En este vídeo aprenderás a:
- Localizar rápidamente cualquier documento mediante las casillas de búsqueda.
- Buscar información directamente en las listas.
- Filtrar documentos utilizando búsquedas por rango.
- Combinar varios criterios con las búsquedas anidadas.
- Consultar todos los documentos relacionados con un artículo
En el día a día de un taller mecánico es habitual tener que localizar rápidamente una factura, un albarán, una orden de reparación o un presupuesto. Un cliente llama para consultar una reparación realizada hace meses, es necesario comprobar un recambio instalado anteriormente o simplemente queremos revisar un documento sin perder tiempo navegando entre cientos de registros.
Para facilitar este trabajo, GestFuturo incorpora diferentes sistemas de búsqueda que permiten localizar cualquier documento en cuestión de segundos, independientemente del volumen de información que gestione el taller.
En este artículo te mostramos todas las opciones disponibles para encontrar la información que necesitas de forma rápida y eficiente.
Vídeo: Cómo buscar cualquier documento en GestFuturo
¿Por qué es importante utilizar correctamente las búsquedas?
Con el paso del tiempo, un taller acumula miles de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y órdenes de reparación.
Si localizar un documento requiere varios minutos, esa pérdida de tiempo acaba afectando a la productividad del negocio.
Dominar las herramientas de búsqueda de GestFuturo permite:
- Encontrar cualquier documento en pocos segundos.
- Consultar reparaciones anteriores de un vehículo.
- Revisar rápidamente el historial de un cliente.
- Localizar documentos mediante diferentes criterios.
- Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Búsqueda rápida por los campos principales
La forma más sencilla de localizar información consiste en utilizar el buscador disponible en la parte superior de las listas.
Dependiendo del documento con el que estemos trabajando, podremos buscar por diferentes campos, como por ejemplo:
- Número de documento.
- Número interno.
- Referencia.
- Cliente.
- Proveedor.
- Concepto.
Basta con escribir una parte del texto para que GestFuturo filtre automáticamente los registros que cumplen esa condición.
Buscar utilizando cualquier columna
No siempre necesitamos buscar por los campos predeterminados.
En muchas ocasiones resulta más útil localizar documentos por el importe, el total pendiente, una referencia concreta o cualquier otra información visible en las columnas.
GestFuturo permite utilizar cualquiera de esas columnas como criterio de búsqueda, facilitando la localización de información muy específica sin necesidad de realizar búsquedas complejas.
Búsquedas avanzadas con varios criterios
En determinadas situaciones un único filtro no es suficiente.
Por ejemplo:
- Buscar todos los albaranes de un proveedor concreto cuyo número contenga una determinada secuencia.
- Localizar documentos de un cliente dentro de un periodo específico.
- Filtrar únicamente determinados tipos de operaciones.
Mediante la búsqueda avanzada (tecla F4) es posible combinar varios criterios simultáneamente para obtener resultados mucho más precisos.
Esta función resulta especialmente útil cuando la base de datos contiene miles de documentos.
Búsquedas por rango
Otra de las herramientas más prácticas es la búsqueda por rango.
Gracias a ella es posible localizar documentos comprendidos entre determinados valores.
Por ejemplo:
- Facturas entre 500 € y 1.000 €.
- Albaranes emitidos entre dos fechas.
- Documentos comprendidos entre dos números.
Este sistema facilita enormemente la localización de información cuando conocemos un intervalo aproximado.
Consultar en qué documentos aparece un artículo
Una función especialmente interesante consiste en consultar todos los movimientos asociados a un artículo o recambio.
Desde la ficha del artículo podemos acceder a los movimientos registrados en:
- Presupuestos.
- Pedidos.
- Órdenes de reparación.
- Albaranes.
- Facturas.
Esto permite conocer rápidamente dónde se ha utilizado un determinado componente y acceder directamente al documento correspondiente.
Consultar el historial completo de un vehículo
Otra de las funciones más utilizadas en los talleres es el historial del vehículo.
Antes de realizar una nueva reparación resulta muy útil comprobar las intervenciones realizadas anteriormente.
Desde la orden de reparación podemos acceder al historial completo del vehículo y revisar:
- Reparaciones anteriores.
- Piezas sustituidas.
- Trabajos realizados.
- Observaciones.
- Fechas de intervención.
Además, es posible buscar palabras concretas dentro del historial, como por ejemplo «aceite», «embrague», «distribución» o cualquier otro concepto relacionado con las reparaciones realizadas.
Esta información resulta de gran ayuda para ofrecer una mejor atención al cliente y evitar duplicar trabajos ya efectuados.
Casos prácticos
Estas herramientas de búsqueda son especialmente útiles en situaciones como las siguientes:
- Un cliente llama preguntando por una reparación realizada hace varios meses.
- Necesitamos localizar una factura para tramitar una garantía.
- Queremos comprobar cuándo se sustituyó un determinado recambio.
- Buscamos todas las reparaciones relacionadas con un cambio de aceite.
- Deseamos revisar el historial completo de un vehículo antes de preparar un presupuesto.
En todos estos casos, utilizar correctamente las opciones de búsqueda de GestFuturo permite ahorrar tiempo y trabajar con mayor seguridad.
Conclusión
Las herramientas de búsqueda de GestFuturo están diseñadas para que localizar cualquier documento sea una tarea rápida y sencilla, incluso cuando el taller gestiona un gran volumen de información.
Dominar estas funciones no solo mejora la productividad diaria, sino que también facilita la atención al cliente y el acceso inmediato al historial de reparaciones, artículos y documentos.
Si todavía no utilizas todas las posibilidades que ofrecen las búsquedas de GestFuturo, te recomendamos ponerlas en práctica. Descubrirás que encontrar cualquier información puede llevar apenas unos segundos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo buscar documentos por cliente o proveedor?
Sí. GestFuturo permite localizar documentos utilizando diferentes criterios de búsqueda, como cliente, proveedor, número de documento, referencia o concepto.
¿Es posible combinar varios filtros?
Sí. La búsqueda avanzada permite aplicar varios criterios simultáneamente para obtener resultados mucho más precisos.
¿Puedo buscar documentos por importe?
Sí. GestFuturo incorpora búsquedas por rango que permiten localizar documentos comprendidos entre determinados importes o valores.
¿Cómo puedo consultar el historial de un vehículo?
Desde la orden de reparación puedes acceder al historial completo del vehículo y revisar todas las intervenciones realizadas anteriormente.
¿Puedo saber en qué reparaciones se ha utilizado un recambio?
Sí. Desde la ficha del artículo es posible consultar todos sus movimientos y acceder directamente a los documentos donde ha sido utilizado.
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