la planificación del taller.
  • Aviso de revisión pendiente: el escritorio muestra un aviso cuando un vehículo propio tiene una revisión de vehículo pendiente.
  • Vehículo activo o no: si un coche se vende o está de baja, se desmarca y deja de ofrecerse.
  • Mantenimiento como uno más: el plan de mantenimiento puede copiarse de otro vehículo, con sus avisos de ITV y revisiones.
Planning del taller Vehículos propios 1 revisión de vehículo pendiente

Un préstamo, de principio a fin

1

El coche del cliente entra al taller. Se abre su orden de reparación y el cliente pide un coche de cortesía.

2

Disponibilidad y asignación. Fechas de salida y devolución prevista, «Comprobar disponibilidad» y el vehículo libre queda asignado a la O.R.

3

Entrega con datos. Kilómetros, nivel de combustible y estado de la carrocería sobre el mapa del vehículo, con observaciones.

4

Devolución registrada. Fecha y hora reales, combustible y carrocería a la vuelta. El coche vuelve a estar disponible para el siguiente préstamo.

De un vistazo

La ficha del vehículo propio, pestaña a pestaña

Pestaña Qué guarda Para qué te sirve
Ficha Matrícula, bastidor, marca, modelo, potencia, combustible, color, tipo y si está activo Dar de alta el coche de cortesía y ofrecerlo desde las órdenes de reparación
Permisos Fechas de caducidad de los permisos de circulación (ITV, permiso internacional…) Que ningún coche de préstamo circule con los papeles caducados
Ficha técnica Los datos técnicos del vehículo Tener la información del coche a mano sin buscar la documentación
Seguros Los seguros del vehículo con sus datos Saber cómo está asegurado cada coche que prestas
Siniestros Los siniestros del vehículo propio El expediente de cada golpe, en la ficha del coche
Sanciones y multas Las multas recibidas por el vehículo Registrarlas y cruzarlas con el historial de préstamos para identificar al conductor
Repostajes Fecha, kilómetros, concepto, importe y proveedor de cada repostaje, con el total de gastos Controlar el gasto en carburante de la flota de cortesía, filtrable por fechas
Mantenimiento y reparaciones El mantenimiento realizado al vehículo y su coste Saber lo que cuesta mantener cada coche en la calle
Entregas en O.R. Las entregas como vehículo de sustitución en órdenes de reparación Saber quién tuvo el coche, con qué orden y en qué fechas
Préstamos del vehículo Los préstamos del vehículo Registrar también las cesiones que no cuelgan de una reparación
Sigue por aquí

El coche de cortesía, dentro del taller completo

El ciclo de la orden de reparación

Donde vive la pestaña de vehículo de sustitución

Aseguradoras y convenios

El siniestro también gestiona su vehículo de sustitución

Mantenimiento preventivo e ITV

Tus coches propios también pasan revisión
Preguntas frecuentes

Sobre vehículos de cortesía y préstamos

¿Cómo doy de alta un vehículo de cortesía en GestFuturo?
Desde la ventana de vehículos propios, en la pestaña Taller. Se crea como cualquier ficha: botón añadir, matrícula, fecha de matriculación, marca, modelo, descripción, potencia, combustible, color y bastidor, y guardar. A partir de ese momento el vehículo forma parte de tu flota de sustitución y puede asignarse a los clientes desde las órdenes de reparación.
¿Cómo asigno un coche de sustitución a un cliente?
Desde la propia orden de reparación. En la parte superior de la ventana de órdenes de reparación está la pestaña «Vehículo de Sustitución»: pulsas el botón de asignar, indicas la fecha de salida y la fecha prevista de devolución, compruebas la disponibilidad, eliges uno de los vehículos libres de la lista y lo asignas. El préstamo queda ligado a esa orden y a ese cliente.
¿Cómo sé qué vehículos de cortesía están libres en unas fechas?
Con el botón «Comprobar disponibilidad» de la ventana de asignación. Indicas la fecha y hora de salida y la fecha prevista de devolución, y el programa muestra la lista de vehículos de sustitución disponibles entre esas fechas. Así no prestas un coche que ya está comprometido con otro cliente.
¿Qué se apunta al entregar el vehículo al cliente?
La fecha de entrega, los kilómetros y el nivel de combustible con el que sale el vehículo, que pueden modificarse en el momento de la entrega. Además, el estado de la carrocería se marca sobre un mapa del vehículo, con un panel para la entrega y otro para la devolución, y un campo de observaciones en cada uno. Si el coche vuelve con un golpe, queda constancia de cómo salió.
¿Cómo registro la devolución del vehículo de sustitución?
Con el botón «Devolución del Vehículo de Sustitución» del panel de la orden de reparación: solo hay que introducir la fecha y la hora reales de entrega y aceptar. También puedes modificar la fecha prevista de devolución si el cliente lo necesita más días, anotar los kilómetros y el combustible con los que vuelve, o eliminar la asignación si al final no se lleva el coche.
¿Qué pasa si llega una multa de un coche de cortesía?
La ficha del vehículo propio guarda el historial de entregas en órdenes de reparación y los préstamos del vehículo, con sus fechas de salida y devolución. Con la fecha de la infracción localizas qué cliente tenía el coche ese día para identificar al conductor. La propia ficha tiene además una pestaña de sanciones y multas donde queda registrada.
¿Puedo saber lo que me cuesta la flota de cortesía?
Sí. Cada vehículo propio registra sus repostajes de carburante con fecha, kilómetros, concepto, importe y proveedor, con el total de gastos acumulado y filtro por fechas, y su mantenimiento y reparaciones con su coste. Junto con los seguros y las multas, tienes en la ficha lo que te cuesta tener cada coche de cortesía en la calle.
¿Los vehículos propios también controlan ITV, seguros y mantenimiento?
Sí. La ficha del vehículo propio guarda los seguros, los siniestros y las fechas de caducidad de los permisos de circulación, como la ITV o el permiso internacional, además del mantenimiento realizado y su coste. Tus coches de cortesía se controlan igual que los de tus clientes: al fin y al cabo, también pasan revisiones y también caducan sus papeles. Cómo funcionan los avisos lo tienes en la página de mantenimiento preventivo e ITV.

Deja de apuntar los préstamos en una libreta

Cuéntanos cuántos coches de cortesía tienes y te enseñamos en una demo cómo GestFuturo comprueba la disponibilidad, registra cada entrega con sus kilómetros y su combustible, y te dice quién tenía el coche cuando llegó la multa.

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