En la gestión diaria de una empresa, ahorrar unos segundos en cada operación puede suponer un ahorro de tiempo considerable al final de la jornada. Por eso, además de disponer de todas las herramientas necesarias para gestionar el negocio, es importante que el programa permita trabajar de una forma rápida y ágil.
Una de las funcionalidades de GestFuturo que facilita este trabajo es la posibilidad de dar de alta clientes, artículos, proveedores y vehículos directamente desde el documento en el que estamos trabajando.
De esta manera, no es necesario abandonar un presupuesto, una orden de reparación, una factura o un documento de compra para crear un nuevo registro.
En este artículo aprenderás
- Cómo crear un nuevo cliente en GestFuturo.
- Cómo dar de alta un artículo.
- Cómo crear un proveedor.
- Cómo registrar un vehículo.
- Cómo realizar estas operaciones desde los propios documentos.
- Cómo modificar posteriormente los datos de las fichas.
Dos formas de dar de alta información en GestFuturo
GestFuturo permite utilizar dos procedimientos diferentes para crear nuevos registros.
El primero consiste en acceder directamente al fichero correspondiente. Por ejemplo, podemos entrar en el fichero de clientes para crear un nuevo cliente, en el fichero de artículos para registrar un producto o en el apartado correspondiente para gestionar proveedores.
La segunda posibilidad, especialmente interesante para agilizar el trabajo, consiste en realizar el alta directamente desde el documento que estamos confeccionando.
Esta última opción evita tener que salir del documento, acceder a otro apartado del programa, realizar el alta y volver posteriormente al documento.
Cómo crear un nuevo cliente
Para crear un cliente desde su fichero, simplemente debemos acceder al apartado de clientes y utilizar el botón para crear un nuevo registro.
A continuación podemos introducir los datos que necesitemos: nombre, dirección, teléfono, datos fiscales y cualquier otra información relevante.
GestFuturo también puede avisarnos si los datos introducidos coinciden con un cliente que ya existe, ayudando a evitar registros duplicados.
Una vez introducida la información, guardamos la ficha y el cliente queda disponible para utilizarlo en nuestros documentos.
Cómo dar de alta un artículo
El procedimiento para los artículos es similar.
Desde el apartado de almacén y artículos podemos crear un nuevo registro utilizando el botón correspondiente.
GestFuturo asigna inicialmente un código interno provisional que identifica el artículo. Posteriormente podemos introducir la referencia, descripción, familia, precios y demás información necesaria.
Una vez guardado, el artículo queda disponible para utilizarlo en presupuestos, órdenes de reparación, albaranes, facturas y otros documentos.
Crear un cliente directamente desde un documento
Aquí encontramos una de las funciones más interesantes para mejorar la productividad.
Imaginemos que estamos preparando un presupuesto y el cliente todavía no está registrado en GestFuturo.
En lugar de abandonar el presupuesto para acceder al fichero de clientes, podemos utilizar directamente el botón de alta disponible desde el propio documento.
Introducimos los datos del cliente y lo guardamos.
El nuevo cliente queda registrado y podemos continuar trabajando inmediatamente en el presupuesto.
Crear un vehículo desde el mismo documento
En el caso de un taller mecánico, además del cliente puede ser necesario registrar su vehículo.
Desde el propio documento podemos introducir datos como la matrícula, marca y modelo y crear el vehículo sin necesidad de abandonar el documento de venta.
De esta forma, en pocos pasos podemos tener creado tanto el cliente como el vehículo asociado.
Crear un artículo sin salir del documento
También podemos aplicar el mismo procedimiento a los artículos.
Si estamos introduciendo una línea y escribimos una referencia que todavía no existe, GestFuturo detecta que no hay ningún artículo con ese código y nos ofrece la posibilidad de crearlo.
Podemos introducir su descripción, precios de compra y venta y otros datos necesarios.
Una vez guardado, el artículo queda creado y podemos continuar con el documento.
Modificar los datos después de crear el registro
La agilidad no se limita al momento de crear el registro.
Una vez creado un cliente, vehículo o artículo, también podemos acceder a sus datos desde el propio documento para realizar modificaciones.
Por ejemplo, podemos corregir la dirección de un cliente, modificar los datos del vehículo o completar la información de un artículo.
En el caso de los artículos podemos actualizar datos como la familia, el precio de compra o los precios de venta.
Esto permite mantener la información actualizada sin tener que abandonar continuamente el documento que estamos preparando.
También podemos hacerlo con los proveedores
El mismo concepto se aplica a los proveedores.
Cuando estamos trabajando con documentos de compra y necesitamos registrar un proveedor que todavía no existe, podemos realizar el alta y posteriormente modificar sus datos desde el propio documento.
El objetivo es siempre el mismo: reducir pasos innecesarios y hacer que la gestión sea más rápida y eficiente.
¿Por qué es importante poder trabajar de esta manera?
En un taller mecánico, muchas tareas se realizan simultáneamente. Se reciben vehículos, se preparan presupuestos, se crean órdenes de reparación, se gestionan compras y se generan facturas.
Tener que abandonar constantemente un documento para acceder a otro apartado del programa puede convertirse en una pérdida de tiempo importante.
Por eso, pequeñas funciones como esta tienen un impacto real en la productividad.
La posibilidad de crear y modificar clientes, vehículos, artículos y proveedores desde el propio documento permite mantener el flujo de trabajo y evitar desplazamientos innecesarios por el programa.
Conclusión
La gestión de un taller debe ser lo más ágil posible. GestFuturo permite crear clientes, artículos, proveedores y vehículos tanto desde sus respectivos ficheros como directamente desde los documentos en los que estamos trabajando.
De esta forma se reducen pasos, se evitan interrupciones y se puede continuar trabajando rápidamente sin abandonar el presupuesto, orden de reparación, factura o documento de compra que estamos realizando.
Una funcionalidad sencilla, pero especialmente útil para ahorrar tiempo en el trabajo diario del taller.
¿Cómo puedo dar de alta un cliente en GestFuturo?
Puedes crear un cliente desde el fichero de clientes o directamente desde el documento en el que estés trabajando.
¿Puedo crear un artículo desde un presupuesto?
Sí. Si introduces una referencia que todavía no existe, GestFuturo permite crear el artículo directamente desde el documento.
¿Puedo dar de alta un vehículo desde un documento de venta?
Sí. Puedes registrar el vehículo desde el propio documento introduciendo sus datos, como matrícula, marca y modelo.
¿Puedo modificar los datos de un cliente desde un presupuesto?
Sí. Desde los datos del cliente del propio documento puedes modificar y actualizar su información.
¿Puedo crear proveedores desde los documentos de compra?
Sí. El procedimiento es equivalente al utilizado para clientes y artículos, pero desde los documentos de compra.
