Cuando una empresa trabaja con diferentes puntos de almacenamiento, no siempre es suficiente con conocer el stock total de un artículo. También es importante saber en qué almacén se encuentra, qué cantidad está disponible en cada uno y cómo trasladar mercancía de una ubicación a otra
GestFuturo permite trabajar con varios almacenes, asignarlos a diferentes operaciones y consultar las existencias de cada uno. Además, dispone de una opción específica para realizar traspasos de mercancía entre almacenes.
Aunque en este tutorial mostramos el funcionamiento sobre la versión para talleres, esta funcionalidad es común a las diferentes versiones de GestFuturo.
¿Qué aprenderás en este tutorial?
- Cómo crear varios almacenes en GestFuturo.
- Cómo funciona el almacén principal que se crea por defecto.
- Cómo asignar un almacén a un equipo para utilizarlo como almacén predeterminado.
- Cómo indicar el almacén correspondiente en compras, ventas y órdenes de reparación.
- Cómo consultar el stock de un artículo en cada almacén.
- Qué diferencia existe entre stock y stock disponible.
- Cómo realizar un traspaso de mercancía entre almacenes.
- Cómo se actualizan las existencias después de ejecutar un traspaso.
Crear varios almacenes en GestFuturo
Al instalar GestFuturo se crea un almacén principal por defecto. A partir de este almacén podemos crear tantos almacenes adicionales como necesitemos para organizar las existencias de la empresa.
Desde la opción de gestión de almacenes podemos consultar los existentes y crear uno nuevo mediante el botón correspondiente.
Para crear el nuevo almacén únicamente tendremos que indicar sus datos identificativos, como el código y la descripción.
Esto permite adaptar la estructura de almacenes del programa a la organización real de cada empresa.
Por ejemplo, una empresa puede necesitar un almacén principal y otros espacios destinados a diferentes ubicaciones, vehículos o puntos de almacenamiento.
Asignar un almacén por defecto a un ordenador
GestFuturo también permite que cada ordenador tenga asociado un almacén predeterminado.
Esta configuración puede resultar útil cuando diferentes equipos trabajan habitualmente desde distintas ubicaciones.
De esta manera, al generar determinados documentos desde un equipo, el programa puede utilizar automáticamente el almacén que tiene asignado, aunque posteriormente sea posible seleccionar otro cuando sea necesario.
Seleccionar el almacén en compras, ventas y órdenes de reparación
Una vez que tenemos varios almacenes creados, podemos indicar dónde deben registrarse las mercancías.
Por ejemplo, al introducir un albarán de compra, podemos seleccionar el almacén al que corresponde la mercancía recibida.
También podemos editar el documento y modificar el almacén asociado.
En las operaciones de venta el funcionamiento es similar. Tanto en un albarán de venta como en una orden de reparación, podemos seleccionar el almacén correspondiente desde el apartado de almacén y sede.
Esto permite que las entradas y salidas de mercancía queden asociadas al almacén adecuado.
Consultar el stock de un artículo por almacén
Una de las ventajas de trabajar con varios almacenes es poder conocer no solamente cuánto stock tenemos de un artículo, sino dónde está ese stock.
Desde la información de los artículos podemos consultar las cantidades existentes en los diferentes almacenes.
GestFuturo muestra el stock correspondiente a cada uno de ellos y también el stock disponible.
¿Cuál es la diferencia entre stock y stock disponible?
El stock representa las unidades que existen físicamente en el almacén.
El stock disponible, por su parte, tiene en cuenta las unidades que ya están comprometidas en determinadas operaciones pendientes, como órdenes de reparación o pedidos de clientes pendientes de servir.
Por tanto, consultar ambas cantidades permite tener una visión más precisa de qué mercancía existe físicamente y qué parte de ella está realmente disponible para nuevas operaciones.
Cómo realizar un traspaso de mercancía entre almacenes
Cuando necesitamos trasladar artículos de un almacén a otro, GestFuturo dispone de la opción Traspaso entre almacenes.
El proceso comienza creando un nuevo traspaso e indicando:
- El almacén de origen.
- El almacén de destino.
- Los artículos que queremos trasladar.
- Las cantidades correspondientes.
A nivel interno, el traspaso funciona como un albarán interno de movimiento de mercancías, con su número y fecha.
Por ejemplo, podemos tener mercancía en nuestro almacén principal y necesitar llevar determinadas unidades a otro punto de almacenamiento, como podría ser una furgoneta.
Seleccionamos el artículo, indicamos la cantidad que queremos trasladar y completamos el documento.
El traspaso no se ejecuta hasta confirmarlo
Un detalle importante del funcionamiento de GestFuturo es que mientras estamos preparando el documento de traspaso las existencias no se modifican inmediatamente.
Esto permite preparar el movimiento con antelación.
Podemos introducir los artículos y las cantidades, revisar el documento y dejarlo preparado hasta el momento en que realmente se vaya a realizar el traslado.
Cuando la mercancía sale o se entrega en el almacén de destino, ejecutamos el traspaso.
Es entonces cuando el programa realiza efectivamente el movimiento entre ambos almacenes y actualiza las existencias.
¿Qué ocurre con el stock después del traspaso?
Una vez ejecutado el traspaso, las cantidades quedan reflejadas en sus correspondientes almacenes.
Por ejemplo, si trasladamos dos unidades desde el almacén principal a otro almacén, esas dos unidades dejan de formar parte del stock del primero y pasan a contabilizarse en el segundo.
De esta forma podemos consultar posteriormente el artículo y comprobar cómo queda distribuido el stock entre los diferentes almacenes.
Esto resulta especialmente útil cuando queremos saber cuánto material tenemos y dónde se encuentra físicamente.
Gestión de varios almacenes para organizar mejor el stock
Trabajar con diferentes almacenes permite adaptar GestFuturo a empresas que tienen más de una ubicación para sus mercancías.
Podemos disponer de un almacén principal y otros almacenes secundarios, asignar cada uno a determinadas operaciones y mover mercancía entre ellos mediante traspasos internos.
Además, la consulta del stock por almacén facilita saber dónde se encuentran los artículos sin tener que recurrir a controles externos.
Esta información puede ser especialmente útil en talleres y empresas que trabajan con diferentes espacios de almacenamiento o que necesitan trasladar recambios y materiales entre distintas ubicaciones.
🎥 Vídeo: cómo gestionar varios almacenes en GestFuturo
En este tutorial mostramos todo el proceso: desde la creación de nuevos almacenes hasta la consulta del stock y el traspaso de mercancía entre ellos.
[Insertar aquí el vídeo de YouTube]
Conclusión
La gestión de varios almacenes permite tener un mayor control sobre la ubicación de las existencias y adaptar GestFuturo a la organización real de cada empresa.
Con GestFuturo podemos crear diferentes almacenes, asignarlos a equipos y operaciones, consultar el stock disponible en cada uno y realizar traspasos internos cuando sea necesario.
De esta forma, además de conocer el stock total de un artículo, podemos saber en qué almacén se encuentra y trasladarlo de una ubicación a otra manteniendo actualizado el control de existencias.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden crear varios almacenes en GestFuturo?
Sí. GestFuturo permite crear diferentes almacenes a partir del almacén principal que se genera por defecto durante la instalación.
¿Se puede asignar un almacén por defecto a un ordenador?
Sí. Cada equipo puede tener asociado un almacén predeterminado para facilitar el trabajo habitual desde esa ubicación.
¿Se puede seleccionar el almacén en una compra?
Sí. En los documentos de compra podemos indicar el almacén al que corresponde la mercancía.
¿Se puede seleccionar un almacén en una orden de reparación?
Sí. En la orden de reparación podemos seleccionar el almacén correspondiente desde el apartado destinado a almacén y sede.
¿Cómo se puede mover mercancía de un almacén a otro?
Mediante la opción Traspaso entre almacenes. Se indica el almacén de origen, el de destino, los artículos y las cantidades que se van a trasladar.
¿El stock cambia mientras se está preparando un traspaso?
No. El movimiento se ejecuta cuando se confirma el traspaso. Mientras se está preparando el documento, las existencias no se modifican.
¿Se puede consultar cuánto stock hay de un artículo en cada almacén?
Sí. Desde la información del artículo podemos consultar las cantidades existentes en los diferentes almacenes, incluyendo el stock y el stock disponible.
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