¿Has emitido una factura y te has dado cuenta de que contiene un dato incorrecto? Puede tratarse del titular, del vehículo, de la descripción de un recambio o incluso de un precio que se ha quedado sin introducir. En estas situaciones, saber cómo corregir una factura en GestFuturo te ayudará a gestionar la incidencia de forma adecuada.
Sin embargo, antes de modificar cualquier dato, es importante comprobar el estado de la factura. No es lo mismo una factura que todavía no se ha contabilizado ni enviado a un sistema fiscal que otra cuyos datos ya se han remitido.
En este artículo te explicamos cómo funciona la modificación de facturas en GestFuturo, qué elementos puedes corregir y qué debes tener en cuenta cuando trabajas con Veri*Factu o TicketBAI.
¿Se puede modificar una factura emitida en GestFuturo?
GestFuturo permite modificar determinadas facturas emitidas siempre que no se encuentren en alguno de los estados que impiden su modificación directa.
Antes de empezar, hay que comprobar tres aspectos:
- Contabilización: la factura no debe haberse asentado en contabilidad.
- Veri*Factu: la factura no debe haberse enviado a este sistema.
- TicketBAI: la factura no debe haberse enviado al sistema correspondiente del País Vasco.
Estas comprobaciones son fundamentales para saber si podemos trabajar directamente sobre la factura o si debemos recurrir a otro procedimiento.
La razón es que la gestión comercial, la contabilidad y los registros de facturación deben mantener la coherencia. Una modificación no puede dejar diferencias entre la información de la factura y los registros que ya se hayan generado.
¿Cuándo se envía una factura a contabilidad?
En GestFuturo, el asiento contable de una factura puede realizarse mediante las opciones disponibles para asentar una factura individual o para realizar el asiento por rango.
Por eso, si necesitas corregir una factura, comprueba primero si ya se ha contabilizado.
Esta comprobación es especialmente importante en empresas que realizan el asiento de varias facturas de forma conjunta, ya que es posible que una factura haya quedado contabilizada aunque se emitiera hace poco tiempo.
¿Cuándo se envía una factura a Veri*Factu o TicketBAI?
En el funcionamiento que mostramos en el vídeo, el envío se produce al utilizar la opción de impresión de la factura, incluso cuando se selecciona una impresión por pantalla o la exportación a PDF.
El sistema transmite los datos correspondientes y recibe la información necesaria para generar el código QR que aparece en la factura.
Por tanto, imprimir una factura en pantalla o generar un PDF también puede desencadenar el envío. No debes considerar estas opciones como una simple vista previa sin consecuencias.
Cuando aparece el código QR correspondiente, es una señal de que se ha iniciado el proceso de envío descrito en el tutorial. Para comprobar el estado concreto de una factura, conviene consultar también la información de envío disponible en el programa.
Cómo modificar una factura en GestFuturo paso a paso
Si la factura cumple las condiciones necesarias para su modificación directa, podemos corregir distintos elementos desde la propia pantalla de facturación.
1. Modificar los datos de la cabecera
La cabecera contiene información como el titular de la factura, los datos del vehículo, la numeración o la fecha.
Para modificar uno de estos datos:
- Accede a la factura que necesitas corregir.
- Comprueba que se encuentra en un estado que permite su modificación.
- Utiliza la opción de edición correspondiente al dato que quieres cambiar.
- Introduce la información correcta.
- Guarda los cambios.
Por ejemplo, si hemos seleccionado por error un titular y necesitamos sustituirlo por el correcto, podemos editar ese dato y guardar la modificación.
Lo mismo sucede con otros datos de la cabecera, siempre que el estado de la factura permita realizar el cambio.
2. Corregir las líneas del desglose
También es posible trabajar sobre los conceptos que componen la factura.
Desde la barra de herramientas correspondiente al desglose puedes editar las líneas y realizar operaciones como las siguientes:
- Cambiar la descripción de un recambio o servicio.
- Corregir un precio que se ha introducido de forma incorrecta.
- Añadir nuevos conceptos.
- Eliminar líneas que no deban aparecer.
- Modificar otros datos disponibles en la línea.
Imagina que has añadido varios recambios a una factura y descubres que uno de ellos se ha quedado sin precio. Si la factura todavía admite modificaciones, puedes editar la línea, introducir el importe correcto y guardar el cambio.
De esta forma, el desglose reflejará los conceptos y precios que realmente corresponden a la operación.
3. Cambiar el orden de impresión de los conceptos
GestFuturo también permite modificar el orden en el que aparecen las líneas al imprimir la factura.
El programa utiliza un número de orden asociado a cada concepto. Este número determina la posición en la que se muestra la línea en el documento impreso.
Si necesitas que un filtro de aceite aparezca antes que el aceite, por ejemplo, puedes modificar el número de orden para situarlo por delante.
Una característica útil es que el orden admite valores decimales. Así, si una línea tiene asignado el número 3, puedes cambiarlo por 0,5 para situarla antes de las líneas con números superiores.
Una vez guardado el cambio, puedes comprobar el resultado en la impresión de la factura.
Esta opción permite organizar mejor los conceptos, por ejemplo, separando visualmente la mano de obra de los materiales o agrupando los elementos de una forma más clara para el cliente.
¿Qué ocurre si la factura ya se ha enviado a Veri*Factu?
Cuando una factura ya ha generado y enviado su registro de facturación, no debemos modificarla como si todavía estuviera pendiente de emisión.
La normativa de los sistemas informáticos de facturación exige preservar la integridad e inalterabilidad de los registros generados. La Agencia Tributaria contempla procedimientos específicos para corregir errores, que pueden implicar la generación de un nuevo registro, una factura rectificativa o, cuando corresponda, un registro de anulación.
El procedimiento depende del tipo de error y de los datos que sea necesario corregir.
Por ejemplo, si el error afecta a datos de la factura que requieren una rectificación fiscal, habrá que emitir la factura rectificativa correspondiente. En otros supuestos pueden existir mecanismos de subsanación o anulación.
Por eso, antes de actuar, es importante identificar qué se ha enviado y qué tipo de corrección resulta procedente.
¿Y si la factura se ha enviado mediante TicketBAI?
TicketBAI dispone igualmente de procedimientos para gestionar facturas que ya se han remitido a la Hacienda Foral correspondiente.
Según el caso y la Diputación Foral competente, puede ser necesario emitir una factura rectificativa, realizar una anulación o utilizar un mecanismo de subsanación cuando esté previsto.
No debe darse por hecho que todas las facturas enviadas pueden corregirse de la misma manera. Es importante seguir el procedimiento aplicable a cada territorio y al tipo de error.
Precauciones al realizar pruebas con facturas
Si estás aprendiendo a utilizar las opciones de facturación de GestFuturo, evita hacer pruebas con facturas reales que puedan enviarse a Veri*Factu o TicketBAI.
Como hemos visto, el envío puede producirse al imprimir, incluso si solo quieres visualizar el documento en pantalla o generar un PDF.
Para practicar, utiliza los procedimientos y entornos de prueba que correspondan, y comprueba siempre el estado de la factura antes de realizar cualquier operación.
¿Qué aprenderás con este vídeo de GestFuturo?
- Cuándo puedes modificar directamente una factura.
- Cómo comprobar si se ha contabilizado o enviado.
- Cómo cambiar los datos del titular y del vehículo.
- Cómo editar, añadir o eliminar líneas del desglose.
- Cómo corregir precios y descripciones.
- Cómo ordenar los conceptos para su impresión.
- Qué debes tener en cuenta si la factura ya se ha enviado a Veri*Factu o TicketBAI.
Conclusión
Corregir una factura en GestFuturo es una operación sencilla cuando la factura todavía se encuentra en un estado que permite modificarla directamente. Desde la propia pantalla puedes actualizar datos de la cabecera, corregir líneas del desglose y ajustar el orden de impresión.
La clave está en comprobar siempre el estado de la factura antes de realizar cambios. Si ya se ha contabilizado o se ha enviado a un sistema fiscal, habrá que seguir el procedimiento que corresponda en lugar de modificarla sin más.
Conocer estas diferencias te ayudará a trabajar con mayor seguridad y a gestionar correctamente la facturación de tu empresa o taller.
Preguntas frecuentes sobre la modificación de facturas en GestFuturo
¿Puedo cambiar el titular de una factura en GestFuturo?
Sí, siempre que la factura se encuentre en un estado que permita su modificación directa. Si ya se ha enviado a un sistema fiscal, debes comprobar qué procedimiento de corrección corresponde.
¿Puedo modificar el precio de una línea de factura?
GestFuturo permite editar los precios de las líneas en las facturas que admiten modificaciones. Si la factura ya se ha enviado, no debes cambiar el importe sin seguir el procedimiento fiscal correspondiente.
¿Imprimir una factura en PDF puede enviarla a Veri*Factu o TicketBAI?
En el funcionamiento mostrado en este tutorial, sí. La opción de impresión puede iniciar el envío aunque se seleccione la visualización en pantalla o la exportación a PDF.
¿Qué hago si ya he enviado una factura con errores?
Debes comprobar qué dato es incorrecto y aplicar el procedimiento que corresponda: rectificación, subsanación o anulación, según el caso y el sistema fiscal aplicable.
¿Puedo cambiar el orden de los conceptos de una factura?
Sí, en las facturas que admiten modificaciones puedes ajustar el número de orden de las líneas. GestFuturo permite utilizar decimales para situar un concepto antes de otro.
¿Quieres conocer más funcionalidades de GestFuturo? Visita nuestro canal de YouTube y descubre los vídeos formativos con ejemplos prácticos para gestionar tu empresa o taller.
