Gestionar uno o varios inmuebles en alquiler implica mucho más que emitir periódicamente una factura. Para un arrendador, tener bajo control los contratos, los inquilinos, los cobros, los gastos, las incidencias y la documentación de cada propiedad es fundamental para conocer la situación de su cartera inmobiliaria.
Cuando el número de inmuebles aumenta, también lo hace la cantidad de información que hay que controlar. Disponer de un programa de gestión de alquileres que permita centralizar estos datos puede facilitar considerablemente el trabajo administrativo y ayudar a conocer la rentabilidad de cada inmueble.
Para cubrir estas necesidades, Futuro Informática dispone de GestFuturo Inmuebles, una versión de su software de gestión orientada a empresas y profesionales que gestionan inmuebles en alquiler.
Gestionar los inquilinos y los inmuebles desde una misma aplicación
Una de las bases de la gestión de alquileres es disponer de información organizada sobre cada inquilino y cada inmueble.
En la ficha de los inquilinos se pueden consultar sus datos, información de contacto, datos bancarios, facturas emitidas, cobros pendientes, movimientos contables y documentación asociada.
Por su parte, cada inmueble dispone de su propia información, incluyendo datos como la dirección, fecha e importe de compra, IBI, comunidad, inquilino actual, ingresos, gastos e historial de contratos.
De esta manera, la información queda vinculada al inmueble o al inquilino correspondiente y resulta más sencillo localizarla cuando sea necesario.
Control de los contratos de alquiler
Los contratos son otro de los elementos fundamentales de la gestión inmobiliaria.
GestFuturo Inmuebles permite registrar los contratos asociados a cada propiedad, incluyendo los importes, fianzas, retenciones y observaciones.
Además, los contratos pueden disponer de su propia documentación asociada. Por ejemplo, es posible conservar una copia digital del contrato firmado para tenerla disponible desde la aplicación.
Esta gestión documental también puede utilizarse para almacenar otros archivos relacionados con los inmuebles, los inquilinos o la actividad diaria.
Facturación y control de los cobros
A partir de los contratos se pueden generar las facturas correspondientes a los alquileres.
Las facturas generan sus correspondientes vencimientos en la cartera de cobros, permitiendo controlar qué importes están pendientes y cuáles ya han sido cobrados.
La cartera proporciona información sobre las fechas de los documentos, vencimientos, fechas de cobro y medios de pago utilizados.
Así, el arrendador puede consultar de forma sencilla la situación de los cobros sin tener que revisar cada factura individualmente.
Remesas SEPA para facilitar los cobros
Para aquellos arrendadores que cobran habitualmente los alquileres mediante domiciliación bancaria, GestFuturo Inmuebles permite generar remesas bancarias en formato XML conforme a la normativa SEPA.
El fichero generado puede enviarse posteriormente a la entidad bancaria para tramitar los cobros.
Una vez que la remesa ha sido cobrada, el programa permite gestionar el cobro de los documentos incluidos en ella, evitando tener que registrar cada factura individualmente.
Control de los gastos de los inmuebles
La gestión de una propiedad no termina con el cobro del alquiler. También existen gastos relacionados con reparaciones, mantenimiento, impuestos, suministros y otros servicios.
GestFuturo Inmuebles permite registrar estos gastos y asociarlos al inmueble correspondiente.
Esto facilita el seguimiento de los costes de cada propiedad y permite disponer de una información más completa para analizar su rentabilidad.
Incidencias, averías y reparaciones
Las incidencias son habituales en la gestión de viviendas y locales en alquiler.
Una avería puede implicar recibir el aviso, contactar con un profesional o una compañía aseguradora, realizar una reparación y hacer seguimiento hasta que el problema queda solucionado.
El programa incorpora un apartado específico para registrar estas incidencias y controlar su evolución mediante diferentes estados.
De esta forma, es posible saber qué incidencias están abiertas, cuáles están pendientes de respuesta y cuáles ya han sido cerradas.
Gestión documental centralizada
La documentación es otro aspecto importante cuando se administran inmuebles.
Contratos firmados, documentos de los inquilinos, fotografías de una avería, facturas u otros archivos pueden quedar asociados a las correspondientes fichas mediante la gestión documental.
Esto permite mantener organizada la documentación y acceder a ella desde el propio programa cuando sea necesario.
Conocer la rentabilidad de los inmuebles
Una de las ventajas de tener registrados tanto los ingresos como los gastos es poder obtener una visión económica más completa de cada propiedad.
GestFuturo Inmuebles incorpora un apartado de estadísticas que permite consultar información como los ingresos anuales, los gastos y diferentes indicadores relacionados con la evolución económica de la cartera.
De esta manera, el programa no se limita a almacenar información administrativa, sino que también proporciona datos que pueden ayudar al arrendador a analizar la evolución de sus inmuebles.
Una herramienta para centralizar la gestión de una cartera inmobiliaria
Cuando se gestionan varios inmuebles, disponer de toda la información en una única aplicación puede facilitar el trabajo diario.
Inquilinos, inmuebles, contratos, facturas, cobros, pagos, gastos, incidencias y documentación quedan relacionados dentro del mismo sistema, permitiendo consultar la información desde las correspondientes fichas.
Además, las herramientas de tesorería y estadísticas permiten complementar la gestión administrativa con el control económico de la cartera.
Conoce GestFuturo Inmuebles
GestFuturo Inmuebles está diseñado para empresas y profesionales que necesitan gestionar sus propiedades en alquiler y mantener bajo control tanto la parte administrativa como la económica de su actividad.
En el siguiente vídeo puedes ver un recorrido por las principales funciones del programa:
Si quieres conocer más sobre GestFuturo y las diferentes soluciones de gestión de Futuro Informática, puedes consultar nuestra página web:
https://www.futuroinformatica.com
Preguntas frecuentes sobre la gestión de alquileres
¿Qué es un programa de gestión de alquileres?
Es una aplicación que permite centralizar y organizar diferentes tareas relacionadas con los inmuebles arrendados, como la gestión de inquilinos, contratos, facturación, cobros, gastos y documentación.
¿Se pueden gestionar varios inmuebles?
Sí. GestFuturo Inmuebles permite gestionar una cartera de propiedades y consultar la información correspondiente a cada inmueble.
¿Se pueden controlar los cobros de los alquileres?
Sí. Las facturas generan vencimientos en la cartera de cobros, desde donde se puede consultar su situación y registrar los cobros realizados.
¿Se pueden generar remesas bancarias?
Sí. GestFuturo Inmuebles permite generar ficheros XML para remesas bancarias SEPA, facilitando la gestión de los cobros domiciliados.
¿Se pueden registrar los gastos de cada inmueble?
Sí. Los gastos pueden registrarse y asociarse a los inmuebles correspondientes, facilitando el seguimiento de los costes y el análisis de su rentabilidad.
¿Se pueden guardar contratos y otros documentos?
Sí. La gestión documental permite asociar archivos a las fichas de inquilinos, inmuebles y contratos, entre otros elementos.
