En la gestión diaria de un taller mecánico es habitual trabajar con piezas de recambio procedentes de diferentes fabricantes y proveedores. En muchas ocasiones, distintas piezas pueden cumplir la misma función y ser válidas como alternativa para una determinada reparación.
Gestionar correctamente estas piezas equivalentes permite al taller disponer de más opciones a la hora de elegir un recambio, especialmente cuando una referencia no está disponible o cuando existe stock de otra pieza equivalente.
En este artículo explicamos qué son las piezas equivalentes, en qué se diferencian de las distintas referencias de un mismo artículo y cómo podemos gestionarlas en GestFuturo, el software de gestión para talleres.
¿Qué son las piezas equivalentes?
Cuando hablamos de piezas equivalentes nos referimos a piezas diferentes que pueden utilizarse para una misma finalidad porque cumplen la misma función dentro de una reparación.
Por ejemplo, imaginemos que necesitamos un amortiguador para un vehículo. Podemos disponer de amortiguadores de diferentes fabricantes que pueden presentar pequeñas diferencias en su diseño, acabado o determinados elementos, pero que son adecuados para realizar la misma función.
En este caso, hablamos de piezas equivalentes.
Esto es diferente de tener varias referencias para una misma pieza.
Diferencia entre referencias de un artículo y piezas equivalentes
Esta distinción es importante a la hora de gestionar correctamente los recambios.
Un mismo artículo físico puede tener diferentes referencias dependiendo del proveedor con el que trabajemos. En ese caso, seguimos hablando de una misma pieza, aunque cada proveedor pueda identificarla mediante una referencia diferente.
Por ejemplo:
- Proveedor A → referencia 12345
- Proveedor B → referencia ABC-987
- Proveedor C → referencia 45678
Las tres referencias pueden corresponder al mismo artículo físico.
En cambio, cuando hablamos de piezas equivalentes, tenemos piezas diferentes que pueden utilizarse como alternativa porque cumplen la misma función.
Esta diferencia es especialmente importante en la gestión del stock y de los documentos del taller.
¿Por qué es útil gestionar piezas equivalentes?
Disponer de las equivalencias de las piezas puede resultar especialmente práctico cuando trabajamos habitualmente con diferentes proveedores y fabricantes.
Imaginemos que tenemos que realizar una reparación y necesitamos una determinada pieza. Al buscarla en el programa podemos comprobar que existe una referencia principal y, además, varias piezas equivalentes.
Si una de ellas no tiene stock, podemos seleccionar otra alternativa disponible.
De esta manera, el taller no tiene que limitarse necesariamente a una única referencia cuando existen otras piezas equivalentes que pueden utilizarse para realizar la reparación.
Esto facilita la gestión de los recambios y permite aprovechar mejor el stock disponible.
Cómo gestionar piezas equivalentes en GestFuturo
GestFuturo permite crear grupos de piezas equivalentes para mantener relacionadas diferentes referencias que pueden utilizarse como alternativas.
El proceso comienza desde la ficha del artículo principal.
Una vez localizado el artículo, encontramos en el menú la opción “Piezas equivalentes”.
Desde este apartado podemos consultar las piezas que ya están asociadas al artículo y añadir nuevas referencias al grupo.
Por ejemplo, podemos tener una pieza principal y dos piezas equivalentes:
Pieza principal: Amortiguador
Pieza equivalente 1: Amortiguador RACE 9009
Pieza equivalente 2: Amortiguador 2
Todas ellas quedan relacionadas dentro del mismo grupo de equivalencias.
Añadir una nueva pieza equivalente
Si necesitamos incorporar otra alternativa, simplemente debemos buscar la referencia correspondiente y añadirla al grupo de piezas equivalentes.
De esta forma, la nueva referencia queda relacionada con las demás.
Esto resulta especialmente útil cuando el taller va ampliando su base de datos de recambios y empieza a trabajar con diferentes fabricantes o proveedores.
Consultar las equivalencias al introducir un recambio
Una de las ventajas de gestionar estas relaciones en GestFuturo es que las equivalencias están disponibles cuando vamos a utilizar el artículo.
Por ejemplo, al introducir la referencia principal en una venta o en una orden de reparación, el programa puede mostrar las piezas equivalentes asociadas.
De esta forma podemos consultar rápidamente las diferentes alternativas y comprobar su disponibilidad.
Si una referencia no tiene stock, podemos seleccionar otra de las piezas equivalentes disponibles.
Así, la información que previamente hemos organizado en la ficha del artículo se convierte en una herramienta práctica para el trabajo diario del taller.
Otro aspecto interesante es que no es necesario introducir siempre la referencia principal.
Si en una orden de reparación introducimos directamente una de las piezas equivalentes, GestFuturo mantiene la relación entre ellas y continúa mostrando las demás equivalencias disponibles.
Esto significa que el usuario puede trabajar con cualquiera de las referencias del grupo sin perder la información sobre las alternativas relacionadas.
En la práctica, podemos comenzar con la referencia principal o directamente con una de sus equivalentes y consultar el resto de opciones cuando sea necesario.
Piezas equivalentes y control del stock
La gestión de equivalencias puede ser especialmente útil para consultar el stock disponible.
Cuando existen varias piezas equivalentes, podemos comprobar cuál de ellas tenemos disponible y seleccionar la alternativa más adecuada para la reparación.
Esto ayuda a aprovechar mejor los recambios existentes en el almacén y puede evitar situaciones en las que descartamos una reparación simplemente porque no disponemos de una determinada referencia cuando sí tenemos disponible otra pieza equivalente.
Para un taller que trabaja con diferentes proveedores y fabricantes, mantener correctamente organizadas estas relaciones puede suponer una importante ayuda en el trabajo diario.
Una gestión de recambios más flexible
La gestión de piezas equivalentes es un buen ejemplo de cómo un programa de gestión para talleres puede adaptarse a la realidad del trabajo diario.
En un taller no siempre se trabaja con una única marca o proveedor. Las referencias pueden cambiar, pueden aparecer nuevas alternativas y la disponibilidad de stock puede variar.
Por eso, disponer de una herramienta que permita relacionar las diferentes piezas equivalentes facilita la búsqueda de recambios y permite tomar decisiones en función de las alternativas disponibles.
Con GestFuturo, estas relaciones quedan registradas en la ficha del artículo y pueden consultarse posteriormente desde los documentos en los que se utilizan las piezas.
Vídeo: cómo gestionar piezas equivalentes en GestFuturo
En el siguiente vídeo mostramos paso a paso cómo funcionan las piezas equivalentes en GestFuturo, desde la consulta de las referencias relacionadas hasta la creación de un grupo de equivalencias y la incorporación de nuevas piezas.
También mostramos qué ocurre cuando introducimos una pieza equivalente directamente en una orden de reparación y cómo podemos consultar las demás referencias relacionadas.
Preguntas frecuentes sobre piezas equivalentes
¿Qué es una pieza equivalente?
Una pieza equivalente es una pieza de recambio diferente que puede utilizarse como alternativa a otra porque cumple la misma función para una determinada aplicación.
¿Es lo mismo una pieza equivalente que una referencia diferente?
No necesariamente. Un mismo artículo puede tener diferentes referencias dependiendo del proveedor. Las piezas equivalentes, en cambio, son piezas diferentes que pueden utilizarse como alternativa porque cumplen la misma función.
¿Para qué sirven las piezas equivalentes en un taller?
Permiten disponer de diferentes alternativas de recambio y seleccionar una u otra en función de factores como la disponibilidad o el stock existente.
¿Se pueden asociar varias piezas equivalentes en GestFuturo?
Sí. GestFuturo permite crear grupos de piezas equivalentes y añadir diferentes referencias para mantenerlas relacionadas.
¿Qué ocurre si introduzco directamente una pieza equivalente?
GestFuturo mantiene la relación con el resto del grupo y permite consultar las demás piezas equivalentes asociadas.
¿Las piezas equivalentes ayudan a gestionar el stock?
Sí. Al poder consultar las diferentes alternativas relacionadas, resulta más sencillo comprobar qué pieza equivalente está disponible y utilizarla cuando sea adecuada para la reparación.
GestFuturo: gestión de recambios para talleres mecánicos
La gestión de piezas equivalentes es una de las muchas funcionalidades que pueden ayudar a un taller a organizar sus artículos, recambios y operaciones diarias.
GestFuturo permite gestionar desde un mismo programa las órdenes de reparación, compras, ventas, artículos, proveedores, stock y facturación, adaptándose a las necesidades de los talleres mecánicos.
Si quieres conocer más funcionalidades de GestFuturo, puedes consultar nuestros vídeos y tutoriales de formación.
