Organizar correctamente las citas de un taller mecánico es fundamental para aprovechar los recursos disponibles y evitar que el trabajo se acumule en determinados momentos del día.
Cuando varios vehículos tienen que entrar en el taller, no basta con conocer la fecha de la cita. También es importante saber cuánto tiempo se estima que ocupará cada trabajo, qué espacio o trabajador estará disponible y qué vehículos están previstos para cada momento.
GestFuturo dispone de un planning de taller que permite visualizar las citas y organizar la carga de trabajo según los recursos disponibles.
En este artículo explicamos cómo funciona y cómo puede ayudar a mejorar la planificación diaria del taller.
El planning del taller en GestFuturo
Desde el apartado Taller podemos acceder al planning, donde se muestran las citas previstas.
La información puede visualizarse de dos maneras:
- En formato de lista.
- En forma de diagrama de barras.
La vista de lista permite consultar las citas siguiendo un orden cronológico, mientras que el diagrama facilita una visión gráfica de la ocupación de los diferentes recursos y del tiempo previsto para cada trabajo.
De esta forma, el responsable del taller puede comprobar rápidamente qué trabajos están previstos y cómo está distribuida la actividad.
¿Qué es un recurso en la planificación de un taller?
Una de las funciones más interesantes del planning es la posibilidad de trabajar con recursos.
Un recurso es cualquier espacio, trabajador o sección que podamos asignar a una cita y que tenga una capacidad de trabajo determinada.
Por ejemplo, un taller puede disponer de:
- Un foso.
- Dos elevadores.
- Una zona específica para neumáticos.
- Un puesto de diagnosis.
- Diferentes mecánicos.
Cada uno de estos elementos puede configurarse como un recurso para organizar las citas.
Esto permite evitar situaciones como asignar simultáneamente dos vehículos al mismo elevador cuando solamente hay capacidad para uno.
La planificación se adapta así a la organización real de cada taller.
¿Qué información podemos incluir en una cita?
Una cita contiene la información necesaria para saber qué vehículo está previsto, cuándo llegará y qué recurso se ha reservado.
Entre los datos principales encontramos:
- Fecha y hora prevista de entrada.
- Fecha y hora prevista de salida.
- Cliente.
- Vehículo.
- Recurso asignado.
- Descripción de la avería o trabajo.
- Tarea.
- Procedencia de la cita.
- Kilómetros del vehículo.
Los campos disponibles pueden adaptarse a las necesidades de cada empresa mediante las tablas auxiliares del programa.
Organizar la carga de trabajo del taller
La principal ventaja de utilizar un planning es disponer de una visión global de la carga de trabajo.
En lugar de gestionar las citas únicamente como una lista de clientes, podemos conocer también qué recursos estarán ocupados y durante cuánto tiempo.
Por ejemplo, si un taller dispone de dos elevadores y un foso, el planning permite distribuir las citas entre esos tres recursos.
Así podemos detectar con antelación:
- Momentos de mayor carga de trabajo.
- Recursos que estarán ocupados.
- Espacios disponibles.
- Solapamientos de citas.
- Trabajos que requieren más tiempo.
- Huecos disponibles para nuevas reparaciones.
Esta información facilita la toma de decisiones a la hora de aceptar nuevas citas.
¿Se puede cambiar una cita de fecha?
Sí.
Las citas pueden modificarse cuando cambian las circunstancias.
Por ejemplo, si un cliente no puede acudir el día inicialmente previsto y acuerda una nueva fecha, podemos modificar la cita desde el propio planning.
También podemos cambiar el recurso asignado.
De esta manera, si un trabajo estaba previsto inicialmente en un elevador y posteriormente necesitamos asignarlo a otro espacio, podemos actualizar la planificación sin tener que crear una nueva cita.
De la cita a la orden de reparación
La cita informa de que un cliente tiene previsto llevar su vehículo al taller, pero eso no significa necesariamente que la orden de reparación tenga que estar creada desde el primer momento.
Cuando el vehículo llega al taller, GestFuturo permite convertir la cita en una orden de reparación.
Esto evita tener que volver a introducir los datos del cliente, vehículo y cita.
Una vez creada la orden de reparación, podemos continuar con la gestión del trabajo:
- Indicar las zonas del vehículo.
- Añadir trabajos.
- Registrar tiempos de los operarios.
- Incorporar trabajos realizados por terceros.
- Añadir recambios.
- Registrar pagos a cuenta.
- Completar la reparación.
Una vez finalizado el trabajo, la orden puede cerrarse generando el correspondiente albarán de venta o la factura.
Imprimir el plan de trabajo del taller
El planning también permite obtener un listado del plan de trabajo para un determinado rango de fechas.
El documento puede incluir información como:
- Fecha y hora de entrada.
- Fecha y hora de salida.
- Cliente.
- Vehículo.
- Tipo de tarea.
- Descripción del trabajo.
Esto puede resultar especialmente útil cuando el responsable del taller quiere disponer de la planificación sin tener que permanecer delante del ordenador.
El listado puede utilizarse como apoyo para distribuir las tareas entre los mecánicos y conocer qué trabajos deben realizarse durante la jornada.
Una planificación adaptada a cada taller
No todos los talleres trabajan de la misma manera.
Algunos organizan sus citas principalmente por elevadores o fosos. Otros pueden necesitar distribuir el trabajo por mecánicos, secciones o determinados puestos de trabajo.
Por eso, disponer de recursos configurables permite adaptar el planning a la estructura de cada empresa.
El objetivo es que la herramienta de planificación refleje cómo funciona realmente el taller.
¿Por qué es importante planificar la carga de trabajo?
Una buena planificación permite anticiparse a los problemas en lugar de reaccionar cuando ya se han producido.
Conocer de antemano qué vehículos están previstos, qué trabajos se van a realizar y qué recursos estarán ocupados facilita la organización del equipo y ayuda a aprovechar mejor la capacidad disponible.
Además, disponer de la información centralizada evita depender exclusivamente de agendas en papel, notas o información que cada trabajador pueda tener por separado.
Preguntas frecuentes sobre la planificación de citas de un taller
¿Se pueden visualizar las citas de un taller en un planning?
Sí. GestFuturo dispone de un planning específico para visualizar las citas previstas y organizar los recursos del taller.
¿Qué es un recurso en un taller mecánico?
Un recurso es un espacio, trabajador o sección que puede asignarse a una cita para organizar la capacidad de trabajo disponible.
¿Se puede asignar una cita a un elevador?
Sí. Los elevadores, fosos u otros espacios de trabajo pueden configurarse como recursos y asignarse a las citas.
¿Se puede cambiar la fecha de una cita?
Sí. Una cita puede modificarse para trasladarla a otra fecha y mantener así actualizada la planificación.
¿Se puede cambiar el recurso asignado a una cita?
Sí. Es posible modificar la cita y asignarla a otro recurso disponible.
¿Se puede convertir una cita en una orden de reparación?
Sí. Cuando llega el vehículo al taller, la cita puede convertirse en una orden de reparación sin tener que volver a introducir los datos necesarios.
¿Se puede imprimir el planning del taller?
Sí. GestFuturo permite obtener un listado del plan de trabajo para un rango de fechas con información de las citas y los trabajos previstos.
GestFuturo: planificación y gestión integral del taller
La planificación de citas es una parte importante de la gestión diaria de un taller mecánico.
Con GestFuturo, las citas pueden relacionarse con los recursos disponibles y posteriormente continuar su recorrido hacia la orden de reparación y la gestión de la reparación.
De esta forma, la información se mantiene integrada durante todo el proceso y se evita duplicar datos.
En el siguiente vídeo mostramos paso a paso cómo funciona el planning de citas y cómo organizar la carga de trabajo de un taller con GestFuturo.
