Gestionar los pagos a proveedores de forma organizada es una parte importante de la tesorería de cualquier empresa. Cuando existen varios vencimientos pendientes, preparar las transferencias una a una puede resultar una tarea repetitiva y aumentar el riesgo de cometer errores.
Con GestFuturo es posible preparar una remesa de pago a proveedores y generar el fichero XML con las órdenes de transferencia que posteriormente podremos utilizar con nuestra entidad bancaria.
En este tutorial mostramos cómo crear una remesa de pago, seleccionar las facturas que queremos incluir, comprobar los datos bancarios de los proveedores y generar el fichero definitivo.
¿Qué aprenderás en este tutorial?
- Dónde gestionar las remesas de pago a proveedores en GestFuturo.
- Cómo consultar los vencimientos pendientes de pago.
- Cómo crear una nueva remesa copiando los datos de una remesa anterior.
- Cómo seleccionar las facturas que queremos incluir en el pago.
- Qué dato de la ficha del proveedor es imprescindible para generar la transferencia.
- Cómo solucionar un error cuando un proveedor no tiene informado su IBAN.
- Cómo eliminar una factura de una remesa.
- Cómo generar el fichero XML de transferencias.
- Dónde localizar el fichero generado para enviarlo al banco.
¿Dónde se gestionan las remesas de pago en GestFuturo?
La gestión de las remesas de pago se encuentra dentro del apartado Tesorería, donde se centralizan las operaciones relacionadas con cobros y pagos.
Dentro de este menú encontramos las opciones de Remesas bancos, orientada a las operaciones de cobro a clientes, y Pagos a proveedores, desde donde podemos preparar los pagos correspondientes a proveedores y acreedores.
En la pantalla de pagos podemos consultar la previsión de pagos, donde aparecen los importes pendientes de abonar y sus correspondientes vencimientos.
Esto permite conocer qué pagos tenemos pendientes antes de preparar la remesa.
Crear una remesa de pago automática
GestFuturo permite introducir los datos de una remesa manualmente, pero cuando ya hemos realizado anteriormente una operación similar existe una opción especialmente práctica: copiar los datos de una remesa anterior.
De esta forma no es necesario volver a introducir todos los datos de la empresa y de la cuenta desde la que se realizarán las transferencias.
Podemos partir de una remesa ya existente y utilizarla como base para crear la nueva, modificando después los datos que correspondan.
Entre los datos que podemos indicar encontramos:
- La empresa desde la que se realiza el pago.
- La cuenta corriente.
- El concepto de la transferencia.
- La descripción.
- El nombre del fichero.
- La fecha de ejecución, es decir, la fecha prevista para que el banco realice los abonos.
Copiar una remesa anterior permite agilizar especialmente esta operación cuando los datos generales se mantienen y únicamente cambian los pagos que queremos incluir.
Seleccionar las facturas que queremos pagar
Una vez preparados los datos de la remesa, podemos seleccionar los documentos que queremos incluir.
GestFuturo permite realizar la selección atendiendo a los vencimientos de pago pendientes o indicando determinados números de factura.
En este último caso hay que tener en cuenta un detalle importante: el número que se utiliza para localizar la factura de compra es el número de registro interno de GestFuturo, no necesariamente el número de factura que aparece en el documento emitido por el proveedor.
Una vez seleccionados los documentos, podemos crear la remesa y comprobar las líneas que forman parte de ella.
El IBAN del proveedor es imprescindible
Antes de generar el fichero de transferencias es importante comprobar que los proveedores o acreedores incluidos en la remesa tienen correctamente informado su número de cuenta bancaria o IBAN en su ficha.
Este dato es necesario para poder generar correctamente la orden de transferencia.
Por ejemplo, si uno de los proveedores incluidos en la remesa no tiene definido su IBAN, GestFuturo mostrará un aviso al intentar generar el fichero.
En ese caso tenemos dos posibilidades:
- Acceder a la ficha del proveedor y completar o corregir su cuenta bancaria.
- Si ese pago no debe incluirse en la remesa actual, quitar el documento de la remesa.
Este control permite detectar el problema antes de generar el fichero que se enviará al banco.
Cómo quitar una factura de una remesa
Puede ocurrir que hayamos incluido un documento que finalmente no queremos pagar en esa remesa.
En ese caso podemos situarnos sobre la línea correspondiente y utilizar la opción para quitar el documento.
La factura seguirá existiendo en GestFuturo, pero dejará de formar parte de esa remesa de pago.
Esto resulta especialmente útil cuando estamos revisando los vencimientos y queremos ajustar exactamente qué documentos se incluyen en cada orden de pago.
Generar el fichero XML de transferencias
Una vez revisados los documentos, los importes y la fecha de ejecución, podemos generar el fichero de transferencias en formato XML.
Si todos los datos necesarios son correctos, GestFuturo genera el fichero correspondiente a la remesa.
El archivo queda almacenado en la carpeta configurada para las remesas de proveedores. Desde ahí podremos localizarlo y utilizarlo para realizar la operativa correspondiente con nuestra entidad bancaria.
En el vídeo se muestra precisamente este proceso completo: desde la creación de la remesa hasta la localización del fichero XML generado.
Una gestión de pagos más organizada
La posibilidad de preparar varios pagos dentro de una misma remesa facilita la gestión de la tesorería y evita tener que preparar cada transferencia individualmente.
Además, GestFuturo permite detectar durante el proceso algunos de los datos que impedirían generar correctamente el fichero, como la ausencia del IBAN de un proveedor.
De esta manera podemos revisar los vencimientos, seleccionar los documentos que queremos abonar, corregir posibles datos pendientes y generar finalmente el fichero de transferencias.
🎥 Vídeo: cómo generar una remesa de pago a proveedores en GestFuturo
En este vídeo puedes ver paso a paso cómo preparar una remesa de pagos, seleccionar las facturas, comprobar el IBAN de los proveedores y generar el fichero XML de transferencias.
Conclusión
Las remesas de pago permiten agrupar y organizar las transferencias correspondientes a varios proveedores o acreedores.
Con GestFuturo podemos partir de los vencimientos pendientes, reutilizar los datos de remesas anteriores, seleccionar las facturas que queremos incluir y comprobar que los proveedores disponen de la información bancaria necesaria.
Una vez revisada la remesa, el programa genera el fichero XML de transferencias que podremos utilizar para continuar la operación con nuestro banco.
Así, la gestión de los pagos queda integrada dentro de la tesorería de GestFuturo y se reduce el trabajo manual necesario para preparar las transferencias.
Preguntas frecuentes
¿Dónde se gestionan las remesas de pago a proveedores en GestFuturo?
Las remesas de pago se gestionan desde Tesorería > Pagos a proveedores, donde podemos consultar los vencimientos pendientes y preparar las órdenes de pago.
¿Se pueden copiar los datos de una remesa anterior?
Sí. GestFuturo permite crear una remesa automática copiando los datos de una remesa anterior, evitando tener que introducir de nuevo toda la información general.
¿Qué ocurre si un proveedor no tiene IBAN?
Al intentar generar el fichero de transferencias, GestFuturo avisará de que no puede generar correctamente la orden para ese proveedor. Será necesario informar su cuenta bancaria o quitar el documento de la remesa si no queremos incluirlo.
¿Se puede eliminar una factura de una remesa?
Sí. Podemos seleccionar la línea correspondiente y utilizar la opción de quitar el documento de la remesa sin eliminar la factura del programa.
¿En qué formato se genera el fichero de la remesa?
El fichero de transferencias se genera en formato XML para utilizarlo posteriormente en la operativa bancaria correspondiente.
