Gestionar correctamente el stock de recambios es fundamental para el funcionamiento diario de un taller. No basta con saber cuántas unidades de un artículo hay físicamente en el almacén: también es importante conocer qué piezas están reservadas para órdenes de reparación, cuáles están pendientes de recibir de un proveedor y qué cantidad queda realmente disponible para nuevos trabajos.
En este artículo explicamos cómo GestFuturo permite controlar estos conceptos y cómo automatiza parte del proceso de compra de recambios, desde la necesidad detectada en una orden de reparación hasta la recepción del material.
¿Qué aprenderás?
- Cómo diferencia GestFuturo entre stock, stock reservado y stock disponible.
- Qué función tienen el stock mínimo y el stock óptimo.
- Cómo reservar recambios para una orden de reparación.
- Cómo generar pedidos automáticos a proveedores.
- Cómo crear un pedido de proveedor directamente desde una orden de reparación.
- Cómo recibir los artículos y relacionarlos con la reparación correspondiente.
- Cómo consultar la trazabilidad de los pedidos y albaranes de compra.
Stock, stock mínimo, stock óptimo y stock disponible
En la ficha de un artículo con control de existencias, GestFuturo permite consultar diferentes cantidades que ayudan a conocer la situación real del recambio.
El stock representa las unidades que existen en el taller en ese momento.
El stock mínimo establece la cantidad por debajo de la cual el programa avisa. De esta forma, el taller puede detectar que las existencias están llegando a un nivel que puede resultar insuficiente.
Por su parte, el stock óptimo indica la cantidad que se considera conveniente mantener en existencias.
Pero existe otro dato especialmente importante: los artículos reservados.
Cuando un recambio se introduce en una orden de reparación, GestFuturo no lo descuenta inmediatamente del stock físico. Lo mantiene como reservado hasta que la reparación se cierra y las piezas pasan al correspondiente albarán o factura.
Esto permite diferenciar entre las unidades que físicamente tenemos y las que ya están comprometidas para otros trabajos.
Por ejemplo, si tenemos 10 unidades de un recambio y hay 7 reservadas para una orden de reparación, el stock sigue siendo de 10 unidades, pero solamente quedan 3 unidades disponibles para otras reparaciones.
Esta diferencia evita que un trabajador pueda considerar disponibles unas piezas que ya están destinadas a otra reparación.
¿Por qué se reservan los recambios?
La reserva resulta especialmente útil cuando la reparación todavía no ha comenzado físicamente.
Imaginemos que un presupuesto contiene varios recambios y posteriormente se convierte en una orden de reparación. El cliente puede haber aceptado el trabajo, pero el vehículo todavía no ha entrado en el taller.
Las piezas necesarias quedan reservadas para esa reparación. De esta manera, aunque todavía no se hayan retirado físicamente del almacén, el programa tiene en cuenta que están comprometidas.
Así, otros usuarios pueden conocer la situación real de las existencias antes de utilizar esos recambios en otra orden.
Cuando la reparación se completa y se genera el documento correspondiente, las piezas dejan de estar reservadas y pasan a descontarse definitivamente del stock.
El stock mínimo como aviso de necesidad de compra
El stock mínimo también ayuda a detectar cuándo es necesario reponer un artículo.
Por ejemplo, si tenemos establecido un stock mínimo de 3 unidades y utilizamos 2 unidades en una nueva orden de reparación cuando solamente quedan 3 disponibles, GestFuturo avisa de que se ha alcanzado el stock mínimo.
El programa permite continuar con la operación, pero el aviso sirve para detectar que será necesario reponer existencias.
Esto resulta especialmente útil en artículos de consumo habitual que interesa mantener disponibles en el almacén.
Generar pedidos automáticos a proveedores
Una de las funciones más interesantes es la posibilidad de generar pedidos automáticos a proveedores.
Desde la gestión de artículos podemos consultar qué recambios necesitan un pedido y seleccionar el proveedor correspondiente.
GestFuturo tiene en cuenta las existencias, las cantidades reservadas y el stock óptimo para calcular las unidades que sería necesario pedir.
Por ejemplo, si tenemos 3 unidades en stock, pero 2 están reservadas, y nuestro stock óptimo es de 20 unidades, el programa calcula las necesidades teniendo en cuenta que esas 2 unidades ya están comprometidas.
El objetivo no es simplemente reponer las unidades que faltan físicamente, sino realizar el pedido necesario para recuperar el nivel de existencias deseado.
Una vez calculadas las necesidades, GestFuturo puede generar el pedido al proveedor.
Crear un pedido directamente desde una orden de reparación
Además del pedido automático basado en las necesidades del almacén, GestFuturo permite generar un pedido directamente desde una orden de reparación.
Esta opción resulta especialmente práctica cuando sabemos que necesitamos determinados recambios para un trabajo concreto.
Desde la propia orden de reparación podemos seleccionar los artículos que queremos pedir y generar el pedido a proveedor.
El programa puede trabajar con un rango de documentos y permite determinar qué líneas se quieren incluir en el pedido.
De esta manera, el proceso de compra queda vinculado al trabajo que ha originado la necesidad del recambio.
Del pedido del proveedor a la recepción del material
Una vez generado el pedido, cuando el proveedor entrega los recambios podemos realizar su recepción en GestFuturo y generar el correspondiente albarán de compra.
Cuando el pedido se originó desde una orden de reparación, el programa conserva esa relación.
Esto permite consultar desde el pedido la orden de reparación que lo originó y, posteriormente, desde la orden de reparación, acceder al albarán de compra correspondiente.
Así se mantiene una relación entre los diferentes documentos del proceso:
Orden de reparación → Pedido a proveedor → Albarán de compra
Esta trazabilidad permite saber de dónde procede una determinada compra y para qué reparación se solicitó.
Recepciones parciales y asignación de recambios
No siempre es necesario que un pedido se reciba completo de una sola vez.
GestFuturo permite generar un albarán parcial cuando solamente llega una parte de los artículos solicitados.
Además, cuando un pedido se realizó directamente desde un artículo y no estaba asociado inicialmente a una orden de reparación concreta, los artículos recibidos pueden asignarse posteriormente a una o varias órdenes de reparación.
Por ejemplo, si se reciben 19 unidades de un recambio y solamente necesitamos 5 para una nueva reparación, podemos asignar esas 5 unidades a dicha orden.
El albarán refleja entonces la división de las cantidades: una parte queda asociada a la reparación y el resto permanece disponible.
Esto permite adaptar la recepción de mercancía a las necesidades reales del taller.
Consultar los movimientos de un recambio
La ficha del artículo también permite consultar sus movimientos.
Podemos revisar los pedidos realizados, las órdenes de reparación en las que se ha utilizado o reservado el artículo y los albaranes relacionados.
Esta información resulta útil para conocer el movimiento de un recambio y comprobar tanto las compras como las ventas o consumos realizados.
De esta forma, no solamente sabemos cuánto stock tenemos, sino también cómo se ha movido el artículo a través de los diferentes documentos de gestión.
Una gestión del stock conectada con las órdenes de reparación
La principal ventaja de este sistema es que el almacén no funciona de manera independiente de las reparaciones.
Las necesidades de recambios pueden surgir directamente de las órdenes de reparación, quedar reservadas para esos trabajos, generar pedidos a proveedores y posteriormente vincularse con los albaranes de compra cuando se reciben.
Esto proporciona un mayor control sobre los recambios y ayuda a evitar dos problemas habituales en el taller: considerar disponible una pieza que ya está comprometida para otra reparación y olvidar pedir un artículo necesario para un trabajo.
Conclusión
Una buena gestión del almacén no consiste únicamente en controlar cuántas piezas hay físicamente en las estanterías. También es necesario saber qué artículos están reservados, cuáles están pendientes de recibir y qué cantidad queda realmente disponible.
Con GestFuturo, el control de stock, las reservas de recambios, los pedidos a proveedores y las órdenes de reparación pueden formar parte de un mismo flujo de trabajo.
Además, la posibilidad de generar pedidos automáticamente según las necesidades de stock o directamente desde una orden de reparación permite agilizar las compras y mantener relacionada la documentación del proceso.
El resultado es un mayor control sobre los recambios y una trazabilidad completa entre las reparaciones, los pedidos realizados a proveedores y los albaranes de compra.
