¿Necesitas saber cuántas unidades de una pieza has comprado, cuántas has vendido o por qué ha cambiado su stock? Consultar los movimientos de almacén de un artículo permite conocer las operaciones que han afectado a sus existencias y localizar los documentos relacionados con cada movimiento.
En un taller mecánico o en cualquier otro tipo de negocio, llevar un control adecuado de los recambios y/o existencias es fundamental para trabajar con información actualizada y detectar posibles diferencias entre las existencias registradas y las que realmente tenemos en el almacén.
GestFuturo permite consultar el historial de movimientos en albaranes de cada artículo, revisar las entradas y salidas registradas y acceder directamente al documento que ha originado una operación. Además, desde la propia ficha del artículo es posible ajustar sus existencias mediante la función de ajuste de stock.
En este artículo explicamos cómo realizar estas consultas y cómo registrar un ajuste de inventario en el programa.
¿Qué información podemos consultar en los movimientos de almacén?
El historial de movimientos permite revisar las operaciones registradas en los albaranes que afectan a un artículo.
Entre ellas encontramos:
- Albaranes de compra: reflejan las entradas de mercancía procedentes de proveedores.
- Albaranes de venta: permiten consultar las salidas de artículos asociadas a las ventas.
- Albaranes de inventario: documentan los ajustes realizados para corregir las existencias de un artículo.
Esta información ayuda a comprobar cómo ha evolucionado el stock y a identificar las operaciones que explican sus variaciones.
1. Acceder a los movimientos de un artículo
Para consultar el historial, accedemos al apartado Almacén, dentro de la opción Artículos, y localizamos la referencia que queremos revisar.
Podemos buscarla por su descripción o introducir directamente su código de artículo. Una vez localizada, abrimos su ficha.
Dentro de la ficha encontraremos la pestaña Movimientos en albaranes, desde la que podemos consultar el historial de operaciones relacionadas con ese artículo.
Consultar todos los movimientos o filtrar por fechas
Al acceder a esta pestaña, podemos indicar un rango de fechas para limitar la consulta al periodo que nos interesa.
Por ejemplo, podemos revisar los movimientos de un mes concreto para comprobar las entradas y salidas de una referencia durante ese tiempo.
Si dejamos las fechas en blanco, podremos consultar todo el historial de movimientos en albaranes del artículo.
Una vez definido el periodo, hacemos clic en Ver para mostrar los resultados.
2. Interpretar el historial de movimientos
La pantalla muestra los movimientos registrados para el artículo, incluyendo los albaranes de entrada, los de salida y los correspondientes a inventarios.
En cada registro podemos consultar distintos datos de la operación, entre ellos:
- Fecha del albarán: cuándo se registró el documento.
- Código del tercero: identifica al proveedor o al cliente relacionado con la operación.
- Serie y número del documento: permiten identificar el albarán.
- Cantidad comprada o vendida: muestra las unidades correspondientes a la operación.
- Precio: información económica asociada al movimiento.
- Descripción del artículo en el documento: permite consultar la denominación que se utilizó en ese albarán.
Este último dato resulta especialmente útil cuando la descripción del artículo se ha modificado en un documento. La denominación que aparece en el albarán puede ser diferente de la que figura actualmente en la ficha del artículo.
De esta manera, el historial nos permite consultar tanto los datos de la referencia como la información con la que se registró cada operación.
3. Abrir el albarán relacionado con un movimiento
Si queremos comprobar una operación concreta, no es necesario limitarnos a la información que aparece en el listado.
Podemos localizar el movimiento y hacer doble clic sobre el número de su documento para abrir el albarán correspondiente, siempre que esté disponible para su consulta.
Por ejemplo, si queremos comprobar una venta de tres unidades, podemos localizar el registro en el historial y abrir su albarán de venta.
Así podremos revisar el documento original y confirmar los datos de la operación.
Esta posibilidad facilita el seguimiento de las entradas y salidas, ya que nos permite pasar directamente del historial al documento que ha generado el movimiento.
4. Cómo ajustar las existencias de un artículo
Además de consultar las compras y las ventas, el historial puede mostrar movimientos procedentes de ajustes de inventario.
Estos ajustes permiten reflejar diferencias detectadas entre el stock registrado en el programa y las existencias reales del almacén.
Por ejemplo, podemos descubrir que falta una pieza, que se ha deteriorado una unidad o que tenemos más existencias de las que figuran en GestFuturo.
Para registrar esta corrección, accedemos a la ficha del artículo y seleccionamos la opción Ajustar stock del artículo, disponible en el menú.
Esta función suele estar protegida mediante contraseña, ya que permite modificar las existencias registradas.
Consultar las existencias por almacén
Al acceder al ajuste, el programa muestra el stock del artículo en cada uno de los almacenes.
Esto permite comprobar las unidades registradas en cada ubicación antes de realizar la modificación.
Si trabajamos con varios almacenes, es importante revisar las existencias correspondientes para introducir el nuevo stock que queremos registrar.
Introducir el nuevo stock
En la pantalla de ajuste indicamos la nueva cantidad de unidades que debe tener el artículo.
GestFuturo actualizará las existencias y registrará el movimiento correspondiente mediante un albarán de inventario.
Este documento permite dejar constancia de la diferencia entre el stock anterior y el nuevo, de forma que el ajuste también quede reflejado en el historial del artículo.
Importante: al realizar un ajuste, debemos introducir el stock final que queremos registrar, no simplemente el número de unidades que queremos sumar o restar.
5. Cómo se reflejan los ajustes en el historial
Una vez realizado el ajuste, podemos volver a la pestaña Movimientos en albaranes y pulsar de nuevo en Ver para actualizar la consulta.
El historial mostrará el nuevo movimiento de inventario, que permitirá identificar la modificación realizada.
Por ejemplo, si un artículo tenía 16 unidades registradas y, tras comprobar las existencias, corregimos el stock a 15, el ajuste reflejará una disminución de una unidad.
De esta manera, podemos consultar el cambio y mantener documentada la evolución de las existencias.
Los albaranes de inventario pueden reflejar tanto incrementos como disminuciones: cuando el nuevo stock es superior al anterior, el movimiento aumenta las existencias; cuando es inferior, las reduce.
Vídeo: cómo consultar los movimientos de almacén en GestFuturo
En este vídeo te mostramos el proceso completo: desde la búsqueda de un artículo hasta la consulta de sus movimientos, la apertura de un albarán y la realización de un ajuste de stock.
Conclusión
Consultar los movimientos de almacén de un artículo en GestFuturo permite conocer las operaciones que han afectado a sus existencias, revisar las compras y ventas registradas y localizar los albaranes relacionados con cada movimiento.
Además, la posibilidad de registrar ajustes de inventario desde la propia ficha del artículo facilita la corrección de diferencias entre el stock del programa y las existencias reales.
Con estas herramientas, el taller puede realizar un seguimiento más detallado de sus recambios y disponer de información útil para controlar el almacén.
Preguntas frecuentes sobre los movimientos de almacén en GestFuturo
¿Cómo puedo consultar todos los movimientos de un artículo?
Accede a Almacén > Artículos, localiza la referencia y abre su ficha. En la pestaña Movimientos en albaranes, deja el rango de fechas en blanco y pulsa Ver para consultar todo el historial disponible.
¿Puedo consultar los movimientos de un artículo de un periodo concreto?
Sí. En la pestaña Movimientos en albaranes puedes indicar las fechas de inicio y fin del periodo que quieres revisar y pulsar Ver.
¿Puedo abrir el albarán desde el historial de movimientos?
Sí. Puedes hacer doble clic sobre el número del documento para abrir el albarán relacionado y consultar los detalles de la operación.
¿Cómo puedo corregir el stock de un artículo?
Desde la ficha del artículo, selecciona la opción Ajustar stock del artículo. Introduce las existencias finales que correspondan y confirma el ajuste. El programa actualizará el stock y registrará el movimiento de inventario.
¿Qué es un albarán de inventario?
Es un documento que permite registrar una variación de las existencias como consecuencia de un ajuste de inventario. Puede reflejar un aumento o una disminución del stock y queda incluido en el historial de movimientos del artículo.
¿Los ajustes de inventario quedan registrados?
Sí. Tras confirmar el ajuste, puedes volver a la pestaña Movimientos en albaranes y consultar el movimiento generado, que permite revisar la variación de las existencias.
