La gestión de los empleados es una parte fundamental de la actividad diaria de cualquier taller mecánico. Además de disponer de sus datos básicos, es importante poder controlar sus horarios, costes, tiempos de trabajo y productividad.
GestFuturo dispone de una ficha de empleados desde la que podemos gestionar toda esta información y utilizarla posteriormente en diferentes partes del programa, como el control de tiempos, el registro de jornada o los informes de rentabilidad.
En este artículo vamos a repasar las principales opciones disponibles en la ficha de empleados y cómo podemos utilizar esta información para conocer mejor el funcionamiento y la rentabilidad del taller.
¿Qué aprenderás en este artículo?
- Qué información podemos registrar en la ficha de un empleado.
- Cómo gestionar contratos, horarios, vacaciones y ausencias.
- Cómo controlar la jornada y la asistencia de los empleados.
- Qué diferencia existe entre controlar tiempos y controlar asistencias.
- Qué son las horas productivas.
- Cómo calcular los costes de mano de obra.
- Cómo analizar la rentabilidad por empleado.
- Cómo consultar las horas productivas y facturadas.
- Cómo guardar documentos en la ficha del empleado.
¿Qué información podemos gestionar en la ficha de empleados?
Desde la ficha de empleados de GestFuturo podemos registrar y consultar diferentes datos relacionados con cada trabajador.
Además de la información básica del empleado, podemos introducir datos como:
- Número de contrato.
- Fecha de alta.
- Número de Seguridad Social.
- Sueldo bruto mensual.
- Coste por hora.
- Costes prorrateados.
- Coste mensual del empleado.
- Datos bancarios.
- Observaciones.
- Horario de trabajo.
- Ausencias.
- Vacaciones.
- Información relacionada con las nóminas.
- Incidencias.
De esta forma, la información del empleado queda centralizada en una única ficha y puede utilizarse para diferentes funciones del programa.
Control de tiempos y asistencia de los empleados
La ficha de empleados también permite configurar diferentes opciones relacionadas con el control del trabajo realizado.
En este apartado encontramos, entre otras, las opciones de controlar tiempos, controlar asistencias y computar como horas productivas.
Aunque puedan parecer conceptos similares, cada una de ellas tiene una finalidad diferente.
Controlar tiempos
La opción de controlar tiempos está relacionada con el trabajo realizado dentro del programa de gestión del taller.
Por ejemplo, cuando un empleado utiliza la ventana de fichaje para registrar el tiempo empleado en una orden de reparación, GestFuturo puede identificarlo mediante su código.
Esto permite conocer qué empleado está trabajando en una determinada orden y registrar los tiempos correspondientes.
Controlar asistencias
El control de asistencias está relacionado con el registro de la jornada laboral.
Los empleados pueden utilizar su código para registrar las entradas y salidas del negocio, permitiendo llevar un control de su presencia y de las horas realizadas.
De esta manera podemos diferenciar entre el tiempo que un empleado permanece en el taller y el tiempo que realmente dedica a trabajos que posteriormente podemos considerar productivos.
Computar como horas productivas
Las horas productivas son aquellas horas que consideramos que pueden ser facturables al cliente.
Esta información resulta especialmente interesante para un taller mecánico porque permite comparar las horas disponibles o productivas con las horas que finalmente se han facturado.
Por ejemplo, si un empleado dispone de determinadas horas productivas durante una jornada, podremos comprobar posteriormente cuántas de ellas se han convertido realmente en horas facturadas.
¿Por qué es importante conocer las horas productivas?
No todas las horas de presencia de un empleado tienen por qué convertirse en horas facturables.
Un trabajador puede dedicar parte de su jornada a tareas que no generan directamente horas de mano de obra facturables: organización, limpieza, preparación de herramientas, pausas, desplazamientos dentro del taller u otras tareas.
Por este motivo, conocer únicamente las horas de presencia no siempre es suficiente para analizar la rentabilidad del negocio.
Con GestFuturo podemos comparar diferentes datos y obtener una visión más completa:
Horas de presencia → Horas productivas → Horas facturadas
La diferencia entre estos valores nos permite conocer mejor cómo se están aprovechando las horas disponibles y detectar posibles desviaciones.
Analizar la rentabilidad de la mano de obra
Una de las posibilidades más interesantes de esta información es su utilización en los informes de rentabilidad.
GestFuturo puede tener en cuenta el coste de los empleados y las horas productivas para calcular el coste de la mano de obra asociado a la actividad del taller.
De esta forma podemos relacionar los trabajos realizados y facturados con el coste que supone la mano de obra necesaria para realizarlos.
En un informe de rentabilidad podemos obtener información como:
- Horas productivas.
- Horas facturadas.
- Coste de la mano de obra.
- Coste de los repuestos.
- Importe facturado.
- Beneficio bruto.
- Margen obtenido.
Esto permite disponer de una visión más completa de la rentabilidad de la actividad del taller.
Rentabilidad de mano de obra por operario
Además de analizar la rentabilidad general, GestFuturo permite consultar información relacionada con cada empleado.
Por ejemplo, podemos seleccionar un determinado periodo y un operario para conocer la evolución de sus horas de trabajo.
El informe puede mostrar información como:
- Horas de presencia.
- Horas productivas.
- Horas no productivas.
- Horas de descanso.
- Diferencias entre presencia y productividad.
- Total de horas del periodo.
Esta información resulta especialmente útil para conocer cómo está evolucionando el rendimiento de cada trabajador y compararlo con los objetivos establecidos por el taller.
No se trata únicamente de saber cuántas horas permanece un empleado en el negocio, sino de conocer cómo se aprovechan esas horas y qué parte de ellas se transforma en trabajo facturable.
Controlar la situación de los empleados
GestFuturo también dispone de herramientas que permiten consultar la situación de los empleados en un determinado momento.
Podemos conocer, por ejemplo, si un empleado se encuentra trabajando en una orden de reparación o si está en un periodo de tiempo no productivo.
Esta información proporciona una visión rápida de la actividad del personal y puede resultar especialmente útil en talleres con varios trabajadores.
Evolución de las horas y de la facturación
Otra posibilidad es analizar la evolución de las horas de trabajo y relacionarla con la facturación y el coste de la mano de obra.
Estos datos permiten observar cómo evoluciona la productividad del taller y detectar situaciones en las que las horas disponibles no se están convirtiendo en horas facturadas al ritmo esperado.
Para el responsable del taller, disponer de esta información facilita la toma de decisiones y ayuda a identificar dónde pueden existir oportunidades de mejora.
Gestión documental de los empleados
La ficha de empleados también permite mantener asociada la documentación correspondiente a cada trabajador.
Por ejemplo, podemos guardar en la ficha una copia del DNI, contrato u otros documentos que necesitemos tener disponibles.
De esta forma, la documentación queda vinculada directamente al empleado y podemos localizarla cuando sea necesario sin tener que buscarla en diferentes carpetas o ubicaciones.
La gestión documental integrada en el programa facilita así el acceso a la información y ayuda a mantener organizada la documentación de la empresa.
Privacidad de la información de los empleados
La ficha de empleados puede contener información privada y sensible, por lo que es importante controlar quién puede acceder a ella.
GestFuturo permite establecer contraseñas para los accesos correspondientes, evitando que otros empleados puedan consultar información que no deberían tener disponible.
Esto resulta especialmente importante cuando hablamos de datos relacionados con sueldos, cuentas bancarias, contratos o información personal.
Vídeo: cómo gestionar la ficha de empleados en GestFuturo
En este vídeo mostramos de forma práctica las principales opciones disponibles en la ficha de empleados de GestFuturo.
Explicamos cómo gestionar los datos del trabajador, controlar horarios y asistencias, registrar información sobre vacaciones y ausencias, calcular costes, utilizar las horas productivas y consultar diferentes informes de rentabilidad y productividad.
También mostramos cómo guardar documentos directamente en la ficha del empleado.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de empleados en GestFuturo
¿Qué información se puede guardar en la ficha de un empleado?
En la ficha podemos registrar información del empleado y del contrato, fecha de alta, Seguridad Social, sueldo, costes por hora, datos bancarios, horarios, vacaciones, ausencias, nóminas, incidencias y otra información relacionada.
¿GestFuturo permite controlar la jornada laboral?
Sí. La opción de control de asistencias permite registrar las entradas y salidas de los empleados mediante su código y llevar un control de la jornada laboral.
¿Qué son las horas productivas?
Son las horas que el taller considera que pueden ser facturables. Permiten comparar el tiempo disponible para realizar trabajos con las horas que finalmente se han facturado.
¿Se puede conocer la rentabilidad de cada empleado?
Sí. GestFuturo permite obtener informes de rentabilidad y consultar información relacionada con las horas de presencia, horas productivas, horas facturadas y costes de mano de obra.
¿Se pueden guardar documentos en la ficha del empleado?
Sí. Podemos asociar documentos a la ficha del empleado, como una copia del DNI, el contrato u otra documentación que necesitemos conservar.
¿Cuál es la diferencia entre controlar tiempos y controlar asistencias?
El control de tiempos está relacionado con el tiempo dedicado a trabajos y órdenes de reparación, mientras que el control de asistencias permite registrar la presencia del empleado y sus entradas y salidas del negocio.
Conclusión
La ficha de empleados de GestFuturo permite centralizar una gran cantidad de información relacionada con los trabajadores del taller.
Además de almacenar sus datos básicos, podemos gestionar horarios, ausencias, vacaciones, costes, control de jornada, tiempos de trabajo y documentación, así como utilizar esta información para analizar las horas productivas y la rentabilidad de la mano de obra.
Conocer la diferencia entre las horas de presencia, las horas productivas y las horas facturadas permite obtener una visión más precisa de cómo se está aprovechando el tiempo de trabajo y de la rentabilidad real del taller.
Si utilizas GestFuturo y quieres conocer otras funciones del programa, puedes consultar nuestros vídeos formativos y tutoriales, donde seguimos mostrando de forma práctica las diferentes herramientas disponibles.
Y si hay alguna función que te gustaría que explicáramos en un próximo vídeo, puedes hacérnosla llegar. Estaremos encantados de preparar nuevos contenidos que ayuden a nuestros usuarios a sacar el máximo partido a GestFuturo.
