Los vehículos de sustitución o coches de cortesía son un servicio habitual en muchos talleres mecánicos. Permiten que el cliente pueda continuar desplazándose mientras su vehículo permanece en reparación, pero también generan una serie de tareas de gestión que conviene tener controladas.
¿Qué vehículo se ha prestado? ¿A qué cliente? ¿Cuándo se entregó? ¿Con cuántos kilómetros? ¿Cuándo estaba previsto devolverlo? ¿Cuántos kilómetros tenía al regresar?
Llevar un registro de toda esta información facilita la gestión diaria del taller y permite consultar posteriormente el historial de utilización de cada vehículo.
Con GestFuturo es posible gestionar este proceso desde el propio programa de gestión del taller, relacionando el vehículo de sustitución con la orden de reparación del cliente.
Dar de alta los vehículos de sustitución
El primer paso para gestionar los coches de cortesía es tenerlos registrados en el programa.
Desde el apartado Taller podemos acceder a la sección de vehículos de sustitución y crear los vehículos que el taller pone a disposición de sus clientes.
Además de la matrícula, marca y modelo, es posible registrar otros datos relacionados con el vehículo, como información sobre las llaves, documentación técnica o seguro.
De esta manera, el taller dispone de una ficha específica para cada vehículo de sustitución.
Esto resulta especialmente útil cuando se dispone de varios coches de cortesía, ya que permite mantener organizada la información de toda la flota.
Asignar un vehículo de sustitución a una orden de reparación
Una vez que los vehículos están dados de alta, podemos asignarlos a los clientes que necesiten uno durante la reparación de su vehículo.
La asignación se realiza desde la propia orden de reparación.
En la pestaña correspondiente al vehículo de sustitución podemos seleccionar cuál se va a entregar al cliente.
El programa permite conocer los datos del vehículo que se está asignando y registrar información como los kilómetros o el nivel de combustible.
Así, la entrega queda relacionada con la reparación del cliente.
Registrar la entrega del coche de cortesía
Cuando se entrega el vehículo, es importante dejar constancia de las condiciones en las que se realiza el préstamo.
Entre otros datos, podemos controlar los kilómetros y el nivel de combustible del vehículo en el momento de la entrega.
Esta información permite disponer de una referencia para comprobar posteriormente el estado del vehículo cuando sea devuelto.
Contrato de préstamo del vehículo
GestFuturo permite imprimir el contrato correspondiente al préstamo del vehículo de sustitución.
El documento incluye los datos necesarios para identificar tanto al taller como al cliente y al vehículo prestado.
También incorpora las cláusulas correspondientes al préstamo y espacios para las firmas de las partes, de forma que quede constancia de la entrega y posteriormente de la devolución.
Las condiciones del documento pueden adaptarse a las necesidades del taller.
El objetivo es que el préstamo quede documentado y que tanto el cliente como el taller dispongan de una referencia sobre la entrega del vehículo.
Registrar la devolución del vehículo
Cuando el cliente devuelve el coche de cortesía, volvemos a la orden de reparación y registramos la devolución.
En ese momento podemos indicar los nuevos datos del vehículo, como los kilómetros realizados y el nivel de combustible.
Por ejemplo, si el vehículo tenía 45.126 kilómetros cuando se entregó y vuelve con 45.289 kilómetros, esa información queda registrada en el proceso de devolución.
De esta forma, el taller puede mantener un control de la utilización de cada vehículo de sustitución.
Consultar el historial de entregas y devoluciones
Una de las funciones más interesantes es la posibilidad de consultar posteriormente las entregas y devoluciones de un vehículo.
Desde el apartado de vehículos de sustitución podemos seleccionar un vehículo concreto y consultar su historial.
Esto permite conocer cuándo fue prestado, a qué cliente estaba asignado y cuándo se produjo la devolución.
La información puede resultar especialmente útil cuando el taller necesita comprobar qué ocurrió con un vehículo durante un determinado periodo.
¿Para qué sirve conocer quién tenía un vehículo de sustitución?
Disponer de un historial de entregas y devoluciones aporta trazabilidad.
Por ejemplo, imaginemos que el taller recibe una comunicación relacionada con una multa o sanción correspondiente a un periodo en el que uno de sus vehículos de cortesía estaba prestado.
Consultando el historial podemos comprobar qué cliente tenía asignado el vehículo durante esas fechas.
Si además el taller dispone de la información necesaria del conductor, podrá utilizar esos datos para realizar las gestiones que correspondan.
Naturalmente, la actuación concreta ante una sanción dependerá de las circunstancias y de los requisitos aplicables en cada caso. El programa facilita la localización de la información registrada, pero no sustituye las obligaciones legales del taller o del titular del vehículo.
Controlar los vehículos de sustitución evita depender de anotaciones manuales
Cuando un taller dispone de varios coches de cortesía, gestionar los préstamos mediante notas, hojas de cálculo o documentos independientes puede hacer que resulte difícil conocer rápidamente la situación de cada vehículo.
Un sistema integrado permite relacionar la información con la reparación del cliente y mantener un historial de las operaciones.
De esta forma podemos saber:
- Qué vehículos de sustitución tiene el taller.
- Qué vehículo se ha asignado a cada cliente.
- Cuándo se ha realizado una entrega.
- Cuándo se ha producido una devolución.
- Los kilómetros registrados.
- El nivel de combustible.
- Qué cliente tenía un vehículo durante un periodo determinado.
Esta información facilita tanto la gestión diaria como las consultas posteriores.
Vehículos de sustitución integrados con la gestión del taller
Una de las ventajas de gestionar los vehículos de cortesía desde el mismo programa utilizado para las órdenes de reparación es que no necesitamos mantener la información en sistemas separados.
La asignación del vehículo se realiza desde la propia orden de reparación y el préstamo queda relacionado con el cliente y su reparación.
Así, el proceso puede seguir un flujo sencillo:
Orden de reparación → asignación del vehículo → entrega → préstamo → devolución → historial
Esto facilita el control y reduce la necesidad de duplicar información.
Preguntas frecuentes sobre vehículos de sustitución en talleres
¿Se pueden gestionar vehículos de sustitución con GestFuturo?
Sí. GestFuturo permite dar de alta los vehículos de sustitución y gestionar sus entregas y devoluciones desde el programa.
¿Se puede asignar un coche de cortesía desde una orden de reparación?
Sí. El vehículo de sustitución puede asignarse directamente desde la orden de reparación del cliente.
¿Se pueden registrar los kilómetros del vehículo de sustitución?
Sí. Los kilómetros pueden registrarse tanto en el momento de la entrega como en la devolución del vehículo.
¿Se puede controlar el combustible del coche de cortesía?
Sí. El nivel de combustible puede quedar registrado durante el proceso de entrega y devolución.
¿Se puede imprimir un contrato de préstamo del vehículo?
Sí. GestFuturo permite imprimir el contrato de préstamo con los datos del cliente y del vehículo, incluyendo las cláusulas correspondientes y los espacios para las firmas.
¿Se puede saber quién tenía un vehículo de sustitución en una fecha determinada?
Sí. El historial de entregas y devoluciones permite consultar qué cliente tenía asignado un determinado vehículo durante un periodo.
¿Para qué sirve el historial de un vehículo de sustitución?
Permite consultar las entregas y devoluciones realizadas y disponer de información sobre la utilización del vehículo a lo largo del tiempo.
Gestionar los coches de cortesía de forma organizada
Los vehículos de sustitución forman parte de la actividad diaria de muchos talleres y su gestión requiere algo más que entregar unas llaves.
Registrar correctamente las entregas y devoluciones, controlar los kilómetros y el combustible, disponer de un contrato de préstamo y conservar el historial de utilización ayuda al taller a mantener toda la información organizada.
Con GestFuturo, este proceso se integra con la gestión de las órdenes de reparación, permitiendo controlar desde un mismo programa tanto el trabajo realizado en el vehículo del cliente como el vehículo de sustitución que se le ha proporcionado durante la reparación.
En este vídeo mostramos paso a paso cómo dar de alta un vehículo de sustitución, asignarlo a una orden de reparación, generar el contrato, registrar la devolución y consultar posteriormente su historial.
